Met Office 365 (nu Microsoft 365) kun je meerdere emailadressen creëren, afhankelijk van je abonnementstype. Standaard krijg je één primair emailadres per gebruikerslicentie, maar je kunt het aantal effectieve emailadressen uitbreiden door gebruik te maken van gedeelde mailboxen, distributiegroepen en aliassen. Voor de meeste bedrijven biedt dit voldoende flexibiliteit zonder extra kosten. Grotere organisaties kunnen kiezen voor specifieke Exchange Online-plannen die meer mogelijkheden bieden voor het beheren van talrijke emailaccounts.
Wat zijn de mogelijkheden voor emailadressen in Office 365?
Office 365 biedt verschillende typen emailadressen en mailboxen om aan diverse behoeften te voldoen. De basisopties die je tot je beschikking hebt zijn:
Ten eerste heb je gebruikersaccounts – dit zijn de standaard emailadressen gekoppeld aan individuele medewerkers (bijvoorbeeld jan@bedrijfsnaam.nl). Elke gebruiker krijgt een eigen mailbox met persoonlijke opslag.
Daarnaast kun je gebruik maken van gedeelde mailboxen. Deze mailboxen kunnen door meerdere gebruikers worden benaderd zonder extra licentiekosten, zolang die gebruikers al een eigen licentie hebben. Ideaal voor adressen als info@, support@ of verkoop@.
Je kunt ook distributiegroepen aanmaken – dit zijn emailadressen die berichten automatisch doorsturen naar alle leden van een groep. Handig voor teamcommunicatie of afdelingen.
Tot slot biedt Office 365 ook email-aliassen. Dit zijn extra emailadressen die naar dezelfde mailbox doorsturen. Een medewerker kan zo meerdere emailadressen hebben (bijvoorbeeld jan@bedrijfsnaam.nl en klantenservice@bedrijfsnaam.nl) zonder extra kosten.
Deze verschillende opties maken het mogelijk om een flexibele email-infrastructuur op te zetten die past bij de communicatiebehoeften van je organisatie. Door slimme combinaties van Office 365 emaildiensten te gebruiken, kun je meestal meer adressen creëren dan je denkt.
Hoeveel emailadressen krijg je per Office 365 licentie?
Bij een standaard Microsoft 365 abonnement krijg je één primair emailadres per gebruikerslicentie. Dit betekent dat elke medewerker met een eigen licentie een persoonlijk emailadres heeft met een eigen mailbox.
Maar er is meer mogelijk! Per gebruikerslicentie kun je tot 400 email-aliassen toevoegen. Deze aliassen zijn extra emailadressen die naar dezelfde mailbox leiden. Dit is handig als een medewerker verschillende rollen vervult en meerdere contactadressen nodig heeft.
Naast het primaire adres en aliassen kun je ook onbeperkt gedeelde mailboxen creëren zonder extra licentiekosten, zolang de gebruikers die toegang hebben tot deze mailboxen zelf een licentie hebben. Een gedeelde mailbox heeft geen eigen licentie nodig zolang deze kleiner blijft dan 50GB en niet wordt gebruikt voor inloggen.
De distributiegroepen en beveiligingsgroepen met emailfunctionaliteit tellen ook niet mee voor je licenties. Je kunt er zoveel aanmaken als je organisatie nodig heeft.
Het werkelijke aantal emailadressen dat je kunt gebruiken is dus aanzienlijk hoger dan alleen het aantal licenties dat je hebt aangeschaft. Door slim gebruik te maken van deze mogelijkheden, kun je een uitgebreide email-infrastructuur opzetten zonder extra kosten.
Wat zijn de verschillen tussen Microsoft 365 abonnementen qua emailcapaciteit?
De verschillende Microsoft 365 abonnementen bieden uiteenlopende mogelijkheden voor email. Hier zijn de belangrijkste verschillen:
Microsoft 365 Business Basic biedt een basisemailoplossing met een mailboxgrootte van 50GB. Je krijgt toegang tot webversies van Office-apps, maar geen volledige desktopversies. Dit plan is geschikt voor kleine bedrijven met beperkte emailbehoeften.
Bij Microsoft 365 Business Standard krijg je dezelfde 50GB mailboxcapaciteit, maar met volledige Office-desktopapplicaties. Dit is ideaal voor bedrijven die zowel email als de Office-suite nodig hebben.
Microsoft 365 Business Premium voegt extra beveiligingsfuncties toe voor je emailverkeer, waaronder geavanceerde dreigingsbescherming. De mailboxgrootte blijft 50GB, maar de beveiliging is robuuster.
Voor grotere organisaties bieden de Enterprise-abonnementen meer mogelijkheden. Microsoft 365 E3 en E5 komen met 100GB mailboxcapaciteit en extra functies voor compliance en gegevensbeheer.
Als je specifiek op zoek bent naar uitgebreide emailmogelijkheden, dan zijn de Exchange Online-abonnementen het overwegen waard. Exchange Online Plan 1 biedt 50GB, terwijl Plan 2 100GB biedt plus een onbeperkt archief.
Voor alle abonnementen geldt dat gedeelde mailboxen beperkt zijn tot 50GB opslagruimte. Als je grotere gedeelde mailboxen nodig hebt, moet je deze upgraden naar volwaardige gebruikerslicenties.
Hoe kun je gedeelde mailboxen gebruiken zonder extra licenties?
Gedeelde mailboxen zijn een slimme manier om het aantal emailadressen in je organisatie uit te breiden zonder extra kosten. Een gedeelde mailbox werkt als een gewoon emailadres, maar kan door meerdere gebruikers worden benaderd.
Om gebruik te maken van gedeelde mailboxen zonder extra licenties, moet je aan enkele voorwaarden voldoen. Ten eerste moeten alle gebruikers die toegang krijgen tot de gedeelde mailbox al een eigen Office 365 licentie hebben. Ten tweede mag de gedeelde mailbox niet groter zijn dan 50GB. Tot slot mag niemand rechtstreeks inloggen op de gedeelde mailbox.
Het instellen van een gedeelde mailbox is eenvoudig. Je gaat naar het Microsoft 365 beheercentrum, kiest voor ‘Gebruikers’ > ‘Gedeelde mailboxen’, en klikt op ‘Toevoegen’. Vervolgens geef je een naam en emailadres op, en voeg je de gebruikers toe die toegang moeten krijgen.
Gedeelde mailboxen zijn ideaal voor functionele emailadressen zoals info@, verkoop@, support@ of administratie@. Meerdere teamleden kunnen zo samenwerken aan dezelfde inbox zonder dat je extra licenties hoeft aan te schaffen.
Let wel op: als de gedeelde mailbox groter wordt dan 50GB, of als je geavanceerde functies zoals litigation hold nodig hebt, moet je alsnog een licentie toewijzen. In de meeste gevallen is dit echter niet nodig en bieden gedeelde mailboxen een kosteneffectieve oplossing.
Wat zijn de kosten voor extra emailadressen in Office 365?
De kosten voor extra emailadressen in Office 365 zijn afhankelijk van je aanpak. Als je voor elke medewerker een apart emailadres nodig hebt, betaal je per gebruikerslicentie. De prijzen variëren hierbij tussen ongeveer €4,20 en €23,10 per gebruiker per maand, afhankelijk van het gekozen abonnement.
Voor de meeste organisaties is het echter niet nodig om voor elk emailadres een aparte licentie aan te schaffen. Door slim gebruik te maken van kostenbesparende strategieën kun je het aantal benodigde licenties beperken:
Gebruik gedeelde mailboxen voor functionele emailadressen zoals info@ of support@. Deze zijn gratis zolang alle gebruikers al een licentie hebben en de mailbox onder 50GB blijft.
Maak distributiegroepen aan voor team- of afdelingscommunicatie. Dit kost niets extra en werkt prima voor het doorsturen van berichten naar meerdere ontvangers.
Benut email-aliassen voor medewerkers die meerdere rollen vervullen. Eén medewerker kan zo tot 400 verschillende emailadressen gebruiken zonder extra kosten.
Voor specifieke emailbehoeften kun je ook kiezen voor Exchange Online-abonnementen, die beginnen bij ongeveer €4,20 per gebruiker per maand voor Plan 1. Dit is een goede optie als je alleen emailfunctionaliteit nodig hebt zonder de volledige Office-suite.
Door deze opties te combineren, kun je een uitgebreide email-infrastructuur opzetten zonder onnodige kosten. Voor advies over de meest kosteneffectieve strategie voor jouw specifieke situatie, kun je altijd contact opnemen met onze Office 365 specialisten.
Wanneer moet je kiezen voor Microsoft Exchange Online?
Exchange Online is een slimme keuze als je organisatie vooral behoefte heeft aan uitgebreide emailfunctionaliteit zonder de volledige Microsoft 365-suite. Er zijn enkele specifieke situaties waarin Exchange Online de voorkeur verdient:
Als je veel emailadressen nodig hebt maar weinig behoefte hebt aan andere Office-applicaties, is Exchange Online kosteneffectiever. Je betaalt alleen voor email, niet voor Word, Excel, PowerPoint en andere apps die je misschien niet gebruikt.
Voor organisaties met complexe emailbehoeften biedt Exchange Online Plan 2 geavanceerde archiverings- en bewaarfuncties zoals onbeperkte archiefopslag en litigation hold. Dit is belangrijk voor bedrijven in sterk gereguleerde sectoren.
Als je een hybride omgeving wilt opzetten waarbij sommige mailboxen on-premise blijven en andere naar de cloud gaan, is Exchange Online de meest flexibele oplossing.
Bedrijven die veel gedeelde mailboxen nodig hebben die groter zijn dan 50GB zullen ook baat hebben bij Exchange Online, omdat je dan specifieke licenties kunt toewijzen aan alleen die mailboxen die het nodig hebben.
Het nadeel van alleen Exchange Online is dat je niet profiteert van de integratie met andere Microsoft-diensten zoals Teams, SharePoint en OneDrive. Als samenwerking belangrijk is voor je organisatie, is een volledig Microsoft 365-abonnement waarschijnlijk toch een betere keuze.
Weeg daarom zorgvuldig af wat je organisatie nodig heeft: alleen email of een complete werkplek in de cloud. Voor veel bedrijven is een combinatie van verschillende licentietypen de meest kostenefficiënte oplossing.
Bij twijfel kun je altijd een ICT-adviseur raadplegen die kan helpen bij het maken van de juiste keuze voor jouw specifieke situatie en behoeften.