Het monitoren van de bereikbaarheid van je team in Microsoft Teams is essentieel voor effectieve samenwerking, vooral wanneer medewerkers hybride werken. Als beheerder of teamleider wil je weten wanneer collega’s beschikbaar zijn en hoe actief ze zijn in de applicatie. Teams biedt verschillende tools en instellingen om dit inzicht te krijgen, maar het is belangrijk om dit op de juiste manier te doen, met respect voor de privacy van je medewerkers.
In dit artikel leggen we uit hoe je de verschillende mogelijkheden van Teams kunt gebruiken om de bereikbaarheid van je team te monitoren, welke rapportageopties beschikbaar zijn en hoe je dit in balans houdt met privacyoverwegingen.
Wat betekenen de verschillende statussen in Teams?
Teams toont vijf hoofdstatussen die de beschikbaarheid van gebruikers aangeven: Beschikbaar (groene stip), Bezet (rode stip), Niet storen (rode stip met een wit streepje), Zo terug (geel klokje) en Offline (grijze stip). Deze statussen worden automatisch bepaald door Teams op basis van activiteit in de applicatie en gekoppelde Microsoft 365-apps.
De status ‘Beschikbaar’ betekent dat de gebruiker actief is in Teams of recent activiteit heeft getoond. ‘Bezet’ wordt automatisch ingesteld wanneer iemand in een vergadering zit, een gesprek voert of wanneer de computer als actief wordt gedetecteerd. De status ‘Niet storen’ kan handmatig worden ingesteld of wordt automatisch geactiveerd tijdens het delen van het scherm.
‘Zo terug’ geeft aan dat er enige tijd geen activiteit is gedetecteerd, maar dat de gebruiker nog steeds is ingelogd. ‘Offline’ betekent dat Teams niet actief is of dat de gebruiker zich heeft afgemeld. Gebruikers kunnen hun status ook handmatig aanpassen en een aangepast statusbericht toevoegen om specifieke informatie te delen over hun beschikbaarheid.
Hoe kun je zien wanneer medewerkers actief zijn in Teams?
Je kunt de activiteit van medewerkers in Teams monitoren door naar hun profielfoto’s te kijken in chatlijsten, teamkanalen en de contactenlijst. De gekleurde indicator naast elke profielfoto toont de huidige status, en je kunt op iemands profiel klikken voor meer details over de laatste activiteit.
In teamkanalen zie je bij elk bericht een tijdstempel die aangeeft wanneer het bericht is geplaatst. Teams kan ook ‘Laatst gezien’-informatie tonen wanneer je op iemands profiel klikt, maar dit is alleen zichtbaar als de persoon dit heeft toegestaan in de privacyinstellingen.
Voor een breder overzicht kun je de aanwezigheidsfunctie gebruiken in de Teams-app. Ga naar ‘Contacten’ om een lijst van je frequente contactpersonen te zien met hun huidige status. Je kunt ook specifieke personen toevoegen aan je contactenlijst om hun status gemakkelijker te volgen.
Welke rapportageopties biedt Teams voor beheerders?
Microsoft Teams biedt beheerders uitgebreide rapportageopties via het Microsoft 365-beheercentrum en het Teams-beheercentrum. Deze rapporten tonen gebruikersactiviteit, apparaatgebruik, vergaderstatistieken en adoptiecijfers, zonder individuele berichten of gespreksinhoud prijs te geven.
In het beheercentrum vind je onder ‘Rapporten’ de sectie ‘Microsoft Teams’ met verschillende rapportages. Het gebruiksrapport toont hoeveel gebruikers actief zijn geweest in een bepaalde periode, welke functies ze hebben gebruikt en op welke apparaten. Het rapport over apparaatgebruik geeft inzicht in of medewerkers Teams gebruiken op desktop, mobiel of via de webbrowser.
Vergaderactiviteitsrapporten laten zien hoeveel vergaderingen er zijn gehouden, wat de gemiddelde duur is en hoeveel deelnemers er waren. Deze gegevens helpen bij het begrijpen van samenwerkingspatronen en het identificeren van trends in het teamgebruik. Alle rapporten kunnen worden geëxporteerd naar Excel voor verdere analyse en bevatten geen persoonlijke gespreksinhoud.
Hoe stel je aangepaste aanwezigheidsmeldingen in?
Aangepaste aanwezigheidsmeldingen in Teams kunnen door individuele gebruikers worden ingesteld via de statusinstellingen. Klik op je profielfoto, selecteer je huidige status en kies ‘Aangepast statusbericht instellen’ om een persoonlijk bericht toe te voegen dat anderen kunnen zien.
Als beheerder kun je beleidsregels instellen die bepalen hoe lang aangepaste statusberichten zichtbaar blijven en welke standaardopties beschikbaar zijn. Via het Teams-beheercentrum kun je onder ‘Messaging policies’ instellingen configureren voor statusberichten en aanwezigheidsinformatie.
Je kunt ook automatische antwoorden instellen in Outlook die worden gesynchroniseerd met Teams. Wanneer iemand een automatisch antwoord heeft ingesteld vanwege vakantie of afwezigheid, wordt dit vaak ook getoond in de Teams-status. Dit helpt teamleden te begrijpen waarom iemand niet beschikbaar is en wanneer diegene terugkeert.
Wat zijn de privacyoverwegingen bij het monitoren van Teams-activiteit?
Het monitoren van Teams-activiteit moet altijd in balans zijn met de privacy van medewerkers. Gebruikers hebben controle over hun aanwezigheidsinformatie en kunnen ervoor kiezen om hun ‘Laatst gezien’-status te verbergen via de privacyinstellingen in Teams.
Als organisatie is het belangrijk om transparant te zijn over welke gegevens worden verzameld en hoe deze worden gebruikt. Beheerderrapporten bevatten geen persoonlijke berichten of gespreksinhoud, maar wel activiteitspatronen en gebruiksstatistieken. Communiceer duidelijk naar je team waarom je deze informatie verzamelt en hoe dit bijdraagt aan betere samenwerking.
Respecteer de werk-privébalans van je medewerkers door niet te verwachten dat ze altijd op ‘Beschikbaar’ staan. Offline- of ‘Niet storen’-statussen moeten worden gerespecteerd. Gebruik de monitoringtools om trends te identificeren en de samenwerking te verbeteren, niet om individuele medewerkers te controleren op hun dagelijkse activiteiten.
Een goede ICT-omgeving met Microsoft Teams en Office 365 vraagt om de juiste balans tussen inzicht en privacy. Bij Officebox helpen we organisaties al meer dan 20 jaar bij het optimaal inrichten van hun digitale werkplek, inclusief de juiste instellingen voor samenwerking en privacy. Wil je weten hoe je Teams het beste kunt inzetten voor jouw team? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak wordt de status in Teams automatisch bijgewerkt?
Teams werkt de status elke 5 minuten bij op basis van activiteit in de applicatie en gekoppelde Office 365-apps. Bij actief gebruik kan de status sneller veranderen, bijvoorbeeld direct naar 'Bezet' wanneer je deelneemt aan een vergadering of je scherm deelt.
Kunnen medewerkers zien dat ik hun activiteit monitor als beheerder?
Nee, medewerkers zien niet dat je beheerderrapporten bekijkt. Deze rapporten bevatten alleen geaggregeerde gegevens zonder persoonlijke berichten. Wel kunnen ze zien wanneer je hun profiel bekijkt of hun status controleert via de normale Teams-interface.
Wat moet ik doen als een medewerker altijd op 'Offline' staat terwijl ze wel werken?
Dit kan verschillende oorzaken hebben: Teams is niet geïnstalleerd, ze werken alleen via de webbrowser, of hun privacyinstellingen verbergen hun status. Controleer eerst of Teams correct is geïnstalleerd en vraag de medewerker om hun privacyinstellingen te controleren onder Instellingen > Privacy.
Hoe kan ik voorkomen dat medewerkers hun status constant handmatig aanpassen?
Als beheerder kun je via het Teams-beheercentrum beleidsregels instellen die bepalen hoe lang aangepaste statusberichten actief blijven. Stel een maximale duur in (bijvoorbeeld 4 uur) waarna de status automatisch terugkeert naar de werkelijke activiteitsstatus.
Welke gegevens kan ik exporteren uit Teams-rapporten voor verdere analyse?
Je kunt gebruikersactiviteit, apparaatgebruik, vergaderstatistieken en adoptiecijfers exporteren naar Excel. Deze gegevens bevatten tijdsperiodes, aantal actieve gebruikers, gebruikte functies en apparaattypes, maar geen persoonlijke berichten of gespreksinhoud.
Hoe stel ik een beleid in voor automatische status updates tijdens werkuren?
Via het Teams-beheercentrum kun je onder 'Meeting policies' en 'Messaging policies' instellingen configureren. Je kunt bijvoorbeeld instellen dat de status automatisch op 'Beschikbaar' wordt gezet tijdens werkuren en op 'Niet storen' buiten werktijd, maar gebruikers kunnen dit nog steeds handmatig overschrijven.
Wat betekent het als iemand een gele stip heeft maar wel reageert op berichten?
Een gele stip ('Zo terug') betekent dat er enige tijd geen activiteit in Teams is gedetecteerd, maar de persoon is nog steeds ingelogd. Ze kunnen wel berichten ontvangen en beantwoorden via meldingen of andere apparaten. De status wordt automatisch bijgewerkt naar 'Beschikbaar' zodra ze weer actief zijn in Teams.