Flexibel samenwerken (ook extern!) met FileCloud op uw pc of laptop

Waarom FileCloud

Even een stapje terug naar het werken in een private cloud. Uw bedrijfsdata wordt centraal opgeslagen (‘in the cloud’) en u werkt via een beveiligde verbinding met uw (online) bureaublad. U bent hiermee erg flexibel, want met iedere pc of laptop met een internetverbinding heeft u toegang tot uw complete werkomgeving. Waar u zich ook bevindt.

Maar u heeft hiervoor wel een internetverbinding nodig. En een pc of laptop. En eigenlijk kan het nog wel wat flexibeler. Want als u met externe mensen samenwerkt, blijft u nieuwere versies van documenten heen en weer mailen. Als u met deze zaken worstelt, kan het handig zijn om uw abonnement uit te breiden met FileCloud. Dit programma biedt namelijk een aantal handige extra’s.

Op elk apparaat. Inloggen op uw online bureaublad is niet nodig, u opent uw mappenstructuur en bestanden direct in een handige viewer. FileCloud werkt op pc’s en laptops, én als app op smartphones en tablets (zie hiervoor het artikel van vorige week).

Bestanden delen met interne én externe ontvangers. U kiest per bestand of map met wie u wilt delen en welke rechten de ontvanger krijgt: alleen lezen, of ook bewerken. En u kunt deze rechten op elk moment aanpassen of weer intrekken.

Intern én extern samenwerken. Nooit meer eindeloos bestanden heen en weer mailen. Met FileCloud werkt iedereen gewoon in dezelfde documenten. FileCloud houdt per document een loglijst bij: een lijst van eerdere versies, voorzien van auteur, datum en tijdstip, die u kunt openen en inzien.

Ook offline (samen)werken en automatisch synchroniseren. Met FileCloud werkt u ook offline aan documenten. Handig wanneer u onderweg bent, op de bouwplaats of bij een cliënt thuis. Uw wijzigingen worden bijgehouden en het document in uw private cloud wordt automatisch bijgewerkt wanneer u weer online bent.

Hoe werkt het

FileCloud op pc en laptop stelt u in staat om snel documenten in te zien én te bewerken, zelfs als u offline bent. U installeert het FileCloud-programma op uw pc of laptop, uiteraard met hulp van OfficeBox, u logt in met uw gebruikersnaam en wachtwoord en ziet uw eigen mappenstructuur en bestandenlijst.
Bestanden waarvoor u alleen leesrechten heeft openen in de FileCloud-viewer. Bestanden die u mag bewerken openen in de passende bewerkingssoftware (word, excell etc). Wanneer u een bewerkt bestand opslaat, wordt het standaard opgeslagen in uw private cloud.

Ook offline beschikbaar
Voor het tonen van uw mappenstructuur en bestandenlijst en voor het lezen, bewerken en opslaan van bestanden heeft u een internetverbinding nodig. Bent u niet altijd online, dan kunt u ervoor kiezen om mappen offline beschikbaar te maken.

De door u geselecteerde mappen worden dan lokaal op uw computer of laptop opgeslagen. Ook als u geen internetverbinding heeft, kunt u deze documenten gewoon lezen en bewerken. FileCloud houdt uw wijzigingen bij en synchroniseert automatisch iedere keer dat u weer online komt.

Extern bestanden en/of mappen delen
Extern delen gaat op dezelfde manier als bij de FileCloud-app op uw telefoon of tablet. U kiest voor de optie ‘delen’, selecteert de gewenste machtiging (‘alleen lezen’ of ‘bewerken’) en voert een e-mailadres in. De gemachtigde ontvangt een e-mail met een hyperlink. Bij ‘alleen lezen’ opent het document in een viewer in de internetbrowser, bij ‘bewerken’ in een passend bewerkingsprogramma.
Voor structureler gebruik of voor het samenwerken in complete mappen installeert de gemachtigde zelf ook het FileCloud-programma op zijn of haar computer of laptop en krijgt daarmee een eigen FileCloud-(gast)account.

Ieders aanpassingen worden bijgehouden
Wanneer in een projectgroep iedereen in dezelfde documenten samenwerkt, volgen de aanpassingen elkaar soms in hoog tempo op. Om toch het overzicht te kunnen houden, biedt FileCloud daarom bij elk gedeeld document een handige loglijst. Deze lijst toont alle opeenvolgende versies, voorzien van auteur, datum en tijdstip. Alle documentversies zijn nog te openen en in te zien. Zo wordt (extern) samenwerken nog efficiënter.