Als stichting wil je je maatschappelijke doelen bereiken zonder tijd te verliezen aan ingewikkelde digitale systemen. Met beperkte budgetten en vaak weinig technische kennis in huis, is het vinden van de juiste digitale werkplek een uitdaging. SharePoint kan hierbij uitkomst bieden als centraal platform waar je informatie organiseert, deelt en samenwerkt. Speciaal voor non-profit organisaties biedt SharePoint flexibele mogelijkheden die perfect aansluiten bij jullie unieke behoeften: van documentbeheer tot vrijwilligersportalen en van projectmanagement tot bestuursdashboards. In dit artikel ontdek je acht praktische SharePoint-toepassingen die het werk van jouw stichting kunnen vereenvoudigen en verbeteren.
1: Gezamenlijk documentbeheer zonder versieconflicten
Ken je het probleem van meerdere versies van hetzelfde document die rondgaan via e-mail? Bij stichtingen waar bestuursdocumenten, projectplannen en subsidieaanvragen vaak door meerdere mensen worden bewerkt, kan dit leiden tot chaos en fouten. SharePoint lost dit op door gelijktijdig bewerken mogelijk te maken.
Met SharePoint kunnen meerdere medewerkers of vrijwilligers tegelijkertijd aan hetzelfde document werken, zonder elkaar in de weg te zitten. Het systeem houdt automatisch bij wie welke wijzigingen heeft aangebracht en bewaart eerdere versies, zodat je altijd terug kunt naar een vorige versie als dat nodig is. Daarnaast kun je per document of bibliotheek instellen wie mag lezen, bewerken of goedkeuren, wat perfect werkt voor gevoelige bestuursdocumenten.
Door documenten centraal op te slaan in SharePoint, voorkom je dat bestanden kwijtraken of dat mensen met verouderde versies werken. Dit is bijzonder waardevol voor stichtingen die met externe partners samenwerken aan subsidieaanvragen of projectdocumentatie.
2: Automatisering van vergadercycli en besluitvorming
Stichtingen draaien vaak op regelmatige vergaderingen en formele besluitvorming. De administratieve last hiervan kan aanzienlijk zijn: agenda’s opstellen, documenten verzamelen, notulen maken en actiepunten bijhouden. SharePoint kan dit proces grotendeels automatiseren met workflows.
Je kunt bijvoorbeeld een workflow opzetten die automatisch vergaderdocumenten verzamelt, agenda’s genereert en deze op het juiste moment verstuurt naar deelnemers. Na de vergadering kunnen actiepunten worden toegewezen aan verantwoordelijken, met automatische herinneringen als deadlines naderen. Besluitvorming wordt vastgelegd en is eenvoudig terug te vinden, wat zorgt voor transparantie en continuïteit binnen je organisatie.
Voor bestuursvergaderingen is dit ideaal: iedereen heeft tijdig toegang tot de juiste stukken, besluitvorming is goed gedocumenteerd, en de opvolging van actiepunten verloopt gestructureerd – allemaal zonder extra administratieve belasting.
3: Gepersonaliseerde vrijwilligersportalen
Vrijwilligers zijn het kloppend hart van veel stichtingen, maar het kan een uitdaging zijn om hen goed geïnformeerd en betrokken te houden. Met SharePoint kun je een gepersonaliseerd vrijwilligersportaal bouwen waar vrijwilligers precies die informatie vinden die voor hen relevant is.
In zo’n portaal kun je trainingsmaterialen, roosters, handleidingen en nieuws delen, afgestemd op de specifieke rol van elke vrijwilliger. Ze kunnen eenvoudig beschikbaarheid doorgeven, uren registreren of vragen stellen. Het portaal werkt op alle apparaten, zodat vrijwilligers ook onderweg toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben.
Dit versterkt de binding met je vrijwilligers en maakt het onboarding-proces van nieuwe vrijwilligers veel efficiënter. Bovendien geeft het je als stichting inzicht in de activiteiten en bijdragen van je vrijwilligers, zonder dat je constant e-mails hoeft te sturen of telefoontjes moet plegen om iedereen op de hoogte te houden.
4: Projectmanagement voor fondsenwerving
Fondsenwerving is voor veel stichtingen essentieel, maar het bijhouden van verschillende fondsenwervingsprojecten kan complex zijn. SharePoint biedt toegankelijke projectmanagementtools die je helpen het overzicht te bewaren zonder dat je gespecialiseerde software nodig hebt.
Je kunt per fondsenwervingsproject taken aanmaken, deadlines instellen, verantwoordelijken toewijzen en de voortgang monitoren. Alle bijbehorende documenten, zoals projectplannen, begrotingen en rapportages, bewaar je op dezelfde plaats. Met aangepaste lijsten houd je gemakkelijk donateursinformatie bij en plan je opvolgacties.
Bijzonder handig is de mogelijkheid om automatische rapportages te genereren die laten zien hoeveel fondsen je hebt geworven, welke acties succesvol waren en waar nog kansen liggen. Dit helpt je niet alleen bij het verantwoorden van resultaten naar stakeholders, maar ook bij het verbeteren van je fondsenwervingsstrategie.
5: Veilige opslag van gevoelige persoonsgegevens
Stichtingen werken vaak met gevoelige persoonsgegevens van cliënten, donateurs of andere betrokkenen. De AVG/GDPR-regelgeving stelt strenge eisen aan hoe je met deze gegevens omgaat. SharePoint biedt robuuste beveiligingsmogelijkheden die je helpen compliant te blijven zonder je werkprocessen te verstoren.
Je kunt gedetailleerde toegangsrechten instellen zodat alleen geautoriseerde medewerkers bij bepaalde informatie kunnen. Gevoelige documenten kun je extra beveiligen met wachtwoorden of versleuteling. SharePoint houdt bovendien bij wie wanneer welke gegevens heeft ingezien of aangepast, wat handig is voor auditdoeleinden.
Voor stichtingen is deze combinatie van gebruiksgemak en veiligheid ideaal: je beschermt de privacy van je doelgroep terwijl je tegelijkertijd efficiënt kunt blijven werken. De ingebouwde compliance-tools maken het bovendien eenvoudiger om aan je wettelijke verplichtingen te voldoen zonder dure externe consultants in te huren.
6: Een centrale kennisbank voor medewerkers
Hoe zorg je dat kennis en expertise binnen je stichting behouden blijft, ook als medewerkers of vrijwilligers vertrekken? Een centrale kennisbank in SharePoint kan het antwoord zijn. Hierin verzamel je alle procedures, beleidsdocumenten, veelgestelde vragen en best practices die belangrijk zijn voor je organisatie.
Het opzetten van zo’n kennisbank is eenvoudiger dan je denkt. Begin met het categoriseren van informatie in logische thema’s. Maak gebruik van SharePoint’s krachtige zoekfunctie zodat medewerkers snel vinden wat ze nodig hebben. Zorg voor een duidelijke structuur en houd de informatie actueel door regelmatig updates te plannen.
Een goed opgezette kennisbank vermindert de tijd die medewerkers kwijt zijn aan het zoeken naar informatie en zorgt voor consistentie in werkwijzen. Bovendien maakt het de introductie van nieuwe medewerkers of vrijwilligers veel sneller, omdat ze zelfstandig antwoorden kunnen vinden op veel van hun vragen.
7: Integratie met andere Microsoft-diensten
Een van de grote voordelen van SharePoint is de naadloze integratie met andere Microsoft-diensten die veel stichtingen al gebruiken. Dit creëert een samenhangende digitale werkplek waarbij alles met elkaar verbonden is.
Denk aan de koppeling met Microsoft Teams voor online vergaderingen en chatten, Outlook voor e-mail en agenda’s, Forms voor enquêtes en aanmeldformulieren, en Power BI voor geavanceerde datavisualisaties. Je kunt bijvoorbeeld een Teams-vergadering organiseren direct vanuit een SharePoint-projectsite, of een Forms-enquête insluiten in je vrijwilligersportaal.
Deze integraties zorgen ervoor dat je niet steeds hoeft te wisselen tussen verschillende applicaties. Voor stichtingen met beperkte ICT-capaciteit betekent dit minder technische problemen en een lagere leercurve voor medewerkers, omdat alles binnen dezelfde vertrouwde omgeving werkt.
8: Aanpasbare dashboards voor directie en bestuur
Bestuurders en directieleden van stichtingen hebben behoefte aan actuele inzichten in de prestaties van de organisatie. Met SharePoint kun je gepersonaliseerde dashboards maken die in één oogopslag de belangrijkste informatie tonen.
Deze dashboards kunnen real-time gegevens visualiseren over projectvoortgang, financiële resultaten, fondsenwervingsactiviteiten of bereik van je doelgroep. Je bepaalt zelf welke KPI’s relevant zijn voor jouw stichting en hoe deze worden weergegeven. Bestuurders kunnen zo direct zien hoe de stichting ervoor staat, zonder door complexe rapporten te hoeven bladeren.
Het grote voordeel is dat deze dashboards automatisch worden bijgewerkt wanneer onderliggende gegevens veranderen. Dit bespaart tijd bij het voorbereiden van bestuursvergaderingen en zorgt ervoor dat beslissingen worden genomen op basis van de meest actuele informatie. Voor bestuurders die vaak op afstand werken, biedt dit waardevolle real-time inzichten in de organisatie.
Aan de slag met SharePoint voor jouw stichting
SharePoint biedt stichtingen een krachtig platform dat meegroeit met je behoeften. Of je nu begint met eenvoudig documentbeheer of direct een complete digitale werkplek wilt opzetten, het platform is flexibel genoeg om aan te passen aan jouw specifieke situatie en budget.
Begin klein met één of twee toepassingen die de grootste pijnpunten in je organisatie aanpakken. Vaak is documentbeheer een goed startpunt, omdat hier meestal de snelste winst te behalen valt. Betrek medewerkers en vrijwilligers bij het proces en zorg voor voldoende training om de adoptie te bevorderen.
Bij Officebox begrijpen we de unieke uitdagingen van stichtingen en helpen we je graag om SharePoint optimaal in te zetten voor jouw doelen. Zo kun je je volledig richten op je maatschappelijke missie, terwijl je digitale werkplek perfect aansluit bij wat je nodig hebt. Heb je vragen over hoe SharePoint specifiek voor jouw stichting kan werken? We denken graag met je mee over een oplossing die past bij jouw situatie en budget.
Veelgestelde vragen
Welke SharePoint-licentie hebben we als stichting nodig?
Als stichting kom je waarschijnlijk in aanmerking voor Microsoft's non-profit licenties, die aanzienlijke kortingen of zelfs gratis toegang bieden. De meest voorkomende opties zijn Microsoft 365 Business Basic (met basisfunctionaliteit van SharePoint Online) of Microsoft 365 Business Standard (met uitgebreidere mogelijkheden). Grotere stichtingen kunnen ook kijken naar Microsoft 365 E3 non-profit. Check het Microsoft non-profit programma om te zien voor welke licenties jouw stichting in aanmerking komt.
Hoeveel technische kennis is nodig om SharePoint voor onze stichting in te richten?
Voor basisfunctionaliteiten zoals documentbeheer en eenvoudige sites heb je weinig technische kennis nodig - SharePoint is ontworpen met gebruiksvriendelijkheid in gedachten. Voor meer geavanceerde toepassingen zoals workflows, dashboards of integraties kan enige technische kennis of externe hulp waardevol zijn. Begin met de intuïtieve onderdelen en volg online trainingen om stapsgewijs meer complexe functies te leren. Microsoft biedt ook uitgebreide documentatie en tutorials specifiek voor beginners.
Hoe zorgen we ervoor dat onze vrijwilligers SharePoint daadwerkelijk gaan gebruiken?
Succesvol gebruik door vrijwilligers begint met goede introductie en training. Organiseer korte workshops waar vrijwilligers kunnen oefenen met de functies die zij nodig hebben. Creëer een eenvoudige handleiding met screenshots voor veelvoorkomende taken. Benoem enkele 'SharePoint-ambassadeurs' onder je vrijwilligers die anderen kunnen helpen en vergeet niet het 'waarom' uit te leggen: hoe SharePoint hun werk makkelijker maakt. Begin met één toepassing die een duidelijk probleem oplost, zodat vrijwilligers direct de voordelen ervaren.
Kunnen we SharePoint ook gebruiken voor externe communicatie met onze doelgroep?
Ja, SharePoint is uitstekend geschikt voor het opzetten van externe communicatiekanalen. Je kunt een publieke website bouwen met SharePoint waar je nieuws, evenementen en informatie deelt met je doelgroep. Ook kun je beveiligde portalen maken waar specifieke externe doelgroepen kunnen inloggen voor gepersonaliseerde content of diensten. Met de juiste instellingen kun je precies bepalen welke content openbaar is en welke alleen voor geregistreerde gebruikers, waardoor je een balans vindt tussen openheid en privacy.
Wat zijn de grootste valkuilen bij het implementeren van SharePoint in een stichting?
De meest voorkomende valkuil is te veel willen doen in één keer, waardoor het project complex en onoverzichtelijk wordt. Begin klein met één concrete toepassing en bouw stapsgewijs uit. Een andere veelgemaakte fout is onvoldoende aandacht voor training en verandermanagement, waardoor adoptie achterblijft. Tot slot worstelen stichtingen vaak met een onduidelijke structuur in hun documenten en informatie; neem de tijd om een logische indeling te ontwerpen voordat je alles overzet naar SharePoint.
Hoe beschermen we onze gegevens als we SharePoint in de cloud gebruiken?
Microsoft biedt robuuste beveiligingsmaatregelen voor SharePoint Online, maar als stichting kun je extra stappen nemen. Configureer multifactor-authenticatie (MFA) voor alle gebruikers om je accounts te beschermen. Stel duidelijke toegangsrechten in per site, bibliotheek en document. Maak gebruik van gegevensbewaarbeleid en classificatielabels om gevoelige informatie te markeren en te beschermen. Regelmatige training van medewerkers en vrijwilligers over veilig werken in de cloud is minstens zo belangrijk als technische maatregelen.
Is het mogelijk om SharePoint geleidelijk in te voeren naast onze bestaande systemen?
Absoluut, een geleidelijke aanpak werkt vaak het beste. Begin bijvoorbeeld met het migreren van documentbeheer naar SharePoint, terwijl andere systemen nog in gebruik blijven. SharePoint kan vaak integreren met bestaande tools via connectoren of API's. Plan een gefaseerde overgang waarbij je steeds één werkproces of afdeling overzet, evalueer de resultaten, en pas waar nodig aan voordat je verder gaat. Deze incrementele benadering vermindert risico's en geeft gebruikers de tijd om te wennen aan de nieuwe werkwijze.