In een tijd waarin samenwerken op afstand de norm is geworden, speelt Microsoft Teams een sleutelrol in de dagelijkse communicatie van veel organisaties. Of je nu vanuit huis werkt of op kantoor, Teams biedt een enorme verscheidenheid aan functies die vaak onontdekt blijven. Voor non-profit organisaties die elke euro nuttig willen besteden, is het optimaal benutten van deze bestaande tools een slimme zet. Uit onderzoek blijkt dat de meeste gebruikers slechts 20% van de beschikbare functies in Teams gebruiken. Stap met ons in de wereld van verborgen Teams-mogelijkheden die je werkdag kunnen transformeren en je helpen om je maatschappelijke doelen effectiever te bereiken.
1: Achtergrondeffecten voor professionele vergaderingen
Ken je dat gevoel? Je zit midden in een belangrijke online vergadering met externe partners, maar op de achtergrond zie je een rommelige boekenkast of huisgenoten die voorbij lopen. Met Teams achtergrondeffecten los je dit probleem direct op.
Je kunt kiezen voor een subtiele vervaging die afleidingen minimaliseert maar toch een natuurlijke indruk geeft. Of ga een stap verder en kies een volledig aangepaste achtergrond die past bij jouw organisatie. Upload bijvoorbeeld het logo van je stichting of een afbeelding die past bij je missie. Dit werkt eenvoudig: klik op de drie puntjes tijdens je vergadering, selecteer ‘Achtergrondeffecten’ en kies de gewenste optie of upload je eigen afbeelding.
Professionele uitstraling is belangrijk in externe contacten, en deze functie helpt je om altijd een verzorgde indruk te maken – zonder dat je je zorgen hoeft te maken over je fysieke omgeving.
2: Vergaderingen automatisch opnemen en transcriberen
Herken je dit? Je hebt een waardevolle vergadering gehad, maar belangrijke details zijn verloren gegaan omdat niemand uitgebreide notities maakte. Met de opname- en transcriptiefunctie in Teams is dit verleden tijd.
Start een opname door tijdens de vergadering op de drie puntjes te klikken en ‘Opname starten’ te selecteren. Na afloop wordt de opname automatisch opgeslagen in de chat van de vergadering én in Microsoft Stream. Nog handiger: activeer transcriptie tijdens de vergadering en Teams zet gesproken woord om in tekst, inclusief wie wat zei. Dit maakt het zoeken naar specifieke informatie achteraf een fluitje van een cent.
Voor non-profit organisaties met beperkte administratieve ondersteuning is dit een tijdbesparende functie die ervoor zorgt dat belangrijke beslissingen en afspraken altijd gedocumenteerd zijn, zonder extra werk.
3: Samen aan documenten werken binnen kanalen
Het eindeloze heen en weer sturen van documentversies via e-mail is niet alleen tijdrovend, maar leidt ook regelmatig tot verwarring over welke versie nu de juiste is. Teams biedt een veel effectievere oplossing.
Door documenten direct in Teams-kanalen te delen en te bewerken, kunnen alle teamleden tegelijkertijd aan hetzelfde bestand werken. Klik op ‘Nieuw’ in het tabblad ‘Bestanden’ van je kanaal, of upload een bestaand document. Het bestand opent direct in Teams, zonder dat je hoeft te schakelen tussen applicaties. Je ziet in real-time wie welke wijzigingen aanbrengt, kunt opmerkingen plaatsen, en belangrijke passages markeren.
Deze naadloze samenwerking is vooral waardevol voor non-profit organisaties die werken met vrijwilligers op verschillende locaties. Iedereen blijft op dezelfde pagina, letterlijk en figuurlijk, zonder verwarrende e-mailwisselingen.
4: Hoe bereik je collega’s sneller met @vermeldingen?
In de dagelijkse stroom van berichten is het soms moeilijk om de aandacht te krijgen van precies die collega’s die je nodig hebt. Met @vermeldingen in Teams bereik je direct de juiste personen.
Typ @ gevolgd door een naam om een specifiek persoon te taggen (@Marieke), gebruik @channel om iedereen in het huidige kanaal te notificeren, of @team voor het gehele team. De getagde personen krijgen een duidelijke melding en jouw bericht wordt voor hen gemarkeerd. Je kunt zelfs @vermeldingen gebruiken in reacties op berichten of in documenten waarin je samenwerkt.
Voor kleine teams met beperkte tijd is dit een efficiënte communicatiemethode die helpt om sneller beslissingen te nemen en vertragingen door gemiste berichten te voorkomen. Vermijd wel overmatig gebruik om ‘notificatiemoeheid’ te voorkomen.
5: Prioriteiten beheren met de opdrachten functie
Teams bevat een krachtige maar vaak over het hoofd geziene functie: de opdrachtenbalk. Door commando’s te typen na een schuine streep (/), krijg je toegang tot snelle acties zonder door menu’s te hoeven navigeren.
Probeer bijvoorbeeld /call om direct een gesprek te starten, /meet now voor een spontane vergadering, of /saved om je opgeslagen berichten te bekijken. Een bijzonder nuttig commando is /status, waarmee je snel je beschikbaarheid kunt aanpassen. Type gewoon / in het berichtenveld om alle beschikbare commando’s te zien.
Deze tijdbesparende snelkoppelingen zijn ideaal voor drukke medewerkers en vrijwilligers die snel tussen taken moeten schakelen. Je hoeft niet meer te zoeken naar functies in verschillende menu’s, wat kostbare minuten bespaart in je werkdag.
6: Power Automates integreren in werkstromen
Terugkerende taken nemen kostbare tijd in beslag die je liever zou besteden aan je kernmissie. Microsoft Power Automate, volledig geïntegreerd in Teams, kan veel van deze taken automatiseren.
Je kunt bijvoorbeeld een automatische workflow instellen die nieuwe documenten in een specifiek kanaal plaatst wanneer ze worden toegevoegd aan een SharePoint-bibliotheek. Of laat automatisch een bericht in Teams verschijnen wanneer een formulier wordt ingevuld. Ga naar Apps in Teams, zoek naar Power Automate en ontdek tientallen kant-en-klare sjablonen of bouw je eigen workflows met de intuïtieve interface.
Voor non-profit organisaties met beperkte administratieve ondersteuning biedt dit waardevolle tijdwinst. Taken die voorheen handmatig werden gedaan, zoals het versturen van herinneringen of het verzamelen en organiseren van informatie, gebeuren nu automatisch.
7: Polls en formulieren voor snelle besluitvorming
Besluitvorming binnen organisaties kan soms traag verlopen, vooral wanneer je input nodig hebt van meerdere stakeholders. Teams maakt dit proces aanzienlijk efficiënter met geïntegreerde polls en Forms.
Voeg de Forms-app toe aan Teams en maak eenvoudig polls die je direct in chats of vergaderingen kunt delen. Typ ‘@Forms’ in een chatbericht en creëer in enkele klikken een poll. Voor uitgebreidere feedback kun je complete formulieren maken met verschillende vraagtypes en deze delen met je team. De resultaten worden in real-time bijgewerkt, zodat je direct kunt zien hoe de stemming verloopt.
Dit is een democratische manier om snel feedback te verzamelen, vooral nuttig voor non-profit organisaties waar breed draagvlak belangrijk is, maar vergadertijd beperkt.
8: Werken in kanalen versus privéchats
Een van de grootste productiviteitsvalkuilen in Teams is het niet optimaal gebruiken van de verschillende communicatiemogelijkheden. Wanneer gebruik je kanalen en wanneer privéchats?
Kanalen zijn ideaal voor onderwerpen die relevant zijn voor een grotere groep en waar transparantie gewenst is. Denk aan projectupdates, beleidsdiscussies of teambreed relevante vragen. De informatie blijft hier doorzoekbaar voor het hele team. Privéchats zijn daarentegen perfect voor snelle, één-op-één vragen, gevoelige zaken of gesprekken die niet relevant zijn voor de bredere groep.
Door bewust te kiezen tussen deze opties, voorkom je informatieoverbelasting en zorg je ervoor dat kennis toegankelijk blijft voor iedereen die het nodig heeft. Dit is bijzonder waardevol voor non-profit organisaties waar kennisdeling cruciaal is, maar tijd beperkt.
Van Teams gebruiker naar Teams expert
Het implementeren van deze acht functies kan een opmerkelijk verschil maken in je dagelijkse werkprocessen. Begin niet met alles tegelijk, maar kies één of twee functies die de grootste impact kunnen hebben op jouw specifieke uitdagingen. Experimenteer hiermee en voeg geleidelijk meer toe aan je routine.
Vergeet niet om deze kennis te delen met je collega’s. Technologie werkt het best wanneer iedereen in je organisatie dezelfde tools en methoden gebruikt. Organiseer eventueel een korte demonstratiesessie waarin je deze functies laat zien aan je team.
Bij Officebox zien we dagelijks hoe non-profit organisaties floreren wanneer ze de volledige kracht van hun bestaande software benutten. We helpen je graag om het maximale uit Microsoft Teams te halen, zodat je je kunt focussen op wat echt belangrijk is: je maatschappelijke missie. Welke van deze functies ga jij als eerste uitproberen?
Veelgestelde vragen
Hoe kan ik Teams optimaal gebruiken als we een beperkte internetverbinding hebben?
Bij een beperkte internetverbinding kun je een aantal aanpassingen maken: schakel je video uit tijdens vergaderingen, gebruik de optie 'lage bandbreedte' in de Teams-instellingen, en overweeg om grote bestanden via SharePoint te delen in plaats van direct in Teams. Download ook belangrijke documenten vooraf als je weet dat je verbinding onbetrouwbaar zal zijn. Teams heeft ook een mobiele app die vaak beter presteert op langzame verbindingen dan de desktopversie.
Welke Teams-functies zijn specifiek nuttig voor het organiseren van vrijwilligersevenementen?
Voor vrijwilligersevenementen biedt Teams diverse handige functies: gebruik Shifts om roosters te maken en te delen, maak een speciale Teams-omgeving per evenement met relevante kanalen, gebruik Forms voor aanmeldingen en evaluaties, en benut takenlijsten om verantwoordelijkheden duidelijk toe te wijzen. Maak ook gebruik van Teams-vergaderingen met opnamefunctie voor vrijwilligers die een briefing hebben gemist, en overweeg een gedeeld notitieboek in OneNote om alle evenementinformatie op één plek te bewaren.
Hoe zorg ik ervoor dat oudere vrijwilligers of medewerkers met minder digitale vaardigheden ook met Teams kunnen werken?
Organiseer korte, gerichte trainingssessies die zich richten op slechts één of twee functies per keer. Maak eenvoudige stappenplannen met screenshots die mensen kunnen printen en naast hun computer leggen. Stel een 'Teams-buddy' aan die gemakkelijk bereikbaar is voor vragen. Moedig mensen ook aan om de Teams-mobiele app te gebruiken, die vaak intuïtiever is voor beginners. Vergeet niet regelmatig te checken of er ondersteuning nodig is en vier kleine successen om het vertrouwen te vergroten.
Kunnen we Teams ook veilig gebruiken voor het delen van gevoelige informatie, zoals donateursgegevens?
Ja, mits je de juiste voorzorgsmaatregelen neemt. Gebruik privékanalen of chatgroepen met beperkte toegang voor gevoelige informatie. Overweeg voor zeer gevoelige documenten om deze in SharePoint op te slaan met specifieke toegangsrechten, en deel alleen de link in Teams. Activeer tweefactorauthenticatie voor alle gebruikers en stel duidelijke richtlijnen op over welke informatie wel en niet in Teams gedeeld mag worden. Controleer regelmatig je toegangsinstellingen om zeker te weten dat alleen de juiste mensen toegang hebben.
Hoe kunnen we Teams integreren met andere systemen die we gebruiken in onze non-profit organisatie?
Teams kan met veel andere systemen integreren via verschillende methoden. Gebruik de beschikbare app-integraties voor populaire diensten zoals Asana, Trello of Salesforce. Voor specifieke systemen kun je Power Automate gebruiken om aangepaste workflows te maken zonder te programmeren. Voor geavanceerdere integraties biedt Microsoft API's en ontwikkelaarstools. Begin klein met één integratie die veel handmatig werk kan besparen, zoals het automatisch delen van nieuwe donaties uit je CRM-systeem in een specifiek Teams-kanaal.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het gebruik van Teams en hoe kunnen we deze vermijden?
Veelvoorkomende fouten zijn: te veel kanalen aanmaken waardoor informatie versnipperd raakt, bestanden direct in chats delen in plaats van in kanalen (waardoor ze moeilijker terug te vinden zijn), vergeten om @vermeldingen te gebruiken waardoor berichten gemist worden, en niet goed instellen van notificaties. Voorkom deze problemen door een duidelijke Teams-structuur af te spreken, regelmatig op te ruimen, goede bestandsbeheergewoonten te ontwikkelen, en tijd te nemen om de notificatie-instellingen goed te configureren zodat je wel belangrijke updates krijgt maar niet overspoeld wordt.
Hoe kunnen we het succes van onze Teams-implementatie meten binnen onze organisatie?
Meet het succes van Teams door zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens te verzamelen. Kwantitatief kun je kijken naar het aantal actieve gebruikers, berichtactiviteit per kanaal, aantal vergaderingen, en de vermindering van e-mails. Voor kwalitatieve metingen kun je korte enquêtes houden over medewerkerstevredenheid, tijdsbesparing, en verbeterde samenwerking. Organiseer ook regelmatig korte feedback-sessies om verbeterpunten te identificeren. Focus niet alleen op gebruik, maar ook op de impact: vraag of Teams daadwerkelijk helpt bij het bereiken van jullie maatschappelijke doelen.