Heb jij bedrijfsbeleid voor veilig gebruik van AI-tools?

AI Bedrijfsbeleid

De risico’s van AI-tools

Het gebruik van AI-tools neemt razendsnel toe. Tools zoals ChatGPT en Copilot worden steeds toegankelijker en geïntegreerd in dagelijkse werkprocessen. Dit maakt het voor organisaties lastig om volledig zicht te houden op wie, waar en hoe deze tools binnen de organisatie worden gebruikt. Zonder duidelijke afspraken en monitoring kunnen medewerkers onbewust vertrouwelijke gegevens invoeren of niet-goedgekeurde tools gebruiken, wat leidt tot risico’s zoals:

• Dataverlies: Wanneer gevoelige bedrijfsinformatie in AI-tools wordt ingevoerd, kunnen deze gegevens buiten de organisatie terechtkomen.
• Privacyproblemen: AI-systemen verwerken data en kunnen deze opslaan, afhankelijk van de instellingen. Dit brengt risico’s met zich mee voor persoonsgegevens en andere vertrouwelijke informatie.
• Compliance-uitdagingen: De aankomende AI Act vereist dat AI op transparante en veilige wijze wordt gebruikt. Niet voldoen aan de regelgeving kan resulteren in boetes en reputatieschade.

Het is daarom cruciaal dat organisaties een duidelijk beleid ontwikkelen om onveilig gebruik van AI-tools te voorkomen en dat managementteams inzicht krijgen in het gebruik van deze technologieën binnen hun organisatie.

Hoe stel je een beleid op voor veilig AI-gebruik?

Een beleid voor veilig AI-gebruik helpt jouw bedrijf de voordelen van AI te benutten zonder risico’s te nemen. Belangrijke stappen zijn:

1. Definieer wat wel en niet mag

• Verbied het invoeren van gevoelige informatie (van klanten), zoals persoonsgegevens, financiële data en strategische plannen, in AI-tools.
• Zorg dat AI-tools alleen via goedgekeurde accounts en netwerken worden gebruikt. Schaf eventueel een betaalde versie aan van de AI-tools, deze zijn garanderen in veel gevallen een betere beveiliging van gegevens.

2. Train en informeer medewerkers

• Medewerkers moeten begrijpen welke risico’s AI-gebruik met zich meebrengt.
• Train ze in het herkennen van onveilige situaties, zoals het invoeren van vertrouwelijke informatie.

3. Bereid je voor op de AI Act

• Classificeer het AI-gebruik in je organisatie en zorg voor naleving van transparantie- en ethische verplichtingen.
• Documenteer je AI-gebruik en zorg dat je kunt aantonen dat je voldoet aan de wetgeving.

4. Monitor en evalueer regelmatig

• AI en wetgeving veranderen snel. Zorg ervoor dat je beleid actueel blijft en pas het aan waar nodig.

De AI Act: Wat betekent dit voor jouw organisatie?

De AI Act, die binnenkort in werking treedt, stelt strenge eisen aan het gebruik van AI-tools. Denk hierbij aan:

• Transparantie: Gebruikers moeten weten wanneer ze met AI te maken hebben en welke data wordt verwerkt.
• Verantwoordelijkheid: Organisaties moeten AI op ethische wijze inzetten en het risico voor betrokkenen minimaliseren.
• Controle: Bedrijven moeten kunnen aantonen dat ze voldoen aan de regelgeving.

Een goed beleid voor AI-gebruik zorgt ervoor dat je compliant bent met deze wetgeving en risico’s voorkomt.

Officebox staat klaar om te helpen

Bij Officebox begrijpen we hoe complex het kan zijn om veilig met nieuwe technologieën om te gaan. Met onze expertise in IT-beveiliging en oplossingen zoals Barracuda PhishLine ondersteunen we organisaties bij het implementeren van beveiligingstools en het trainen van medewerkers.

Wil je meer weten over hoe jouw organisatie veilig gebruik kan maken van AI? Neem contact met ons op. Samen zorgen we voor een veilige en toekomstbestendige digitale werkplek.