Activity based werken: de toekomst voor het MKB?

 Flexibel werken verhoogt het welzijn van medewerkers, blijkt uit steeds meer onderzoeken. Het maakt dat ze plezier hebben in hun werk, zich verantwoordelijk voelen en het verlaagt het ziekteverzuim en personeelsverloop. “Je ziet ook in Nederland bedrijven die daar al heel ver in gaan,” vertelt Erwin. “Bij Bynder bijvoorbeeld (een Nederlands softwarebedrijf, red.) werkt het personeel waar en wanneer het wil en kunnen mensen ongelimiteerd vakantiedagen opnemen. Ze vertrouwen daarmee puur op de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers en op het groepsproces waarbij mensen binding voelen met elkaar en met hun bedrijf. En het werkt blijkbaar”. Volgens Chris Hall, directeur van Bynder, is dit principe niet alleen toepasbaar bij IT-bedrijven, maar zou het goed kunnen werken bij elk bedrijf waar een hoge betrokkenheid is. Zou het echt in elke branche toepasbaar zijn? “Ik zou het in de zorg niet willen adviseren,” grapt Erwin, “maar puur technisch gezien: absoluut!”

De kracht van persoonlijk contact

“Kijk, technisch is alles mogelijk. Veel MKB-ers in Nederland zouden zelfs hun hele kantoorpand kunnen sluiten en vanuit huis gaan werken. Denk je eens in wat een geld en fileleed dat zou besparen! Toch blijkt helemaal geen kantoorpand in de praktijk een utopie.” Erwin legt uit: “Toen ik 20 jaar geleden printers ging verkopen, dachten we allemaal dat we binnen tien jaar niet meer zouden rondreizen. We zouden via Skype gaan video-conferencen en we zouden enorm veel kilometers en geld en tijd besparen. Maar waar we tegenaan liepen, is dat videoconferencing heel goed werkt, bij vervolggesprekken. Als mensen elkaar goed kennen kun je het vaak prima af met Skype. Maar om prospects te overtuigen misten we het persoonlijke contact, dat is ‘where the magic happens’. Daarom zullen kantoren in mijn ogen altijd nodig blijven: om de synergie van het samenwerken, we brengen elkaar als mens naar een hoger niveau.”

Kleinere kantoren

Waar Erwin wel heel erg in gelooft, en dat is ook precies de kern van ‘activity based werken’, is dat veel bedrijven in het MKB toekunnen met kleinere kantoren. “Vijftig medewerkers betekent dan geen vijftig werkplekken, maar misschien twintig. Maar wel mét een degelijke logistieke planning om het contact met relevante collega’s te waarborgen.” Individuele taken doen mensen dan thuis. En voor overleggen en samenwerkingsgerelateerde zaken worden ze bijvoorbeeld twee dagen ingepland op kantoor, waarbij ze de mensen treffen die voor hun werkinhoud relevant zijn. Collega’s met wie je weinig inhoudelijke raakvlakken hebt, zul je dus amper meer zien. “In grote organisaties kent de verkoopafdeling de financiële afdeling vaak ook niet,” aldus Erwin, “dus zo nieuw is dat niet. Voor incidenteel overleg richt je dan een aantal gezamenlijke spreekkamers in.”

Flexibiliteit en maatwerk

De ontwikkeling naar meer flexibiliteit in werkplekken en -tijden merkt Erwin ook bij zijn klanten, voornamelijk MKB-ers. “Naast Werkplek Online, waarbij je werkt met een online bureaublad in je bedrijfscloud, hebben we toen OfficeBox365 ontwikkelt. Daarmee kun je offline werken, op je eigen computer of laptop, en synchroniseren als je weer een internetverbinding hebt. Omdat een bedrijf binnenshuis wel voor een goede internetverbinding kan zorgen, maar natuurlijk niet in elk café waar een medewerker een keertje wil werken”.

Maar het gaat verder dan dat. Ondernemers willen maatwerk, en verwachten dat steeds vaker ook van hun ICT-partner. Dat deze actief meedenkt in hun specifieke wensen en daar per medewerker de optimale inrichting voor adviseert en realiseert. “OfficeBox mag steeds vaker die adviesrol vervullen,” aldus Erwin, “we helpen klanten om de behoeften die samenhangen met hun werkprocessen en de wensen per medewerker helder te krijgen. En daarna brengen we hun hele ICT-omgeving van A tot Z in kaart. Inclusief de randapparatuur waarvoor ze zelf nog verantwoordelijkheid dragen zoals printers, kopieer- en frankeermachines en de telefooncentrale. Zelfs de bekabeling, patchkasten en internetverbindingen nemen we hierin mee. Als we dat allemaal helder hebben maakt een van onze specialisten een voor deze klant optimaal ontwerp op basis waarvan we hun werkomgeving vervolgens opnieuw inrichten. En ook later, bij het monitoren en beheren ervan, blijven we meedenken. We signaleren het als iets beter kan, dat wordt enorm gewaardeerd.”

Twee relaties van OfficeBox gaan zelfs nog een stapje verder, zij gaan werken volgens het principe van ‘bring your own device’. “Ze nemen volledig afscheid van vaste computers en we voorzien hun hele bedrijf van docking stations (waar medewerkers hun eigen apparaat op kunnen aansluiten en waarmee ze een volwaardige eigen werkplek in het bedrijfsnetwerk hebben, red.). Medewerkers krijgen vervolgens een laptop of MS Surface van het bedrijf, die door ons zo wordt ingericht dat ze er veilig op kunnen werken zonder software te verwijderen of virussen binnen te halen en met een goede schermbeveiliging. Doordat deze apparaten in het domein van OfficeBox draaien, kunnen we medewerkers letterlijk altijd en overal bijstaan, waar ze ook besluiten te werken.”

Gulden middenweg

Wat OfficeBox betreft is volledig activity based werken dus prima uitvoerbaar. Maar of het MKB volledig over zal gaan, betwijfelt Erwin. “Onze samenleving als geheel is er misschien ook nog niet zo klaar voor. De meeste mensen hebben toch een privéleven wat helemaal niet zo flexibel is met kinderen thuis en bijvoorbeeld sportafspraken op vaste tijden. Dus blijft het waarschijnlijk een kwestie van de gulden middenweg. Pluk de mogelijkheden waar ruimte is voor flexibiliteit. En zo niet, dan kun je gelukkig altijd nog naar kantoor.”

Bent u MKB-er en werkt u al volledig activity based? Of kunt u er juist helemaal niets mee? Ik ben erg benieuwd naar uw ervaring!