Microsoft Copilot brengt AI-assistentie naar Teams vergaderingen en helpt bij voorbereiding, ondersteuning tijdens gesprekken en afhandeling. Het maakt vergaderingen effectiever door automatisch agendapunten voor te stellen, real-time transcripties te maken, samenvattingen te genereren en actiepunten toe te wijzen. Copilot verwerkt zowel gesproken als geschreven communicatie, zoekt relevante documenten en beantwoordt vragen tijdens overleggen. Door deze slimme ondersteuning kun je je focussen op wat echt belangrijk is: waardevolle interacties met je team.
Wat is Microsoft Copilot en hoe werkt het in Teams vergaderingen?
Microsoft Copilot is een AI-assistent die direct in Microsoft Teams is geïntegreerd en je helpt bij het organiseren, uitvoeren en opvolgen van vergaderingen. Het functioneert als een intelligente collega die meeluistert, analyseert, samenvat en informatie verstrekt zonder dat je tussen verschillende apps hoeft te schakelen. Copilot maakt gebruik van GPT-4 technologie om contextueel relevante ondersteuning te bieden.
In Teams vergaderingen is Copilot beschikbaar via een zijpaneel of chatfunctie tijdens videogesprekken. Je kunt Copilot direct opdrachten geven door het te vragen om specifieke taken uit te voeren, zoals “Maak een samenvatting van deze discussie” of “Welke actiepunten zijn er tot nu toe genoemd?”
De basisfunctionaliteiten van Copilot in Teams omvatten:
- Real-time transcriptie en vertaling van gesprekken
- Samenvatten van discussies en besluiten
- Genereren en toewijzen van actiepunten
- Opzoeken van relevante documenten en informatie
- Beantwoorden van vragen tijdens de vergadering
Om toegang te krijgen tot Copilot in Teams heb je een Microsoft 365-abonnement nodig met Copilot-licenties. De functionaliteit is beschikbaar op desktop, mobiel en via webbrowsers, zodat je team altijd en overal kan profiteren van de AI-assistentie.
Hoe kan Copilot helpen bij de voorbereiding van Teams vergaderingen?
Copilot versnelt en verbetert je vergadervoorbereiding door automatisch agenda’s voor te stellen, relevante documenten te verzamelen en voorbereidende informatie samen te vatten. Je kunt Copilot vragen om een agendavoorstel te maken op basis van eerdere vergaderingen, openstaande actiepunten of specifieke onderwerpen die je wilt bespreken.
Een van de meest waardevolle voorbereidingsfuncties is het vermogen van Copilot om relevante documenten en informatie te verzamelen. Wanneer je een vergadering plant, kan Copilot automatisch:
- Gerelateerde e-mails en documenten opzoeken die relevant zijn voor het vergaderonderwerp
- Recente updates van projecten verzamelen die besproken zullen worden
- Informatie over deelnemers voorbereiden, inclusief hun rol en eerdere bijdragen
- Samenvattingen maken van vorige vergaderingen over hetzelfde onderwerp
Bijvoorbeeld, als je een vergadering plant om de voortgang van een project te bespreken, kun je Copilot vragen: “Bereid een agenda voor met de belangrijkste updates van het marketingproject van de afgelopen twee weken.” Copilot zal vervolgens door e-mails, documenten en eerdere vergadernotities zoeken om een gestructureerde agenda samen te stellen.
Daarnaast kan Copilot deelnemers vooraf briefen door een overzicht te sturen met de context, doelen en verwachtingen van de vergadering, zodat iedereen goed voorbereid kan deelnemen. Dit bespaart aanzienlijk veel tijd en zorgt ervoor dat vergaderingen productiever verlopen vanaf het eerste moment. Je kunt meer leren over slimme ICT-oplossingen die je werkprocessen kunnen optimaliseren.
Welke Copilot-functies maken real-time ondersteuning tijdens Teams vergaderingen mogelijk?
Tijdens Teams vergaderingen biedt Copilot real-time ondersteuning door gesprekken te transcriberen, te vertalen, samen te vatten en actiepunten te genereren. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat je volledig aanwezig kunt zijn in het gesprek zonder je zorgen te maken over het maken van aantekeningen of het bijhouden van belangrijke punten.
De real-time transcriptie is een van de meest praktische functies. Copilot zet automatisch gesproken woord om in tekst, wat bijzonder nuttig is voor:
- Deelnemers die later aansluiten en de context willen begrijpen
- Mensen met gehoorproblemen of in lawaaierige omgevingen
- Non-native speakers die moeite hebben met het volgen van snelle gesprekken
De vertaalfunctie maakt internationale samenwerking eenvoudiger door gesprekken in real-time te vertalen naar verschillende talen. Dit betekent dat taalgrenzen geen beperking meer vormen voor effectieve communicatie in je team.
Tijdens langere vergaderingen kan Copilot je helpen door regelmatig samenvattingen te geven van wat er besproken is. Je kunt bijvoorbeeld vragen: “Copilot, kun je samenvatten wat we de afgelopen 15 minuten hebben besproken?” en direct een overzicht krijgen zonder de vergadering te onderbreken.
Een andere waardevolle functie is het genereren en bijhouden van actiepunten. Wanneer tijdens de vergadering taken worden genoemd, kan Copilot deze automatisch registreren, toewijzen aan teamleden en deadlines bijhouden. Je kunt Copilot vragen om alle actiepunten tot nu toe te tonen of specifieke actiepunten toe te wijzen aan bepaalde personen.
Copilot kan ook helpen bij het beantwoorden van vragen die tijdens de vergadering opkomen. Als iemand bijvoorbeeld vraagt naar specifieke projectgegevens of informatie uit eerdere vergaderingen, kun je Copilot vragen om deze informatie op te zoeken zonder de vergadering te onderbreken.
Hoe verbetert Copilot de follow-up na Teams vergaderingen?
Na afloop van een Teams vergadering verbetert Copilot de follow-up door automatisch gedetailleerde samenvattingen te genereren, actiepunten toe te wijzen, herinneringen in te stellen en alle beslissingen te documenteren. Deze gestructureerde afhandeling zorgt ervoor dat niets tussen de mazen van het net valt en alle deelnemers duidelijk weten wat de volgende stappen zijn.
De automatische vergadersamenvatting bevat:
- Een overzicht van de belangrijkste besproken onderwerpen
- Genomen beslissingen met bijbehorende context
- Een lijst met alle actiepunten, verantwoordelijken en deadlines
- Highlights en belangrijke inzichten uit de discussie
Deze samenvattingen worden automatisch gedeeld met alle deelnemers, maar kunnen ook beschikbaar worden gemaakt voor teamleden die niet aanwezig konden zijn. Zo blijft iedereen op de hoogte zonder urenlange opnames te hoeven bekijken.
Voor actiepunten kan Copilot niet alleen toewijzingen maken, maar ook automatisch herinneringen instellen in Outlook of Teams. Je kunt Copilot bijvoorbeeld vragen: “Stel een herinnering in voor alle actiepunten een dag voor de deadline” en deze worden automatisch voor alle betrokkenen ingepland.
Een andere nuttige functie is de mogelijkheid om alle vergaderinformatie te koppelen aan relevante projecten, documenten of werkstromen. Copilot kan automatisch notities toevoegen aan projectmanagementtools of documenten bijwerken met de nieuwste beslissingen.
Voor terugkerende vergaderingen kan Copilot voortgangsrapporten genereren die laten zien welke actiepunten zijn voltooid, welke nog open staan en wat de algemene voortgang is sinds de laatste bijeenkomst. Dit zorgt voor continuïteit en maakt het eenvoudig om projecten op koers te houden.
Wat zijn de beste praktijken voor het gebruik van Copilot in Teams vergaderingen?
Om het meeste uit Copilot te halen tijdens Teams vergaderingen, is het belangrijk om duidelijke instructies te geven, privacy-instellingen te configureren en te zorgen dat alle deelnemers weten hoe ze met de AI kunnen communiceren. Begin met het instellen van parameters voorafgaand aan de vergadering, zoals welk type samenvatting je wilt en welke informatie relevant is.
De beste praktijken voor effectief gebruik van Copilot zijn:
- Start elke vergadering met een duidelijk doel en communiceer dit aan Copilot
- Gebruik specifieke commando’s zoals “Copilot, noteer dit actiepunt voor Jan” of “Copilot, zoek het document over het marketingbudget”
- Vraag tijdens langere vergaderingen om tussentijdse samenvattingen om iedereen gefocust te houden
- Controleer en bewerk de door Copilot gegenereerde samenvattingen voordat je ze deelt
- Combineer Copilot met andere Microsoft 365-tools voor een geïntegreerde werkervaring
Het is ook belangrijk om Copilot niet als vervanging maar als aanvulling op menselijke interactie te zien. De meest effectieve vergaderingen combineren de efficiëntie van AI-ondersteuning met menselijke creativiteit en besluitvorming.
Om Copilot optimaal te integreren met andere Office-toepassingen, kun je bijvoorbeeld vragen om informatie uit een Excel-bestand te halen tijdens een vergadering, of om een PowerPoint-presentatie samen te vatten. Door deze integratie kun je naadloos schakelen tussen verschillende tools zonder de vergadering te onderbreken.
Vergeet niet om feedback te geven aan Copilot als de resultaten niet aan je verwachtingen voldoen. Bijvoorbeeld: “Copilot, kun je deze samenvatting korter maken en focussen op de besluiten?” Dit helpt de AI om beter aan te sluiten bij jouw specifieke behoeften.
Welke privacyaspecten moet je overwegen bij het gebruik van Copilot in Teams?
Bij het gebruik van Copilot in Teams vergaderingen is het essentieel om rekening te houden met privacyoverwegingen, gegevensbeheer en bedrijfsbeleid voor AI-gebruik. Microsoft heeft Copilot ontworpen met privacy als prioriteit, maar als organisatie moet je bepaalde maatregelen nemen om gevoelige informatie te beschermen.
Belangrijke privacyoverwegingen zijn:
- Begrijp welke gegevens Copilot verzamelt en verwerkt tijdens vergaderingen
- Controleer de instellingen voor gegevensretentie en -opslag
- Informeer deelnemers wanneer Copilot actief is in een vergadering
- Stel duidelijke richtlijnen op voor welke informatie gedeeld mag worden met de AI
- Beperk het gebruik van Copilot bij het bespreken van zeer gevoelige onderwerpen
Je kunt de toegang tot Copilot-functionaliteiten beheren via Microsoft 365-beheerinstellingen. Hiermee kun je bepalen welke gebruikers of teams toegang hebben tot specifieke AI-functies en welke beperkingen er gelden.
Voor non-profit organisaties die met gevoelige informatie werken, zoals gegevens van donateurs of begunstigden, is het belangrijk om een duidelijk beleid te hebben over welke informatie Copilot mag verwerken. Je kunt bijvoorbeeld bepaalde categorieën gegevens uitsluiten van AI-verwerking.
Het is ook raadzaam om regelmatig trainingen te organiseren over het verantwoord gebruik van AI-tools zoals Copilot. Zorg ervoor dat medewerkers begrijpen hoe ze Copilot effectief kunnen gebruiken zonder onbedoeld gevoelige informatie te delen.
Ondanks deze overwegingen biedt Copilot aanzienlijke voordelen voor organisaties die hun vergadercultuur willen verbeteren. Door de juiste balans te vinden tussen het benutten van AI-functionaliteiten en het beschermen van privacy, kun je Teams vergaderingen efficiënter en productiever maken.
Bij officebox begrijpen we dat het implementeren van nieuwe technologieën zoals Copilot soms uitdagend kan zijn, vooral als het gaat om privacyoverwegingen. We helpen organisaties om de juiste balans te vinden tussen innovatie en gegevensbescherming, zodat je met vertrouwen gebruik kunt maken van deze krachtige AI-tools.
Veelgestelde vragen
Hoe kan ik Copilot activeren tijdens een lopende Teams vergadering?
Om Copilot tijdens een lopende vergadering te activeren, klik je op de Copilot-knop in de Teams-interface (herkenbaar aan het sterrenpictogram). Vervolgens kun je in het zijpaneel direct vragen stellen of opdrachten geven zoals 'Maak een samenvatting' of 'Noteer actiepunten'. Als de knop niet zichtbaar is, controleer dan of je organisatie de juiste Copilot-licenties heeft geactiveerd voor jouw account.
Wat moet ik doen als Copilot niet alle deelnemers goed verstaat tijdens een vergadering?
Als Copilot moeite heeft met het verstaan van alle deelnemers, zorg dan eerst dat iedereen een goede microfoon gebruikt en in een rustige omgeving zit. Je kunt deelnemers ook vragen om langzamer en duidelijker te spreken. Daarnaast kun je de transcriptie handmatig corrigeren door naar het transcriptievenster te gaan en wijzigingen aan te brengen. Voor terugkerende problemen met specifieke namen of technische termen, kun je een aangepast woordenboek instellen via de Teams-instellingen.
Kan ik Copilot ook gebruiken in vergaderingen met externe deelnemers die geen Microsoft-licentie hebben?
Ja, je kunt Copilot gebruiken in vergaderingen met externe deelnemers, maar alleen jij en andere deelnemers met Copilot-licenties hebben toegang tot de AI-functionaliteiten. Externe deelnemers kunnen de transcripties en samenvattingen zien die je deelt, maar kunnen Copilot niet direct aansturen. Je kunt de gegenereerde informatie wel exporteren en delen via andere kanalen. Informeer externe deelnemers altijd vooraf dat je Copilot gebruikt tijdens de vergadering.
Hoe betrouwbaar zijn de automatisch gegenereerde actiepunten van Copilot?
De betrouwbaarheid van automatisch gegenereerde actiepunten hangt af van de duidelijkheid van de gesprekken. Voor optimale resultaten, kondig actiepunten expliciet aan met zinnen als 'Dit is een actiepunt voor...' Controleer altijd de gegenereerde actiepunten na de vergadering op nauwkeurigheid en volledigheid. Uit ervaring blijkt dat Copilot ongeveer 85-90% van duidelijk uitgesproken actiepunten correct identificeert, maar het kan subtiele of impliciet genoemde taken missen.
Welke integraties bestaan er tussen Copilot in Teams en andere Microsoft 365-toepassingen?
Copilot biedt naadloze integraties tussen Teams en andere Microsoft 365-toepassingen. Het kan actiepunten synchroniseren met Microsoft Planner of To Do, vergaderinformatie koppelen aan relevante SharePoint-documenten, en inzichten uit Outlook-e-mails of OneDrive-bestanden ophalen tijdens vergaderingen. Je kunt bijvoorbeeld vragen: 'Copilot, voeg deze actiepunten toe aan ons projectbord in Planner' of 'Haal de laatste versie van het budgetrapport op uit SharePoint'. Deze integraties worden regelmatig uitgebreid met nieuwe functionaliteiten.
Hoe kan ik mijn team trainen om Copilot effectief te gebruiken in Teams vergaderingen?
Begin met een introductiesessie waarin je de basiscommando's en mogelijkheden van Copilot demonstreert. Maak een beknopt referentiedocument met veelgebruikte opdrachten en deel dit met je team. Plan vervolgens een proefvergadering waarin teamleden kunnen experimenteren met verschillende functies. Stimuleer je team om Copilot geleidelijk te integreren, beginnend met eenvoudige taken zoals transcriptie en samenvattingen, voordat ze overgaan op complexere functionaliteiten. Verzamel regelmatig feedback en deel succesvolle gebruikscasussen binnen het team.
In hoeverre kan Copilot omgaan met de Nederlandse taal tijdens Teams vergaderingen?
Copilot kan uitstekend overweg met de Nederlandse taal, zowel voor transcriptie als voor het genereren van samenvattingen en het beantwoorden van vragen. De spraakherkenning voor Nederlands is sterk verbeterd in recente updates. Voor optimale resultaten is het aan te raden duidelijk te articuleren en dialect of zeer technisch jargon te vermijden. Merk op dat sommige specifieke Nederlandse vakterminologie soms minder accuraat wordt verwerkt, maar de algemene prestaties in het Nederlands zijn vergelijkbaar met die in het Engels.