Wat is inbegrepen in Microsoft 365?

Wat is Microsoft 365? Een compleet overzicht

Microsoft 365 is een cloudgebaseerd abonnement dat je toegang geeft tot de bekende Office-apps en nog veel meer. Anders dan de vroegere Office-pakketten die je eenmalig kocht en op je computer installeerde, werkt Microsoft 365 met een abonnementsmodel. Dit betekent dat je altijd toegang hebt tot de nieuwste versies zonder extra kosten.

De evolutie van Office naar Microsoft 365 is een interessant verhaal. Het begon allemaal met losse Office-programma’s die op cd-roms werden verkocht. Daarna kwamen de Office-pakketten met Word, Excel en PowerPoint in één doos. In 2011 introduceerde Microsoft ‘Office 365‘ als cloudversie, en in 2020 werd dit omgedoopt tot ‘Microsoft 365’ om aan te geven dat het veel meer omvat dan alleen de traditionele Office-apps.

Het belangrijkste verschil tussen een traditioneel Office-pakket en Microsoft 365 zit in het betalingsmodel en de extra mogelijkheden. Bij een eenmalige aankoop betaal je één keer voor de software, maar krijg je geen updates naar nieuwere versies. Met een Microsoft abonnement betaal je maandelijks of jaarlijks, maar heb je altijd de nieuwste functies, cloud-opslag en extra apps zoals Teams.

De belangrijkste applicaties binnen Microsoft 365

In Microsoft 365 vind je bekende toepassingen zoals Word voor tekstverwerking, Excel voor spreadsheets, PowerPoint voor presentaties en Outlook voor e-mail en agenda. Deze apps ken je waarschijnlijk al, maar in Microsoft 365 bieden ze meer functies dan de traditionele versies.

De cloudversies hebben namelijk grote voordelen ten opzichte van de lokale installaties. Je kunt bijvoorbeeld samenwerken aan documenten in realtime: jij en je collega’s kunnen tegelijkertijd in hetzelfde bestand werken en elkaars wijzigingen direct zien. Ook werken je bestanden automatisch samen met OneDrive, waardoor je vanaf elk apparaat toegang hebt tot je documenten.

Exclusieve functies die alleen beschikbaar zijn in Microsoft 365 zijn onder andere AI-gestuurde hulpmiddelen zoals Editor in Word, die je schrijfstijl verbetert, en Designer in PowerPoint, die automatisch professionele slide-ontwerpen suggereert. Ook heb je toegang tot online sjablonen, iconen en stockfoto’s die continu worden bijgewerkt – iets wat je met een eenmalige aankoop niet krijgt.

Cloud-diensten en opslag: OneDrive en SharePoint

Bij elk Microsoft 365 abonnement krijg je OneDrive-opslag. Voor persoonlijke gebruikers betekent dit standaard 1 TB (1000 GB) per gebruiker. Dat is enorm veel ruimte – genoeg voor ongeveer 300.000 documenten of 250.000 foto’s. Je bestanden worden automatisch gesynchroniseerd tussen je apparaten, zodat je altijd bij je documenten kunt, ook als je offline bent.

Voor bedrijven biedt SharePoint uitgebreidere mogelijkheden. Hiermee kun je niet alleen bestanden opslaan, maar ook intranet-sites maken, kennisbanken opzetten en documenten beheren met geavanceerde rechtenstructuren. SharePoint is eigenlijk het centrale punt voor samenwerking binnen organisaties.

De cloud-omgeving van Microsoft biedt uitstekende beveiligingsmaatregelen. Je gegevens worden versleuteld, zowel tijdens overdracht als in de opslag. Microsoft maakt automatisch back-ups en beschermt je tegen dataverlies. Daarnaast kun je verwijderde bestanden terughalen en eerdere versies van documenten herstellen, wat een extra veiligheidslaag biedt tegen menselijke fouten of ongelukken.

Microsoft Teams: Meer dan alleen videobellen

Sinds de pandemie kent iedereen Teams als videobel-app, maar het is zoveel meer. Teams is een compleet samenwerkingsplatform dat chatten, videovergaderingen, bestandsdeling en gezamenlijk werken aan projecten mogelijk maakt – allemaal binnen één interface.

De integratie met andere Microsoft 365 tools maakt Teams extra krachtig. Je kunt bijvoorbeeld Word-, Excel- of PowerPoint-bestanden direct in Teams openen en bewerken zonder van app te wisselen. Ook kun je apps toevoegen zoals Planner voor projectmanagement of Forms voor enquêtes.

De gratis versie van Teams biedt basisvideogesprekken en chatten, maar met een Microsoft 365 abonnement krijg je uitgebreidere mogelijkheden. Denk aan langere vergaderingen, opnemen van gesprekken, meer opslagruimte en geavanceerde beveiligingsopties. Voor bedrijven is Teams in combinatie met de andere Microsoft apps een complete oplossing voor moderne communicatie en samenwerking.

Hoeveel apparaten kun je gebruiken met één Microsoft 365-abonnement?

De licentiestructuur van Microsoft 365 is flexibel en hangt af van het type abonnement. Voor particulieren biedt Microsoft 365 Personal de mogelijkheid om op 5 apparaten tegelijk in te loggen (PC’s, Macs, tablets en smartphones). Het Family-abonnement is nog voordeliger: hiermee kunnen tot 6 gebruikers elk hun eigen account hebben en op 5 apparaten per persoon inloggen.

Zakelijke licenties werken weer anders. Standaard krijgt elke gebruiker met een Microsoft 365 Business of Enterprise licentie toegang op 5 PC’s of Macs, 5 tablets en 5 mobiele apparaten – in totaal dus 15 apparaten per gebruiker. Dit maakt het mogelijk om zowel op kantoor, thuis als onderweg probleemloos te werken.

Het beheer van deze gebruikersaccounts en licenties gebeurt via het Microsoft 365 Admin Center. Hier kunnen beheerders nieuwe accounts aanmaken, licenties toewijzen, en toegangsrechten beheren. Voor gezinsabonnementen geldt dat iedereen een eigen Microsoft-account nodig heeft, maar dat één persoon als beheerder fungeert die de licenties verdeelt.

Zakelijke varianten van Microsoft 365: Business vs. Enterprise

Microsoft 365 heeft verschillende abonnementen voor bedrijven, met als hoofdcategorieën Business (voor kleine tot middelgrote bedrijven tot 300 gebruikers) en Enterprise (voor grotere organisaties). Business-abonnementen beginnen bij eenvoudige e-mail en online apps, en gaan door naar Business Premium dat alle apps, geavanceerde beveiliging en apparaatbeheer omvat.

De Enterprise-versies bieden meer geavanceerde functies voor grotere organisaties. Dit zijn bijvoorbeeld uitgebreide compliance-tools, juridische bewaarplicht voor e-mails, en geavanceerde analytics. Ook krijg je met Enterprise-licenties onbeperkte e-mailopslag en de mogelijkheid om je eigen apps te ontwikkelen met Power Apps.

De kosten variëren aanzienlijk tussen de verschillende niveaus. Business-abonnementen zijn doorgaans goedkoper, beginnend rond de €5 per gebruiker per maand voor de basisversie tot ongeveer €20 voor Premium. Enterprise-licenties beginnen bij ongeveer €25 en kunnen oplopen tot €50 per gebruiker per maand voor de meest uitgebreide pakketten. Het kiezen van het juiste abonnement hangt af van de specifieke behoeften van je organisatie.

Is Microsoft 365 geschikt voor jouw organisatie?

Of Microsoft 365 past bij jouw bedrijf hangt af van verschillende factoren. Voor kleine bedrijven biedt het een betaalbare manier om toegang te krijgen tot professionele tools zonder grote investeringen in hardware en software. Middelgrote organisaties profiteren van de flexibiliteit en schaalbaarheid, terwijl grote ondernemingen waarderen dat ze consistente software wereldwijd kunnen uitrollen.

De return on investment komt vooral uit verbeterde productiviteit en samenwerking. Teams die samen aan documenten kunnen werken, overal toegang hebben tot hun bestanden, en efficiënt kunnen communiceren, besparen tijd en voorkomen fouten. Volgens onderzoek van Forrester kan de invoering van Microsoft 365 leiden tot een ROI van 162% over drie jaar door verhoogde productiviteit en verminderde IT-kosten.

De migratie van oudere systemen naar Microsoft 365 vraagt wel een goede voorbereiding. Het is belangrijk om je huidige data te inventariseren, gebruikers voor te bereiden op de verandering, en mogelijk trainingen aan te bieden. De meest succesvolle implementaties volgen een gefaseerde aanpak, waarbij eerst de basisfuncties worden ingevoerd en later de meer geavanceerde mogelijkheden.

Microsoft 365 via Officebox: Voordelen en ondersteuning

Als je Microsoft 365 via ons aanschaft, krijg je meer dan alleen software. We bieden namelijk persoonlijke ondersteuning bij het opzetten van je omgeving, het configureren van beveiligingsinstellingen, en het oplossen van problemen. Onze experts kennen de ins en outs van Microsoft 365 en kunnen je helpen het maximale uit je investering te halen.

Implementatiehulp en training maken een groot verschil bij het succes van Microsoft 365 in je organisatie. We helpen niet alleen met de technische aspecten, maar ook met het trainen van je medewerkers zodat ze efficiënt kunnen werken met de nieuwe tools. Dit versnelt de adoptie en zorgt ervoor dat je sneller resultaat ziet.

Bij Officebox geloven we in lokale support in Nederland. Als ICT- en cloudprovider met meer dan 20 jaar ervaring begrijpen we de specifieke behoeften van Nederlandse organisaties. Of je nu een kleine vereniging bent, een stichting, accountantskantoor of een ander type bedrijf – wij helpen je om slimme keuzes te maken zodat je optimaal kunt presteren met moderne technologie zoals Microsoft 365.