Stichtingen kunnen aanzienlijk besparen op hun IT-kosten door gebruik te maken van Officebox 365. Met speciale non-profit licenties, geoptimaliseerde cloudinfrastructuur en geautomatiseerde werkprocessen houden stichtingen meer budget over voor hun kernactiviteiten. De flexibele oplossingen zijn schaalbaar naar behoefte, waardoor kleine en grote stichtingen profiteren van lagere operationele kosten, verminderde hardware-investeringen en verhoogde productiviteit – allemaal zonder dat dit ten koste gaat van functionaliteit of veiligheid.
Hoe kan Officebox 365 kosten besparen voor stichtingen?
Voor stichtingen is elk budget belangrijk. Door over te stappen naar een cloudgebaseerde werkomgeving zoals die van onze oplossing kun je als stichting substantieel besparen op verschillende vlakken. Ten eerste verminder je directe hardwarekosten doordat je geen dure servers meer nodig hebt. Ook bespaar je op IT-personeel, omdat updates, back-ups en beveiliging automatisch worden beheerd.
De kostenbesparingen komen uit drie hoofdgebieden:
- Speciale non-profit licentiemodellen met aanzienlijke kortingen
- Verminderde hardware-investeringen en IT-beheerkosten
- Hogere productiviteit door betere samenwerking en toegang vanaf elke locatie
Wat vooral uniek is aan deze aanpak is de combinatie van Microsoft 365 krachtige tools met onze lokale ondersteuning en beheer, waardoor stichtingen zowel financiële voordelen als gebruiksgemak ervaren.
Welke speciale licenties biedt Officebox 365 aan voor non-profit organisaties?
Als stichting kun je profiteren van speciale non-profit licenties die aanzienlijk voordeliger zijn dan commerciële varianten. Microsoft biedt via partners zoals wij speciale programma’s voor non-profit organisaties, waardoor je toegang krijgt tot dezelfde professionele tools als commerciële bedrijven, maar tegen een fractie van de prijs.
Deze speciale licentiemodellen omvatten:
- Gratis gebruik van bepaalde basissoftware voor gekwalificeerde stichtingen
- Kortingen tot wel 75% op uitgebreidere abonnementen
- Flexibele gebruikerslicenties die passen bij de vaak wisselende bezetting bij stichtingen
Om hiervoor in aanmerking te komen, moet je stichting voldoen aan bepaalde criteria. Wij helpen je graag bij het aanvraagproces en zorgen dat je de juiste documentatie indient voor een snelle goedkeuring.
Wat zijn de belangrijkste kostenbesparende functies in Officebox 365 voor stichtingen?
De echte besparingen komen voort uit de praktische toepassingen die je dagelijks werk efficiënter maken. Voor stichtingen zijn enkele functies in het bijzonder waardevol:
- Teams – Vergaderingen op afstand houden bespaart reiskosten en maakt flexibel werken mogelijk, zelfs met vrijwilligers die niet altijd op kantoor kunnen zijn
- SharePoint – Centraal documentbeheer voorkomt dubbel werk en maakt samenwerking eenvoudiger, wat vooral handig is bij projectmatig werken
- Automatische workflows – Met Power Automate kun je terugkerende taken automatiseren, zoals het verwerken van donaties of het versturen van bedankberichten
- Exchange Online – Professionele e-mailoplossing zonder eigen mailserver te hoeven onderhouden
Een concreet voorbeeld: een middelgrote stichting in de culturele sector bespaarde jaarlijks ruim 8.000 euro door vergaderingen via Teams te houden en geen eigen serverruimte meer te hoeven onderhouden.
Hoe verschilt Officebox 365 van reguliere Office 365 abonnementen qua prijsstelling?
Als je kiest voor onze oplossing krijg je meer dan alleen de standaard Microsoft-tools. Het prijsverschil zit in de toegevoegde waarde die we bieden bovenop het reguliere abonnement:
- Lokale helpdesk in het Nederlands in plaats van alleen internationale support
- Proactief beheer en monitoring van je omgeving
- Extra beveiligingslagen zoals twee-factor authenticatie en Endpoint Protection
- MijnOfficebox zelfservice portaal voor eenvoudig gebruikersbeheer
Hoewel het maandelijkse tarief iets hoger lijkt dan een kaal Office 365 abonnement, bespaar je uiteindelijk doordat je geen aparte IT-beheerder nodig hebt en minder tijd verliest aan technische problemen. Voor stichtingen betekent dit dat je medewerkers en vrijwilligers zich kunnen focussen op hun eigenlijke werk in plaats van IT-zorgen.
Kunnen kleine stichtingen ook profiteren van Officebox 365 kostenbesparingen?
Absoluut! Juist kleine stichtingen met beperkte budgetten hebben veel baat bij onze cloudoplossing. De voordelen zijn zelfs extra relevant omdat kleine organisaties vaak niet de middelen hebben voor eigen IT-expertise.
Voor kleine stichtingen bieden we:
- Schaalbare oplossingen die meegroeien met je organisatie
- Geen grote voorinvestering in hardware of software
- Dezelfde professionele tools als grote organisaties gebruiken
- Flexibele contracten die passen bij wisselende personeelsbezetting
Een voorbeeld: een stichting met drie vaste medewerkers en twaalf vrijwilligers kan werken met een mix van licenties waarbij alleen de kerngebruikers volledige toegang hebben, terwijl vrijwilligers beperktere rechten krijgen tegen lagere kosten – of zelfs gratis kunnen meekijken in bepaalde documenten.
Welke implementatiekosten komen kijken bij de overstap naar Officebox 365?
Bij elke overstap naar een nieuwe IT-omgeving zijn er implementatiekosten. We zijn hier transparant over, zodat je niet voor verrassingen komt te staan:
- Eenmalige migratiekosten voor het overzetten van data en e-mail
- Eventuele training voor medewerkers (hoewel veel functies intuïtief zijn)
- Mogelijke aanpassingen aan bestaande werkprocessen
Deze initiële investering verdien je echter snel terug. Gemiddeld zien we dat stichtingen binnen 6-12 maanden break-even draaien, waarna de besparingen oplopen. We bieden ook speciale implementatiepakketten voor stichtingen die de overgangskosten beperken.
De lange termijn besparingen op hardware, licenties, beheer en productiviteitswinst overtreffen ruimschoots deze eenmalige kosten.
Essentiële inzichten: Officebox 365 als financiële oplossing voor stichtingen
Voor stichtingen die hun middelen optimaal willen inzetten, biedt onze cloudoplossing een overtuigende financiële propositie. De belangrijkste inzichten op een rij:
- Voorspelbare maandelijkse kosten in plaats van grote investeringen ineens
- Minder uitval en technische problemen door professioneel beheer
- Hogere productiviteit door betere samenwerking en toegang vanaf elke locatie
- Schaalbaarheid die meegroeit met de organisatie zonder extra investeringen
- Meer focus op de missie van je stichting in plaats van IT-zorgen
Of je nu een kleine stichting bent met een handvol medewerkers of een grotere organisatie met verschillende afdelingen, onze oplossing kan worden aangepast aan jouw specifieke behoeften en budget.
De digitale transformatie in de non-profit sector krijgt steeds meer momentum, en met Officebox 365 ben je voorbereid op de toekomst zonder dat dit ten koste gaat van je financiële gezondheid. Integendeel: door slim gebruik te maken van deze technologie kun je meer impact maken met de beschikbare middelen – precies waar het bij stichtingen om draait.
Related Articles
- 5 manieren waarop Office 365 kosten bespaart voor non-profits
- 5 automatiseringstips voor een efficiëntere non-profit organisatie
- Kan ik zien wie toegang heeft gehad tot mijn SharePoint bestanden?
- Hoe deel ik bestanden veilig met mensen buiten mijn organisatie?
- 6 redenen waarom bedrijven overstappen naar Office 365