Eemland Wonen gaat voor veiligheid met OfficeBox

Eemland Wonen is de grootste sociale verhuurder in Baarn en verhuurt zo’n 2.700 woningen, waarvan 1.440 eengezinswoningen. Eemland Wonen is een maatschappelijke organisatie en helpt mensen die niet op eigen kracht in hun huisvesting kunnen voorzien; daarbij richt de organisatie zich met name op (kwetsbare) jongeren. Naast woningen verhuurt Eemland op kleine schaal garages, carports, bedrijfsruimten en winkelpanden. De organisatie telt 27 medewerkers.

Toen de servers – die zich op de locatie in Baarn bevonden – aan vervanging toe waren, heeft Eemland Wonen verschillende mogelijkheden bekeken. “We hebben toen een doordachte overweging gemaakt tussen het investeren in nieuwe servers of het uitbesteden van de ICT-omgeving,” vertelt Jos Visser, medewerker automatisering bij Eemland. “De belangrijkste reden om uiteindelijk te kiezen voor de cloud was de veiligheid. We wilden onze servers met daarop belangrijke gegevens, zoals bestanden met privacygevoelige informatie over huurders, niet meer op onze eigen locatie bewaren. Door onze ICT-omgeving te verplaatsen naar de cloud lopen we geen risico deze bestanden te verliezen bij bijvoorbeeld brand of diefstal. Bovendien vinden we het prettig dat we het beheer van de ICT-omgeving kunnen overlaten aan een partner met de benodigde kennis en ervaring.”

Inzicht in de kosten

Na een vergelijking van verschillende aanbieders koos Eemland Wonen uiteindelijk voor OfficeBox. “We waren op zoek naar een partij met ervaring met kleine- en middelgrote organisaties die onze uitdagingen begrijpt. OfficeBox heeft die ervaring en staat dicht bij de klant,” vertelt Op de Beke. “Bovendien zijn de kosten heel inzichtelijk en voorspelbaar, omdat we een vast bedrag per gebruiker per maand betalen. Bij sommige aanbieders blijkt achteraf dat je toch nog extra moet betalen voor sommige diensten. We wilden niet voor verrassingen komen te staan.” Eemland Wonen maakt gebruik van Werkplek Online, wat betekent dat de kantooromgeving volledig in de cloud draait. “We hebben geen eigen servers meer, maar we gebruiken de servers van OfficeBox. Alle standaardprogramma’s, documenten en gegevens zijn via een beveiligde VPN-verbinding op een extern bureaublad te bereiken. Doordat alles ‘buiten de deur’ beheerd wordt, zijn grote investeringen in bijvoorbeeld nieuwe servers of licenties dus niet meer nodig,” aldus Op de Beke.

Implementatie

De overschakeling naar de cloud verliep vrij vlot volgens Visser: “Het overzetten van onze servers naar de cloud ging redelijk snel. Tijdens het implementatieproces liepen we wel tegen een aantal problemen aan. Zo bleef bijvoorbeeld de snelheid van Microsoft Outlook in het begin wat achter. Maar OfficeBox heeft alle problemen opgelost.” De medewerkers van Eemland Wonen werken inmiddels naar tevredenheid met het externe bureaublad van Werkplek Online. “Onze vertrouwde werkomgeving is altijd en overal toegankelijk, waardoor managers en andere medewerkers nu ook vanaf hun thuisadres vertrouwd kunnen werken. Daarnaast is er een nieuwe koppeling gerealiseerd met ons primaire softwarepakket van NCCW dat zich al in de cloud bevond. Dit systeem gebruiken we ook  in samenwerking met de gemeente voor bijvoorbeeld woningtoewijzing.”

Tijdswinst

Het uitbesteden van de ICT-omgeving betekent voor Eemland vooral gemak en tijdswinst. “We hebben een hoop werk kunnen overdragen aan OfficeBox,” legt Visser uit. “Wij dragen alleen nog maar zorg voor de ICT-voorzieningen op onze locatie, zoals de hardware. Verder hebben we geen omkijken meer naar de ICT-omgeving, dit ligt nu bij de specialisten van OfficeBox. Hierdoor verloopt het ICT-beheer veel efficiënter en hebben we meer capaciteit voor andere werkzaamheden. Bij problemen kunnen we altijd terugvallen op de expertise van OfficeBox, dat is erg prettig. De helpdesk is altijd bereikbaar en vragen worden snel afgehandeld zodat onze werkzaamheden niet in het gedrang komen. We waarderen OfficeBox als betrouwbare ICT-partner die persoonlijke aandacht voor haar klanten voorop stelt.”