Kan ik Microsoft Teams gebruiken met vrijwilligers buiten mijn organisatie?

Ja, je kunt Microsoft Teams zeker gebruiken om samen te werken met vrijwilligers buiten je organisatie. Via gastaccounts kunnen vrijwilligers deelnemen aan je Teams-omgeving zonder dat je extra licenties hoeft aan te schaffen. Ze krijgen toegang tot specifieke teams, kanalen, bestanden en vergaderingen die je met hen deelt. Dit maakt Teams een krachtige tool voor non-profit organisaties en stichtingen die met externe vrijwilligers samenwerken. Je kunt chatten, videovergaderingen houden, documenten delen en gezamenlijk bewerken – allemaal binnen één veilige, centrale omgeving.

Wat houdt samenwerken met externe vrijwilligers via Microsoft Teams in?

Samenwerken met externe vrijwilligers via Microsoft Teams betekent dat je mensen van buiten je organisatie toegang geeft tot een gezamenlijke digitale werkruimte. Hierbij nodig je vrijwilligers uit als gastgebruikers, waardoor zij kunnen deelnemen aan gesprekken, vergaderingen en documenten zonder dat ze onderdeel zijn van je organisatie.

In de praktijk kun je vrijwilligers toevoegen aan specifieke teams die voor hen relevant zijn. Ze krijgen dan toegang tot de kanalen binnen die teams, waar ze kunnen chatten, bestanden kunnen bekijken en bewerken, en kunnen deelnemen aan online vergaderingen. Dit alles gebeurt in een veilige omgeving waar jij als organisatie controle houdt over wat gedeeld wordt.

Het grote voordeel van Teams voor vrijwilligerswerk is dat het alle communicatie centraliseert. Geen losse e-mails, WhatsApp-gesprekken of telefoontjes meer, maar één plek waar alle informatie, bestanden en gesprekken overzichtelijk bij elkaar staan. Dit maakt het coördineren van vrijwilligerswerk een stuk efficiënter.

Hoe nodig je vrijwilligers uit voor Microsoft Teams zonder licenties te kopen?

Je kunt vrijwilligers uitnodigen voor Microsoft Teams zonder extra licenties te kopen door gebruik te maken van gastaccounts. Deze gastaccounts zijn gratis en bieden voldoende functionaliteit voor de meeste vormen van samenwerking met vrijwilligers.

Zo nodig je een vrijwilliger uit:

Open het Teams-kanaal waar je de vrijwilliger toegang toe wilt geven
Klik op de drie puntjes (…) naast de teamnaam en kies ‘Leden toevoegen’
Voer het e-mailadres van de vrijwilliger in
Selecteer de rol ‘Gast’ en klik op ‘Toevoegen’

De vrijwilliger ontvangt vervolgens een e-mail met instructies om deel te nemen aan het team. Ze hoeven alleen een Microsoft-account aan te maken als ze dat nog niet hebben. Dit kan met elk e-mailadres, ook een privé-adres.

Let op: gastgebruikers hebben beperktere rechten dan reguliere gebruikers. Dit is meestal geen probleem voor vrijwilligers, maar het is goed om te weten wat de beperkingen zijn.

Wat gastgebruikers wel kunnen	Wat gastgebruikers niet kunnen
Deelnemen aan teamgesprekken	Nieuwe teams aanmaken
Bestanden bekijken en bewerken	Zoeken naar gebruikers buiten hun team
Deelnemen aan vergaderingen	Toegang tot alle organisatiegegevens
1:1 chatten met teamleden	Bepaalde beheerdersfuncties gebruiken

Welke instellingen zijn belangrijk voor veilige samenwerking met externe vrijwilligers?

Bij het samenwerken met externe vrijwilligers is het belangrijk om de juiste beveiligingsinstellingen te configureren. Dit zorgt ervoor dat je gegevens beschermd blijven terwijl vrijwilligers toch effectief kunnen meewerken.

Denk voordat je bestanden gaat delen goed na over de rechten die je aan vrijwilligers wilt geven. Mogen zij documenten alleen bekijken of ook bewerken? Moeten ze bestanden kunnen uploaden? Deze instellingen zijn door je ICT-beheerder aan te passen.

Belangrijke beveiligingsinstellingen om te overwegen:

Bepaal per team welke vrijwilligers toegang krijgen
Stel de juiste machtigingsniveaus in (alleen lezen vs. bewerken)
Overweeg om bepaalde kanalen binnen een team privé te maken
Schakel indien nodig het downloaden van bestanden uit
Beperk de toegang tot eerdere gesprekken

Het is geruststellend om te weten dat wanneer je besluit om de toegang voor een vrijwilliger in te trekken, zij direct geen toegang meer hebben tot je gegevens. Je kunt de gastaccounts eenvoudig beheren en indien nodig verwijderen.

Hoe organiseer je effectieve Teams-vergaderingen met vrijwilligers?

Om effectieve Teams-vergaderingen met vrijwilligers te organiseren, is een goede voorbereiding het halve werk. Begin met een duidelijke agenda die je vooraf deelt, zodat iedereen weet wat er besproken gaat worden en wat er van hen verwacht wordt.

Praktische tips voor Teams-vergaderingen met vrijwilligers:

Plan vergaderingen ruim van tevoren en stuur een kalenderuitnodiging
Deel een beknopte agenda in de uitnodiging of in het teamkanaal
Begin met een korte check-in om iedereen te betrekken
Gebruik de schermdeelfunctie om presentaties of documenten te tonen
Maak gebruik van de chatfunctie voor vragen tijdens de vergadering
Zet belangrijke punten in de notulen die je na afloop deelt

Een handige functie voor grotere vrijwilligersgroepen is ‘hand opsteken’. Deelnemers kunnen hiermee aangeven dat ze iets willen zeggen zonder het gesprek te onderbreken. Ook kun je vergaderingen opnemen voor vrijwilligers die niet aanwezig kunnen zijn.

Hou er rekening mee dat sommige vrijwilligers minder ervaring hebben met digitale tools. Begin vergaderingen daarom met een korte uitleg over de basisfuncties van Teams en geef ruimte voor vragen hierover.

Welke Teams-functies zijn het meest nuttig voor vrijwilligerswerk?

Microsoft Teams biedt verschillende functies die bijzonder waardevol zijn voor het coördineren van vrijwilligerswerk. Deze tools helpen je om de communicatie en samenwerking te stroomlijnen, zodat je vrijwilligers optimaal kunt inzetten.

Teams-functie	Toepassing voor vrijwilligerswerk
Kanalen	Organiseer verschillende werkstromen of projecten, bijvoorbeeld ‘Evenementen’, ‘Fondsenwerving’ of ‘Social Media’
Bestanden delen	Deel handboeken, roosters, instructies en andere belangrijke documenten op één centrale plek
Microsoft Forms	Maak enquêtes of aanmeldformulieren voor vrijwilligers en verzamel feedback
Taken/Planner	Wijs taken toe aan vrijwilligers en houd de voortgang bij
Vergaderingen	Hou online trainingen, coördinatiebijeenkomsten of brainstormsessies
Gedeelde kalender	Plan evenementen, dienstroosters en beschikbaarheid van vrijwilligers

Door deze functies slim te combineren, creëer je een complete digitale werkplek voor je vrijwilligersteam. Je kunt bijvoorbeeld een kanaal aanmaken voor elk project, met daarbinnen relevante bestanden, taken en gesprekken. Zo houdt iedereen overzicht, ook als mensen maar af en toe beschikbaar zijn.

Hoe zorg je dat vrijwilligers snel aan de slag kunnen met Teams?

Om ervoor te zorgen dat vrijwilligers snel en gemakkelijk aan de slag kunnen met Teams, is een goede onboarding essentieel. Niet alle vrijwilligers zijn even digitaal vaardig, dus een laagdrempelige introductie kan het verschil maken.

Begin met een eenvoudige handleiding waarin je de basisfuncties van Teams uitlegt. Denk aan: hoe log je in, hoe vind je je team, hoe reageer je op berichten en hoe neem je deel aan vergaderingen. Deze handleiding kun je als PDF delen of als video-instructie maken.

Praktische onboarding-tips:

Organiseer een korte online introductiesessie waar vrijwilligers vragen kunnen stellen
Maak een speciale ‘Hulp’-kanaal waar vrijwilligers terecht kunnen met technische vragen
Wijs een ‘Teams-buddy’ aan die nieuwe vrijwilligers op weg kan helpen
Deel links naar beknopte YouTube-tutorials over specifieke Teams-functies
Begin klein: introduceer eerst de basisfuncties en bouw geleidelijk op

Het is belangrijk om geduldig te zijn en te beseffen dat het leren gebruiken van een nieuwe tool tijd kost. Benadruk de voordelen die Teams biedt voor de vrijwilligers zelf, zoals betere informatie-uitwisseling en minder miscommunicatie.

Wat moet je weten over de beperkingen van gastaccounts in Teams?

Hoewel gastaccounts in Teams een geweldige manier zijn om met vrijwilligers samen te werken, zijn er enkele beperkingen waar je rekening mee moet houden. Het is belangrijk om deze te kennen, zodat je realistische verwachtingen kunt scheppen bij je vrijwilligersteam.

De belangrijkste beperkingen van gastaccounts zijn:

Gastgebruikers kunnen alleen deelnemen aan teams waarvoor ze zijn uitgenodigd
Ze hebben beperkte toegang tot de organisatiestructuur en kunnen niet alle gebruikers zien
Sommige administratieve functies zijn niet beschikbaar voor gasten
Gasten kunnen geen eigen teams aanmaken of mensen uitnodigen
Bij bepaalde integraties met andere Microsoft 365 diensten kunnen beperkingen gelden

Voor de meeste vrijwilligersdoeleinden zijn deze beperkingen geen probleem. Sterker nog, ze bieden juist een goede balans tussen toegankelijkheid en beveiliging. Je vrijwilligers hebben toegang tot wat ze nodig hebben, terwijl je organisatiegegevens beschermd blijven.

Als je merkt dat de beperkingen van gastaccounts te belemmerend zijn voor bepaalde vrijwilligers (bijvoorbeeld coördinatoren), kun je overwegen om voor deze specifieke personen wel een volledige licentie aan te schaffen.

Hoe maak je optimaal gebruik van Teams voor je vrijwilligerswerk?

Om optimaal gebruik te maken van Teams voor je vrijwilligerswerk, is het belangrijk om een duidelijke structuur aan te brengen. Begin met het bepalen van welke teams en kanalen je nodig hebt en hoe je de informatie wilt organiseren.

Denk goed na over de naamgeving van teams en kanalen, zodat vrijwilligers intuïtief weten waar ze moeten zijn. Bijvoorbeeld een team ‘Evenementen 2023’ met kanalen voor verschillende evenementen, of een team ‘Vrijwilligerscoördinatie’ met kanalen voor ‘Roosters’, ‘Trainingen’ en ‘Onboarding’.

Maak ook afspraken over hoe Microsoft 365 gebruikt wordt. Bijvoorbeeld:

Wanneer gebruik je chatten en wanneer e-mail?
Waar worden documenten opgeslagen en hoe worden ze genoemd?
Hoe geef je aan dat iets urgente aandacht nodig heeft?
Hoe vaak wordt er verwacht dat vrijwilligers Teams checken?

Bij Officebox helpen we regelmatig non-profit organisaties om hun Microsoft Teams-omgeving optimaal in te richten voor vrijwilligerswerk. We begrijpen de unieke uitdagingen van vrijwilligersorganisaties en bieden praktische oplossingen die passen bij jouw specifieke situatie. Onze Officebox 365 oplossing combineert de kracht van Microsoft 365 met extra beveiliging, beheer en ondersteuning, zodat jij en je vrijwilligers zorgeloos kunnen samenwerken.

Door slim gebruik te maken van Microsoft Teams kunnen vrijwilligersorganisaties hun impact vergroten, de coördinatie verbeteren en vrijwilligers meer betrekken – ook als ze niet fysiek aanwezig kunnen zijn. En dat alles in een veilige, professionele omgeving.