Het aanvragen van Microsoft non-profit licenties duurt gemiddeld 2 tot 4 weken, afhankelijk van verschillende factoren in het aanvraagproces. Eerst registreer je je organisatie bij TechSoup Nederland, wat ongeveer 5-7 werkdagen in beslag neemt voor verificatie. Daarna volgt de aanvraag bij Microsoft 365 zelf, wat nog eens 7-10 werkdagen duurt. Het gehele proces bestaat uit meerdere stappen, van het verzamelen van de juiste documenten tot het daadwerkelijk activeren van je licenties. Met de juiste voorbereiding en complete documentatie kun je het proces aanzienlijk versnellen.

Wat houdt het aanvragen van Microsoft non-profit licenties precies in?

Het aanvragen van Microsoft non-profit licenties is een proces waarbij stichtingen en verenigingen toegang krijgen tot Microsoft-producten tegen sterk gereduceerde prijzen of zelfs gratis. Dit valt onder het Microsoft Nonprofit-programma, een initiatief waarmee Microsoft goede doelen ondersteunt in hun digitale transformatie.

Voor non-profitorganisaties zijn er verschillende licenties beschikbaar, waaronder:

  • Microsoft 365 Business Basic (gratis voor in aanmerking komende organisaties)
  • Microsoft 365 Business Standard (tegen sterk gereduceerd tarief)
  • Microsoft 365 Business Premium (tegen gereduceerd tarief)
  • Power BI Pro (tegen gereduceerd tarief)
  • Dynamics 365-producten (tegen gereduceerd tarief)
  • Azure-credits (jaarlijkse donatie)

Het aanvraagproces bestaat in hoofdlijnen uit drie fases: de registratie en verificatie via TechSoup Nederland, het aanvragen van de Microsoft-producten, en de implementatie van de verkregen licenties. TechSoup Nederland fungeert hierbij als tussenpersoon die verifieert of je organisatie daadwerkelijk in aanmerking komt voor het programma.

Hoe lang duurt het aanvragen van non-profit licenties bij Microsoft gemiddeld?

Het aanvragen van Microsoft non-profit licenties duurt gemiddeld 2 tot 4 weken van begin tot eind. Deze doorlooptijd is opgebouwd uit verschillende fases die elk hun eigen tijdspad hebben.

Fase in het aanvraagprocesGemiddelde doorlooptijd
Registratie bij TechSoup Nederland1-2 werkdagen
Verificatie door TechSoup5-7 werkdagen
Aanvraag bij Microsoft7-10 werkdagen
Activering van licenties1-2 werkdagen

De totale doorlooptijd kan worden beïnvloed door verschillende factoren. Als je documentatie niet compleet is of als er onduidelijkheden zijn over je non-profitstatus, kan dit leiden tot extra vragen en vertraging. Ook in drukke periodes, zoals aan het einde van het fiscale jaar, kan het verificatieproces bij TechSoup langer duren dan normaal.

Bij een soepele aanvraag zonder complicaties kun je rekenen op de kortste doorlooptijd van ongeveer 2 weken. In complexere gevallen, bijvoorbeeld wanneer extra documentatie nodig is of als je organisatie een bijzondere structuur heeft, kan het proces oplopen tot 4 weken of soms zelfs langer.

Welke stappen moet je doorlopen bij het aanvragen van Microsoft non-profit licenties?

Bij het aanvragen van Microsoft non-profit licenties doorloop je een stappenplan dat bestaat uit vier hoofdfasen: registratie, verificatie, aanvraag en implementatie. Elke fase heeft specifieke vereisten en actiepunten.

  1. Registratie bij TechSoup Nederland
    • Maak een account aan op de TechSoup-website
    • Vul je organisatiegegevens in, inclusief KvK-nummer
    • Upload de benodigde documenten die je non-profitstatus bewijzen
  2. Verificatieproces
    • TechSoup beoordeelt je aanvraag en documenten
    • Mogelijk ontvang je vragen voor aanvullende informatie
    • Na goedkeuring ontvang je een validatiecode voor Microsoft
  3. Microsoft-aanvraag
    • Ga naar de Microsoft Nonprofit-portal
    • Log in of maak een nieuw account
    • Vul de TechSoup-validatiecode in
    • Selecteer de gewenste producten en licenties
  4. Implementatie en activering
    • Na goedkeuring door Microsoft ontvang je toegang tot het Microsoft 365 Admin Center
    • Configureer je account en gebruikersinstellingen
    • Wijs licenties toe aan gebruikers
    • Begin met het gebruik van je Microsoft-producten

Het is belangrijk om elk van deze stappen zorgvuldig te doorlopen en alle gevraagde informatie accuraat te verstrekken. Dit voorkomt vertraging en zorgt voor een soepele verwerking van je aanvraag.

Welke documenten heb je nodig voor een succesvolle aanvraag?

Voor een succesvolle aanvraag van Microsoft non-profit licenties moet je verschillende documenten voorbereiden die je non-profitstatus officieel bevestigen. Deze documentatie is cruciaal voor het verificatieproces bij TechSoup Nederland.

DocumentToelichtingVerplicht/Optioneel
KvK-uittrekselNiet ouder dan 3 maandenVerplicht
ANBI-registratieBewijs van Algemeen Nut Beogende Instelling-statusZeer nuttig, maar niet verplicht
StatutenMoet duidelijk het non-profit karakter aantonenVerplicht
JaarverslagMeest recente jaarverslag van de organisatieAanbevolen
Financieel overzichtBalans en resultatenrekeningAanbevolen
BeleidsplanBeschrijving van activiteiten en doelstellingenAanbevolen

Naast deze basisdocumenten kan TechSoup in specifieke gevallen om aanvullende informatie vragen. Het is belangrijk dat je documenten actueel en geldig zijn. Vooral het KvK-uittreksel mag niet ouder zijn dan drie maanden. Als je organisatie een ANBI-status heeft, vergemakkelijkt dit het verificatieproces aanzienlijk, omdat het direct aantoont dat je werkt voor het algemeen nut.

Zorg dat alle documenten duidelijk leesbaar zijn en in PDF-formaat worden geüpload. Door alles vooraf klaar te hebben, voorkom je vertraging in het aanvraagproces.

Hoe kun je het aanvraagproces versnellen?

Je kunt het aanvraagproces voor Microsoft non-profit licenties aanzienlijk versnellen door je goed voor te bereiden en enkele praktische tips te volgen. Met de juiste aanpak kun je de doorlooptijd verkorten tot ongeveer 2 weken.

Hier zijn praktische adviezen om het proces te stroomlijnen:

  • Verzamel alle benodigde documenten voordat je begint met registreren
  • Controleer of je KvK-uittreksel niet ouder is dan 3 maanden
  • Zorg dat je statuten duidelijk het non-profit karakter van je organisatie beschrijven
  • Houd je ANBI-registratie (indien van toepassing) bij de hand
  • Lees de specifieke vereisten van TechSoup Nederland vooraf door
  • Vul alle formulieren volledig en nauwkeurig in
  • Reageer snel op eventuele vragen of verzoeken om aanvullende informatie
  • Gebruik een geldig en actief e-mailadres dat je regelmatig controleert

Veelgemaakte fouten die vertraging veroorzaken zijn onder andere het indienen van incomplete of verouderde documenten, het niet tijdig reageren op vragen van TechSoup, of onduidelijkheden in de organisatiestructuur. Ook het aanvragen van licenties die niet passen bij je organisatietype kan leiden tot extra vragen en vertraging.

Door proactief te zijn en deze valkuilen te vermijden, kun je het proces soepeler laten verlopen en sneller toegang krijgen tot de Microsoft-oplossingen die je nodig hebt.

Wat kun je doen als je aanvraag voor Microsoft non-profit licenties is afgewezen?

Als je aanvraag voor Microsoft non-profit licenties is afgewezen, is dat geen definitief einde. Er zijn verschillende stappen die je kunt nemen om de situatie te herstellen of alternatieven te vinden voor je software-behoeften.

De meest voorkomende redenen voor afwijzing zijn:

  • Onvoldoende bewijs van non-profitstatus
  • De organisatie valt niet binnen de criteria (bijvoorbeeld bij commerciële activiteiten)
  • Onvolledige of tegenstrijdige documentatie
  • De organisatie heeft een politiek of lobbygeoriënteerd doel
  • Problemen met eerdere Microsoft-accounts of -licenties

Wat kun je doen bij een afwijzing?

  1. Vraag om verduidelijking – Neem contact op met TechSoup Nederland om de precieze reden van afwijzing te begrijpen
  2. Dien bezwaar in – Als je denkt dat er een fout is gemaakt, kun je een formeel bezwaar indienen met aanvullende informatie
  3. Pas je documentatie aan – Als bepaalde documenten onvoldoende waren, verbeter of vervang deze dan
  4. Heroverweeg je aanpak – Sommige organisaties komen in aanmerking via een andere categorie of met een aangepaste aanvraag
  5. Zoek naar alternatieven – Als Microsoft-licenties niet haalbaar zijn, overweeg dan andere softwareoplossingen met non-profit kortingen

Er zijn verschillende alternatieven als je geen toegang krijgt tot het Microsoft non-profit programma. Je kunt kijken naar Google Workspace for Nonprofits, LibreOffice (gratis open-source alternatief), of andere aanbieders die speciale tarieven hebben voor non-profits. Ook kun je reguliere Microsoft-licenties aanschaffen tegen gereduceerde tarieven via bepaalde resellers die speciale programma’s hebben voor goede doelen.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van het Microsoft non-profit programma?

Het Microsoft non-profit programma biedt tal van voordelen voor stichtingen en verenigingen die verder gaan dan alleen kostenbesparingen. Deze voordelen dragen direct bij aan de effectiviteit en impact van je organisatie.

De belangrijkste voordelen zijn:

  • Aanzienlijke kostenbesparingen – Afhankelijk van je organisatiegrootte kun je duizenden euro’s per jaar besparen op softwarelicenties
  • Toegang tot professionele tools – Gebruik dezelfde hoogwaardige software als commerciële bedrijven
  • Cloud-oplossingen – Microsoft 365 biedt cloudopslag en -samenwerking, wat flexibel werken mogelijk maakt
  • Verhoogde productiviteit – Geïntegreerde tools zoals Teams, SharePoint en OneDrive verbeteren de interne samenwerking
  • Verbeterde beveiliging – Microsoft-producten bevatten professionele beveiligingsfuncties die je gegevens beschermen
  • Schaalbaarheid – De oplossingen groeien mee met je organisatie
  • Technische ondersteuning – Toegang tot Microsoft-ondersteuning en een groot ecosysteem van partners

Voor stichtingen en verenigingen betekenen deze voordelen dat je meer middelen kunt besteden aan je kernmissie in plaats van aan IT-kosten. De Office 365 cloud-gebaseerde oplossingen maken het ook mogelijk om flexibel te werken vanuit verschillende locaties, wat vooral waardevol is voor organisaties met vrijwilligers of medewerkers die op verschillende plekken werken.

Bovendien zorgt het gebruik van professionele software voor een professionelere uitstraling naar donateurs, sponsors en andere belanghebbenden, wat kan bijdragen aan het vertrouwen in je organisatie.

Hoe kun je optimaal gebruik maken van je Microsoft non-profit licenties?

Na het verkrijgen van je Microsoft non-profit licenties is het belangrijk om ze optimaal te benutten voor maximale waarde en impact binnen je organisatie. Het gaat niet alleen om het hebben van de software, maar om hoe je deze inzet om je doelen te bereiken.

Hier zijn praktische tips voor optimaal gebruik:

  1. Maak een implementatieplan – Begin met een duidelijk plan waarin je vastlegt welke Microsoft-tools je gaat gebruiken en waarvoor
  2. Bied training aan – Zorg dat je team weet hoe ze de tools effectief kunnen gebruiken met korte trainingssessies
  3. Begin met de basis – Start met de kernapplicaties zoals Outlook, Word en Teams voordat je overgaat op complexere tools
  4. Standaardiseer werkprocessen – Creëer templates en richtlijnen voor consistentie in je organisatie
  5. Benut samenwerkingstoolsMicrosoft 365 Teams en SharePoint kunnen de interne communicatie en projectsamenwerking sterk verbeteren
  6. Automatiseer met Power Platform – Verken tools zoals Power Automate om routinetaken te automatiseren
  7. Evalueer en pas aan – Beoordeel regelmatig het gebruik en pas je strategie aan waar nodig

Voor de implementatie en het dagelijkse beheer van je Microsoft-omgeving kan professionele ondersteuning waardevol zijn. Wij bij Officebox zijn gespecialiseerd in het helpen van non-profitorganisaties om het maximale uit hun Microsoft-licenties te halen. Als Microsoft Gold Partner begrijpen we de specifieke behoeften van stichtingen en verenigingen en kunnen we je helpen bij het opzetten, configureren en optimaliseren van je Microsoft-omgeving.

Door je Microsoft non-profit licenties strategisch in te zetten, kun je niet alleen kosten besparen, maar ook je kernactiviteiten versterken en je impact vergroten – precies waar het bij goede doelen om draait.

Related Articles

Share This