Microsoft 365 Business Standard is een populaire keuze voor veel kantoren, maar is het ook de juiste keuze voor jouw bedrijf? Deze vraag houdt veel ondernemers bezig, vooral omdat er verschillende Microsoft 365-abonnementen beschikbaar zijn, elk met hun eigen functies en prijzen.
In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over Microsoft 365 Business Standard, zodat je een weloverwogen beslissing kunt nemen voor jouw kantoor.
Wat is Microsoft 365 Business Standard precies?
Microsoft 365 Business Standard is een cloudgebaseerd productiviteitspakket dat de bekende Office-applicaties combineert met samenwerkingstools en cloudopslag. Het bevat Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive, met 1 TB opslagruimte per gebruiker.
Dit abonnement is specifiek ontworpen voor kleine tot middelgrote bedrijven die meer functionaliteit nodig hebben dan de basisversie Business Basic, maar nog niet alle geavanceerde beveiligingsfuncties van Business Premium vereisen. Je krijgt toegang tot zowel de desktop- als webversies van alle Office-applicaties, waardoor je flexibel kunt werken vanaf elke locatie.
Een belangrijk voordeel is dat Microsoft 365 Business Standard automatische updates bevat, waardoor je altijd beschikt over de nieuwste functies en beveiligingspatches, zonder extra kosten of technische handelingen.
Hoeveel kost Microsoft 365 Business Standard per maand?
Microsoft 365 Business Standard kost € 12,60 per gebruiker per maand bij een jaarabonnement. Voor een maandelijks abonnement betaal je € 15,10 per gebruiker per maand, wat neerkomt op ongeveer 20% meer dan het jaarcontract.
Deze prijs geldt voor maximaal 300 gebruikers per organisatie. Grotere bedrijven moeten overstappen naar Microsoft 365 Enterprise-plannen. De kosten zijn exclusief btw, dus reken voor Nederlandse bedrijven op € 15,25 per maand per gebruiker bij een jaarabonnement.
Vergeleken met het aanschaffen van losse Office-licenties is Microsoft 365 Business Standard vaak voordeliger, vooral omdat je ook cloudopslag, Teams en regelmatige updates krijgt. Voor een kantoor met 10 medewerkers kom je uit op ongeveer € 1.830 per jaar inclusief btw.
Welke functies mist Microsoft 365 Business Standard?
Microsoft 365 Business Standard mist vooral geavanceerde beveiligings- en compliancefuncties die wel aanwezig zijn in Business Premium. De belangrijkste ontbrekende functies zijn Advanced Threat Protection, apparaatbeheer via Intune en geavanceerde compliance-tools.
Specifiek ontbreken de volgende functies:
- Microsoft Defender voor Office 365 (bescherming tegen geavanceerde phishing en malware)
- Intune voor mobiel apparaatbeheer
- Azure Information Protection voor documentbeveiliging
- Windows Autopilot voor geautomatiseerde apparaatconfiguratie
- Geavanceerde compliancefuncties zoals Data Loss Prevention
Voor veel kantoren zijn deze functies niet direct noodzakelijk, maar voor bedrijven die werken met gevoelige gegevens of strenge compliance-eisen hebben, kunnen ze wel essentieel zijn. Ook Access en Publisher zijn niet inbegrepen in Business Standard, maar wel beschikbaar in sommige andere abonnementen.
Is Microsoft 365 Business Standard geschikt voor accountantskantoren?
Microsoft 365 Business Standard kan geschikt zijn voor kleinere accountantskantoren, maar grotere kantoren hebben vaak behoefte aan de extra beveiligingsfuncties van Business Premium. Accountantskantoren werken immers met vertrouwelijke financiële gegevens die extra bescherming vereisen.
De voordelen voor accountantskantoren zijn de naadloze integratie met gangbare boekhoudpakketten, de mogelijkheid om veilig samen te werken via Teams en SharePoint, en professionele e-mail via Exchange Online. Ook de 1 TB cloudopslag per gebruiker is ruim voldoende voor de meeste administratieve documenten.
Veel accountantskantoren hebben specifieke ICT-behoeften die verder gaan dan standaard Microsoft 365-functionaliteit. Denk aan integratie met gespecialiseerde software zoals Unit4, Exact of King, en extra beveiligingsmaatregelen voor AVG-compliance. In die gevallen is maatwerk vaak de beste oplossing.
Wat is het verschil tussen Business Standard en Business Premium?
Het hoofdverschil tussen Business Standard en Business Premium zit in de beveiligings- en apparaatbeheerfuncties. Business Premium bevat alle functies van Business Standard plus geavanceerde beveiliging, apparaatbeheer en compliance-tools voor € 22 per gebruiker per maand.
Business Premium voegt de volgende functies toe aan Business Standard:
- Microsoft Defender voor Office 365 (geavanceerde e-mailbeveiliging)
- Microsoft Intune voor mobiel apparaatbeheer
- Azure Information Protection voor documentclassificatie
- Windows Autopilot voor eenvoudige apparaatconfiguratie
- Advanced Threat Analytics
Voor bedrijven die veel met mobiele apparaten werken, gevoelige data verwerken of strikte beveiligingseisen hebben, is de extra investering in Business Premium vaak de moeite waard. Kleinere kantoren die voornamelijk standaard kantoorwerk doen, kunnen meestal goed uit de voeten met Business Standard.
Hoe schakel je over naar Microsoft 365 Business Standard?
Overschakelen naar Microsoft 365 Business Standard kan via de Microsoft-website of een erkende partner. Je kunt beginnen met een gratis proefperiode van 30 dagen om de functionaliteit te testen voordat je een definitief abonnement afsluit.
Het migratieproces omvat meestal de volgende stappen:
- Aanmaken van een Microsoft 365-tenant en gebruikersaccounts
- Configureren van e-mail en domeinverificatie
- Installeren van Office-applicaties op werkplekken
- Migreren van bestaande e-mail en documenten
- Trainen van medewerkers in nieuwe functionaliteiten
Voor een soepele overgang is het verstandig om de migratie te laten begeleiden door een ervaren ICT-partner. Zij kunnen zorgen voor een naadloze overgang zonder verstoring van je dagelijkse werkzaamheden en je medewerkers begeleiden bij het gebruik van de nieuwe tools.
Bij Officebox helpen we bedrijven al meer dan 20 jaar bij het maken van de juiste ICT-keuzes. Onze Officebox 365-oplossing combineert Microsoft 365 met extra beveiliging en persoonlijke ondersteuning. Wil je weten welk Microsoft 365-abonnement het beste bij jouw kantoor past? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Veelgestelde vragen
Kan ik Microsoft 365 Business Standard gebruiken op meerdere apparaten?
Ja, elke gebruiker kan Microsoft 365 Business Standard installeren op maximaal 5 pc's of Macs, 5 tablets en 5 smartphones. Je kunt ook de webversies van alle Office-applicaties gebruiken op elk apparaat met een internetverbinding, zonder installatie.
Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik stop met het abonnement?
Als je stopt met Microsoft 365 Business Standard, krijg je een graceperiode van 90 dagen waarin je data alleen-lezen toegankelijk blijft. Daarna worden je gegevens permanent verwijderd. Het is daarom belangrijk om voor het beëindigen van je abonnement een backup te maken van belangrijke documenten en e-mails.
Kan ik mijn bestaande e-mailadres behouden bij de overstap?
Ja, je kunt je huidige zakelijke e-mailadres behouden door je domein te koppelen aan Microsoft 365. Dit vereist wel het aanpassen van DNS-instellingen bij je domeinprovider. Een ICT-partner kan dit proces voor je regelen om onderbrekingen te voorkomen.
Is er een limiet aan het aantal e-mails dat ik kan versturen per dag?
Microsoft 365 Business Standard heeft een verzendlimiet van 10.000 e-mails per dag per gebruiker. Voor de meeste kantoren is dit ruim voldoende. Als je regelmatig nieuwsbrieven verstuurt of andere bulk-e-mails, kun je beter een gespecialiseerde e-mailmarketingservice gebruiken.
Wat moet ik doen als een medewerker het bedrijf verlaat?
Je kunt de licentie van een vertrekkende medewerker eenvoudig overdragen naar een nieuwe medewerker via het Microsoft 365 admin center. De e-mailbox kan worden geconverteerd naar een gedeelde mailbox (gratis) of je kunt de gegevens exporteren voordat je het account verwijdert.
Werkt Microsoft 365 Business Standard ook offline?
Ja, de desktop-versies van Word, Excel, PowerPoint en Outlook werken volledig offline. Je wijzigingen worden automatisch gesynchroniseerd zodra je weer online bent. Voor Teams en SharePoint heb je wel een internetverbinding nodig om samen te werken.
Kan ik later upgraden naar Business Premium zonder gegevensverlies?
Ja, upgraden naar Business Premium is eenvoudig en kan zonder gegevensverlies. Je behoudt alle e-mails, documenten en instellingen. De upgrade activeert direct de extra beveiligingsfuncties, en je betaalt het verschil in prijs vanaf de volgende factuurperiode.