Hoe veilig is het om op afstand te werken met Microsoft 365?

Microsoft 365 biedt een veilige omgeving voor werken op afstand, mits je de juiste beveiligingsmaatregelen treft. De platform combineert sterke ingebouwde beveiligingsfuncties zoals versleuteling, tweefactorauthenticatie en bescherming tegen malware, terwijl het tegelijkertijd flexibel werken vanaf elke locatie mogelijk maakt. Om optimaal beschermd te zijn, is het belangrijk dat je als gebruiker de beveiligingsopties activeert, waaronder tweefactorauthenticatie, en alert blijft op phishing-pogingen. Met de juiste instellingen en bewustzijn kun je net zo veilig werken in de cloud als op kantoor.

Wat houdt veilig werken op afstand met Microsoft 365 precies in?

Veilig werken op afstand met Microsoft 365 betekent dat je overal kunt werken zonder dat je gegevens in gevaar komen. Microsoft 365 is speciaal ontworpen om veilig toegang te bieden tot je werk, documenten en communicatie, ongeacht waar je bent.

De basis van veilig werken op afstand ligt in de beveiligde cloudarchitectuur van Microsoft 365. In plaats van bestanden op een lokale computer op te slaan, worden ze veilig bewaard in de cloud, specifiek in datacenters in West-Europa. Deze datacenters voldoen aan strenge beveiligingsnormen, met 24/7 bewaking en meerdere beveiligingslagen.

Wanneer je inlogt op Microsoft 365, wordt de verbinding versleuteld. Dit betekent dat zelfs als iemand je internetverkeer zou onderscheppen, ze niets kunnen doen met de informatie die wordt verzonden tussen jouw apparaat en de Microsoft 365-servers.

Microsoft 365 bevat verschillende componenten die samen een veilige werkomgeving creëren:

Identiteits- en toegangsbeheer (Active Directory)
Gegevensbeveiliging en encryptie
Beveiliging tegen bedreigingen (malware, phishing)
Beveiligingsbeheer en monitoring

Het platform is zo opgezet dat zelfs wanneer je werkt via een openbare wifi, zoals in een café of hotel, je nog steeds veilig toegang hebt tot je werkbestanden en -applicaties.

Welke beveiligingsfuncties biedt Microsoft 365 voor thuiswerkers?

Microsoft 365 biedt een uitgebreid pakket aan beveiligingsfuncties die speciaal zijn ontworpen om thuiswerkers te beschermen. Deze functies vormen samen een sterke verdedigingslinie tegen digitale dreigingen.

De multifactorauthenticatie (MFA) is één van de krachtigste beveiligingsfuncties. Hiermee moet je naast je wachtwoord nog een tweede verificatiestap doorlopen, zoals een code via sms of een authenticator-app. Dit voorkomt dat onbevoegden toegang krijgen tot je account, zelfs als ze je wachtwoord kennen.

Daarnaast biedt Microsoft 365 uitgebreide bescherming tegen malware en phishing:

Beveiligingsfunctie	Wat het doet	Voordeel voor thuiswerkers
Microsoft Defender	Scant e-mails, documenten en links op malware	Beschermt tegen virussen zonder extra software
Safe Links	Controleert links in e-mails en documenten	Voorkomt dat je op kwaadaardige links klikt
Safe Attachments	Scant bijlagen op kwaadaardige inhoud	Beschermt tegen ransomware in bijlagen
Data Loss Prevention	Voorkomt het lekken van gevoelige informatie	Beperkt de schade bij ongelukken

Voor het beveiligen van gegevens gebruikt Microsoft 365 encryptie op verschillende niveaus. Bestanden worden versleuteld tijdens opslag (at rest) en tijdens verzending (in transit). Dit betekent dat je gegevens altijd beschermd zijn, of ze nu opgeslagen zijn in de cloud of onderweg zijn naar je apparaat.

Tenslotte biedt Microsoft 365 ook Endpoint Protection, waarmee apparaten op afstand kunnen worden beveiligd en beheerd. Dit is belangrijk voor thuiswerkers die hun eigen apparaten gebruiken en zorgt ervoor dat het beveiligingsbeleid consistent wordt toegepast.

Hoe stel je tweefactorauthenticatie in voor Microsoft 365?

Tweefactorauthenticatie (2FA) instellen voor Microsoft 365 is een eenvoudig proces dat je account aanzienlijk veiliger maakt. Het voegt een extra beveiligingslaag toe door naast je wachtwoord ook een tweede verificatiemethode te vereisen.

Om 2FA in te stellen, volg je deze stappen:

Log in op je Microsoft 365-account via portal.office.com
Klik op je profielfoto rechtsboven en selecteer “Mijn account”
Ga naar “Beveiliging” in het menu
Selecteer “Beveiligingsinfo” of “Aanvullende beveiligingsverificatie”
Klik op “+ Methode toevoegen” om een nieuwe verificatiemethode toe te voegen
Volg de instructies om je verificatiemethode in te stellen

Voor optimale beveiliging raden we aan om de Microsoft Authenticator-app te gebruiken als verificatiemethode. Deze app genereert unieke codes die je bij het inloggen moet invoeren.

Je kunt kiezen uit verschillende authenticatiemethoden:

Authenticatiemethode	Hoe het werkt	Veiligheidsniveau
Authenticator-app	Genereert tijdelijke codes op je telefoon	Zeer hoog
Sms-verificatie	Stuurt een code naar je telefoon via sms	Gemiddeld
Telefoongesprek	Belt je telefoon voor verificatie	Gemiddeld
Beveiligingssleutel	Fysiek apparaat (USB) dat je aansluit	Zeer hoog

Het is verstandig om meerdere authenticatiemethoden in te stellen. Zo kom je nog steeds in je account als je bijvoorbeeld je telefoon kwijt bent. Sla ook je herstelcodes op een veilige plaats op – deze heb je nodig als je geen toegang meer hebt tot je normale authenticatiemethoden.

Na het instellen van 2FA moet je bij elke nieuwe inlogpoging zowel je wachtwoord als je tweede verificatiefactor gebruiken. Dit lijkt misschien een kleine extra stap, maar het verhoogt de veiligheid van je account enorm.

Wat zijn de risico’s van onbeveiligd werken met Microsoft 365?

Onbeveiligd werken met Microsoft 365 kan verschillende risico’s met zich meebrengen die zowel jou als je organisatie in gevaar kunnen brengen. Het is belangrijk deze risico’s te kennen om ze effectief te kunnen vermijden.

Het grootste risico is ongeautoriseerde toegang tot je account. Zonder goede beveiliging, zoals tweefactorauthenticatie, kunnen kwaadwillenden mogelijk inloggen op je account als ze je wachtwoord te weten komen. Dit kan gebeuren via phishing, waarbij oplichters je misleiden om je inloggegevens prijs te geven via valse e-mails of websites.

Andere belangrijke risico’s zijn:

Datalekken: Gevoelige bedrijfs- of klantinformatie kan in verkeerde handen vallen
Malware-infecties: Schadelijke software kan je apparaat infecteren en gegevens stelen
Ransomware-aanvallen: Je bestanden kunnen worden versleuteld en alleen tegen betaling worden vrijgegeven
Bedrijfsspionage: Concurrenten kunnen toegang krijgen tot bedrijfsgeheimen
Reputatieschade: Een datalek kan het vertrouwen van klanten schaden

Een vaak onderschat risico is het werken via onbeveiligde netwerken. Als je inlogt op Microsoft 365 via openbare wifi zonder extra beveiligingsmaatregelen, kunnen anderen mogelijk je verkeer onderscheppen.

Het niet up-to-date houden van je apparaten vormt ook een risico. Verouderde software kan beveiligingslekken bevatten die aanvallers kunnen uitbuiten om toegang te krijgen tot je Microsoft 365-account of de gegevens die erop zijn opgeslagen.

Ten slotte kan het delen van bestanden zonder de juiste rechten instellen leiden tot onbedoelde toegang tot gevoelige informatie. Het is belangrijk om zorgvuldig te zijn met wie toegang heeft tot welke documenten.

Hoe bescherm je gevoelige gegevens in Microsoft 365?

Het beschermen van gevoelige gegevens in Microsoft 365 vereist een combinatie van ingebouwde beveiligingsfuncties en bewust gebruikersgedrag. Microsoft 365 biedt verschillende krachtige tools om je data te beveiligen.

Microsoft Information Protection (MIP) is een geïntegreerde oplossing die helpt gevoelige informatie te identificeren, classificeren en beschermen. Met MIP kun je vertrouwelijkheidslabels toewijzen aan documenten en e-mails, waardoor automatisch beveiligingsmaatregelen worden toegepast zoals versleuteling of toegangsbeperkingen.

Voor het voorkomen van datalekken biedt Microsoft 365 Data Loss Prevention (DLP). Deze functie identificeert automatisch gevoelige informatie zoals creditcardnummers, burgerservicenummers of medische gegevens, en kan acties uitvoeren om te voorkomen dat deze informatie per ongeluk wordt gedeeld.

Encryptie speelt een centrale rol in het beveiligen van gegevens:

E-mailversleuteling: Beveiligt je e-mails zodat alleen de beoogde ontvanger deze kan lezen
BitLocker: Versleutelt de harde schijf van je apparaat om gegevens te beschermen bij verlies of diefstal
SharePoint en OneDrive-encryptie: Beschermt opgeslagen bestanden in de cloud

Voor documenten met zeer gevoelige informatie kun je Azure Rights Management (ARM) gebruiken. Hiermee kun je bepalen wie een document mag openen, bewerken, kopiëren of afdrukken, zelfs nadat het document je organisatie heeft verlaten.

Microsoft 365 biedt ook geavanceerde tools voor toegangsbeheer:

Voorwaardelijke toegang: Bepaalt wanneer en vanaf welke apparaten gebruikers kunnen inloggen
Just-in-time toegang: Geeft tijdelijke verhoogde rechten wanneer dat nodig is
Privileged Identity Management: Beheert, controleert en monitort toegang tot belangrijke resources

Het is belangrijk om regelmatig een back-up te maken van je gegevens. Hoewel Microsoft 365 zelf gegevensopslag biedt, is een externe back-up essentieel om data te kunnen herstellen bij onverwachte gebeurtenissen zoals ransomware-aanvallen of onbedoelde verwijdering.

Wat kun je zelf doen om veiliger te werken met Microsoft 365?

Naast de ingebouwde beveiligingsfuncties van Microsoft 365, kun je zelf ook veel doen om veiliger te werken. Je eigen gedrag en gewoonten spelen een cruciale rol in het waarborgen van de veiligheid.

Begin met het instellen van een sterk wachtwoord voor je Microsoft-account. Een goed wachtwoord is lang (minimaal 12 tekens), bevat hoofdletters, kleine letters, cijfers en speciale tekens, en is uniek voor je Microsoft-account. Overweeg het gebruik van een wachtwoordmanager om veilige, unieke wachtwoorden voor al je accounts bij te houden.

Enkele belangrijke zaken die je zelf kunt doen:

Activeer tweefactorauthenticatie voor je account
Houd je besturingssysteem en applicaties up-to-date
Gebruik alleen vertrouwde netwerken of een VPN bij het werken op openbare wifi
Log uit wanneer je klaar bent met werken, vooral op gedeelde apparaten
Wees voorzichtig met het openen van bijlagen of het klikken op links in e-mails
Gebruik een virusscanner op je apparaten

Bij het delen van bestanden via OneDrive of SharePoint is het belangrijk om bewust om te gaan met rechten. Deel bestanden alleen met de personen die ze echt nodig hebben, en stel de juiste machtigingen in (alleen lezen vs. bewerken). Controleer regelmatig met wie je bestanden deelt en pas dit aan waar nodig.

Wees alert op phishing-pogingen. Cybercriminelen worden steeds beter in het nabootsen van legitieme Microsoft-e-mails. Controleer altijd het e-mailadres van de afzender, wees voorzichtig met onverwachte verzoeken om in te loggen, en ga rechtstreeks naar de officiële website in plaats van op links in e-mails te klikken als je twijfelt.

Maak regelmatig een back-up van belangrijke gegevens. Microsoft bewaart je gegevens, maar een externe back-up geeft extra zekerheid bij dataverlies door ransomware of onbedoelde verwijdering.

Hoe zit het met de compliance van Microsoft 365 met privacywetgeving?

Microsoft 365 is ontworpen met privacy en compliance als kernprincipes. Het platform voldoet aan talrijke internationale en regionale standaarden, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) die in de Europese Unie van kracht is.

Als Nederlandse gebruiker is het belangrijk om te weten dat Microsoft 365 voldoet aan de AVG-vereisten. Microsoft fungeert als gegevensverwerker, terwijl jouw organisatie de gegevensbeheerder blijft. Dit betekent dat Microsoft je gegevens alleen verwerkt volgens jouw instructies en niet voor eigen doeleinden gebruikt.

Microsoft biedt verschillende tools om je te helpen compliant te blijven:

Compliance Manager: Helpt bij het beheren van compliance-vereisten
Data Subject Requests-tool: Ondersteunt bij het afhandelen van verzoeken van betrokkenen (recht op inzage, rectificatie, verwijdering)
Audit-logboeken: Houden bij wie toegang heeft gehad tot welke gegevens
Bewaarbeleid: Helpt bij het beheren van gegevensretentie volgens wettelijke vereisten

Een belangrijk aspect van de AVG is gegevenslocatie. Microsoft 365 slaat gegevens van Europese klanten standaard op in Europese datacenters, wat voldoet aan de vereisten voor gegevensoverdracht onder de AVG.

Microsoft is transparant over zijn privacybeleid en gegevensverwerking. Je kunt gedetailleerde informatie vinden in het Microsoft Privacy Statement en in de Online Services Terms. Deze documenten beschrijven precies hoe Microsoft omgaat met je gegevens en welke maatregelen worden genomen om deze te beschermen.

Voor organisaties die te maken hebben met specifieke sectorale regelgeving, zoals in de gezondheidszorg of financiële dienstverlening, biedt Microsoft 365 aanvullende compliance-mogelijkheden die kunnen worden aangepast aan je specifieke behoeften.

Wat zijn de belangrijkste lessen voor veilig werken met Microsoft 365?

Veilig werken met Microsoft 365 draait om een combinatie van goede technische maatregelen en bewust gebruikersgedrag. De belangrijkste lessen die we hebben besproken komen samen in een aantal essentiële punten.

De basis van veiligheid in Microsoft 365 begint met sterke authenticatie. Tweefactorauthenticatie is niet langer een luxe maar een noodzaak in onze digitale wereld. Het activeert een extra verdedigingslinie die je account beschermt, zelfs als je wachtwoord in verkeerde handen valt.

Daarnaast is het cruciaal om bewust om te gaan met de manier waarop je gegevens deelt en beheert. Gebruik de beveiligingsfuncties die Microsoft 365 biedt, zoals encryptie, Information Protection en Data Loss Prevention, en wees zorgvuldig met wie je welke rechten geeft op documenten en mappen.

Blijf alert op phishing-pogingen en andere sociale-engineeringaanvallen. Geen enkele technische beveiliging kan je volledig beschermen als je zelf onbewust toegang geeft aan kwaadwillenden. Wees kritisch op onverwachte e-mails, berichten of telefoontjes waarin om je inloggegevens wordt gevraagd.

Houd je systemen en software up-to-date. Beveiligingsupdates zijn er niet voor niets – ze dichten bekende kwetsbaarheden die aanvallers kunnen misbruiken om toegang te krijgen tot je gegevens.

Bij Officebox begrijpen we dat veiligheid en gebruiksgemak hand in hand moeten gaan. Daarom biedt ons Officebox 365 niet alleen toegang tot de volledige Microsoft 365-suite, maar ook geavanceerde beveiligingsopties zoals tweefactorauthenticatie, veilige dataopslag in West-Europese datacenters en professioneel beheer van je ICT-omgeving.

We helpen je graag bij het opzetten van een veilige werkomgeving met Microsoft 365, waarbij we rekening houden met jouw specifieke behoeften en de unieke uitdagingen van je organisatie. Of je nu een goed doel, een accountantskantoor of een vereniging bent, veilig werken op afstand is mogelijk met de juiste configuratie en ondersteuning.