Het importeren van oude emails naar Office 365 is een proces dat zorgvuldigheid vereist, maar met de juiste voorbereiding goed uitvoerbaar is. Je kunt je bestaande emailarchief naar Office 365 overzetten via verschillende methodes, waaronder via Outlook, het Exchange Admin Center of met PowerShell-commando’s. Het meest gebruikte formaat hiervoor is PST (Personal Storage Table), dat je vanuit verschillende emailprogramma’s kunt exporteren. De migratietijd is afhankelijk van factoren zoals dataomvang en je internetsnelheid, maar met goede planning kun je een soepele email migratie realiseren.
Wat moet ik voorbereiden voordat ik emails importeer naar Office 365?
Voordat je start met het importeren van je oude emails naar Office 365, is een gedegen voorbereiding essentieel. Dit voorkomt problemen tijdens het migratieproces en zorgt voor een soepele overgang.
Begin met het controleren van de beschikbare opslagruimte in je Office 365 account. Elke gebruiker heeft standaard 50GB opslagruimte voor emails, maar als je een groot archief hebt, is het verstandig om te verifiëren of dit voldoende is. Je kunt eventueel extra opslagruimte aanschaffen indien nodig.
Verzamel vervolgens alle benodigde inloggegevens. Zorg dat je zowel toegang hebt tot je huidige emailaccount als tot je Office 365 omgeving met de juiste administratieve rechten. Voor sommige importmethodes heb je beheerdersrechten nodig in Office 365.
Maak altijd een back-up van je huidige emails voordat je aan de migratie begint. Dit is je veiligheidsnet voor het geval er iets misgaat tijdens het importproces. Afhankelijk van je huidige emailprogramma kun je deze back-up maken door je emails naar PST-bestanden te exporteren.
Schoon je mailbox alvast op door onnodige of verouderde emails te verwijderen. Dit vermindert de hoeveelheid data die je moet migreren en versnelt het proces. Let wel op dat je geen belangrijke informatie verwijdert die je later nog nodig hebt.
Test tenslotte met een kleine hoeveelheid data of het importproces werkt zoals verwacht. Dit geeft je inzicht in eventuele problemen voordat je je volledige emailarchief overzet.
Welke importmethodes zijn beschikbaar voor Office 365?
Office 365 biedt verschillende methodes voor het importeren van je oude emails, elk met eigen voor- en nadelen afhankelijk van je specifieke situatie en technische kennis.
De meest toegankelijke methode is via Microsoft Outlook. Hierbij exporteer je eerst je emails naar een PST-bestand vanuit je huidige emailprogramma, om ze vervolgens te importeren in Outlook dat verbonden is met je Office 365 account. Deze methode is ideaal voor individuele gebruikers of kleine hoeveelheden data.
Voor grotere organisaties is het Exchange Admin Center een krachtigere optie. Via deze webinterface kunnen beheerders email migratie projecten voor meerdere gebruikers tegelijk opzetten. Je kunt hiermee migreren vanuit andere Exchange-servers, IMAP-servers of PST-bestanden. Deze methode biedt meer controle en rapportagemogelijkheden.
Technisch onderlegde gebruikers kunnen PowerShell-commando’s gebruiken voor geavanceerde migratiescenario’s. Met PowerShell heb je volledige controle over het migratieproces en kun je complexe taken automatiseren, zoals het migreren van specifieke mappen of het toepassen van filters tijdens de migratie.
Er zijn ook hybride migratievormen mogelijk, waarbij je geleidelijk emailaccounts overzet terwijl beide systemen tijdelijk naast elkaar blijven werken. Dit vermindert downtime en geeft gebruikers de tijd om te wennen aan de nieuwe omgeving.
Ten slotte biedt Microsoft ook een Import Service voor Office 365, waarmee je PST-bestanden kunt uploaden naar een Azure Storage-locatie, van waaruit ze geïmporteerd worden in Office 365 mailboxen. Deze dienst is handig voor grotere migraties waarbij je veel PST-bestanden moet verwerken.
Voor optimaal gebruik van deze methodes en een naadloze overgang naar een moderne werkomgeving kun je meer leren over onze complete Office 365 oplossingen die aansluiten bij jouw organisatie.
Hoe werkt het importeren van PST-bestanden naar Office 365?
Het importeren van PST-bestanden naar Office 365 is een veelgebruikte methode om je emailarchief over te zetten. PST-bestanden (Personal Storage Table) zijn containers waarin Outlook je emails, contacten en agenda-items opslaat.
Eerst moet je PST-bestanden aanmaken vanuit je huidige emailprogramma. In Outlook ga je naar ‘Bestand’ > ‘Openen en exporteren’ > ‘Importeren/Exporteren’ en kies je voor ‘Exporteren naar een bestand’ > ‘Outlook-gegevensbestand (.pst)’. Selecteer vervolgens welke mappen je wilt exporteren en waar je het bestand wilt opslaan.
Voor het importeren naar Office 365 heb je twee hoofdmethodes:
- Netwerk-uploadmethode: Hierbij upload je PST-bestanden via het Exchange Admin Center of PowerShell. Deze methode werkt goed voor kleinere bestanden of wanneer je een snelle internetverbinding hebt.
- Drive shipping-methode: Bij grote hoeveelheden data kun je je PST-bestanden kopiëren naar een versleutelde harde schijf en deze fysiek naar Microsoft verzenden, die de bestanden vervolgens importeert in je Office 365 tenant.
Na het uploaden moet je een importtaak aanmaken die aangeeft waar de PST-bestanden moeten worden geïmporteerd. Je kunt kiezen om de inhoud te importeren naar specifieke mailboxen of archiefmailboxen.
Het is belangrijk om de mapstructuur in je PST-bestanden goed te organiseren voordat je ze importeert. Office 365 behoudt deze structuur tijdens het importproces, wat het terugvinden van emails naderhand vergemakkelijkt.
Voor grotere organisaties raden we aan om het importproces in batches uit te voeren. Dit maakt het beheer overzichtelijker en voorkomt overbelasting van je netwerk.
Wat zijn veelvoorkomende problemen bij het importeren van emails?
Bij het importeren van emails naar Office 365 kunnen verschillende uitdagingen optreden die het proces kunnen vertragen of zelfs blokkeren. Kennis van deze veelvoorkomende problemen helpt je om ze te voorkomen of snel op te lossen.
Grootte-beperkingen vormen een van de grootste obstakels. Office 365 heeft een maximale PST-bestandsgrootte van 50GB voor imports. Grotere bestanden moeten worden opgesplitst voordat je ze kunt importeren. Daarnaast geldt er een maximale berichtgrootte van 150MB, wat betekent dat zeer grote emails met bijlagen mogelijk niet geïmporteerd kunnen worden.
Dubbele emails zijn een ander veelvoorkomend probleem. Als je niet zorgvuldig bent met je importfilters, kun je per ongeluk dezelfde emails meerdere keren importeren, wat leidt tot dubbele berichten in je mailbox. Office 365 heeft geen automatische deduplicatie-functie tijdens het importeren.
Compatibiliteitsproblemen kunnen optreden wanneer je importeert vanuit oudere emailsystemen. Sommige speciale opmaak, aangepaste categorieën of vlaggen worden mogelijk niet correct overgezet naar Office 365. Ook kunnen bepaalde bestandstypen in bijlagen geblokkeerd worden vanwege beveiligingsredenen.
Netwerk- en verbindingsproblemen kunnen het uploaden van grote PST-bestanden verstoren. Een onderbroken internetverbinding kan ertoe leiden dat je het uploadproces opnieuw moet starten, wat tijdrovend kan zijn.
Ten slotte kunnen er permissie-gerelateerde problemen zijn als de gebruiker die de import uitvoert niet de juiste rechten heeft in Office 365. Voor de meeste importmethodes zijn beheerdersrechten vereist.
Om deze problemen te vermijden, is het verstandig om het importproces grondig te plannen, in kleine batches te werken en een testmigratie uit te voeren voordat je de volledige email migratie start.
Hoe lang duurt het importeren van emails naar Office 365?
De tijd die nodig is om emails te importeren naar Office 365 varieert aanzienlijk en is afhankelijk van verschillende factoren. Er is geen één-op-één formule om de exacte duur te berekenen, maar je kunt wel een realistische inschatting maken.
De hoeveelheid data is de meest bepalende factor. Een kleine mailbox van enkele gigabytes kan binnen enkele uren worden gemigreerd, terwijl grote archieven van tientallen of honderden gigabytes dagen kunnen duren. Microsoft verwerkt gemiddeld 1-2GB per uur bij gebruik van hun importservice.
Je internetsnelheid, vooral de uploadcapaciteit, heeft een significante invloed op de importduur. Bedrijven met een snelle internetverbinding kunnen aanzienlijk kortere migratietijden ervaren dan organisaties met beperkte bandbreedte. Voor zeer grote datasets kan de drive shipping-methode, waarbij je fysiek een harde schijf naar Microsoft verstuurt, sneller zijn dan uploaden via internet.
De gekozen importmethode beïnvloedt ook de totale duur. Directe migratiemethodes zoals Exchange-migratie zijn doorgaans sneller dan het handmatig exporteren en importeren van PST-bestanden. PowerShell-scripts kunnen het proces versnellen voor geavanceerde gebruikers.
Ook moet je rekening houden met de verwerkingstijd aan Microsoft’s kant. Nadat je bestanden zijn geüpload, kan het nog 24-48 uur duren voordat ze volledig zijn verwerkt en beschikbaar zijn in de mailboxen van de gebruikers, afhankelijk van de huidige belasting van het Microsoft-platform.
Voor grote organisaties raden we aan om een gefaseerde migratie uit te voeren, waarbij je gebruikers in groepen migreert. Dit verdeelt de werklast en stelt je in staat om eventuele problemen vroegtijdig te identificeren en op te lossen.
Als je overweegt om over te stappen naar Office 365 en je zorgen maakt over de migratie van je emailarchief, kunnen wij je hierbij helpen. Bij Officebox hebben we ruime ervaring met het begeleiden van organisaties bij hun overstap naar de cloud. We zorgen dat je emailmigratie soepel verloopt, zodat jij je kunt blijven focussen op je dagelijkse werkzaamheden.