Teams-telefonie biedt veel meer mogelijkheden dan alleen bellen en gebeld worden. Met een keuzemenu kun je inkomende gesprekken automatisch doorverbinden naar de juiste medewerker of afdeling, wat zorgt voor een professionele uitstraling en betere klantenservice. Voor accountants- en administratiekantoren is dit vooral handig om cliënten direct door te verbinden met de juiste specialist.
Het instellen van een keuzemenu in Microsoft Teams vereist wel de juiste licentie en configuratie. In dit artikel lopen we stap voor stap door het proces: van de benodigde licenties tot het testen van je nieuwe telefoonsysteem.
Wat is een keuzemenu in Teams-telefonie en waarom heb je het nodig?
Een keuzemenu in Teams-telefonie is een automatische telefoondienst die bellers een gesproken menu aanbiedt met verschillende keuzemogelijkheden. Bellers drukken op een cijfer om te worden doorverbonden met de gewenste afdeling of medewerker.
Voor veel bedrijven is een keuzemenu onmisbaar geworden. Het zorgt ervoor dat gesprekken direct bij de juiste persoon terechtkomen, wat tijd bespaart voor zowel je medewerkers als je klanten. Denk bijvoorbeeld aan een accountantskantoor waar cliënten kunnen kiezen tussen: “druk 1 voor salarisadministratie, druk 2 voor jaarrekeningen, druk 3 voor algemene vragen”.
Het grootste voordeel is dat je geen receptionist nodig hebt om gesprekken door te verbinden. Bovendien kunnen bellers buiten kantooruren nog steeds informatie krijgen of een voicemail inspreken voor de juiste afdeling. Dit verhoogt de bereikbaarheid en professionaliteit van je organisatie aanzienlijk.
Welke licentie heb je nodig voor Teams-telefonie met keuzemenu?
Voor een keuzemenu in Teams-telefonie heb je minimaal een Microsoft Teams Phone Standard-licentie nodig, plus een Calling Plan of Direct Routing voor externe gesprekken. De functie voor automatische telefoondienst is inbegrepen bij deze licenties.
De Teams Phone Standard-licentie kost ongeveer 7 euro per gebruiker per maand. Daarnaast heb je een manier nodig om externe gesprekken te ontvangen en te voeren. Dit kan via een Microsoft Calling Plan (vanaf 2 euro per maand voor binnenlandse gesprekken) of via Direct Routing met een externe telefonieprovider.
Voor kleinere organisaties is een Calling Plan vaak de eenvoudigste optie. Grotere bedrijven kiezen soms voor Direct Routing, omdat dit meer flexibiliteit biedt en vaak kostenefficiënter is. Let erop dat je voor elke gebruiker die telefoongesprekken moet kunnen voeren een aparte licentie nodig hebt, maar voor het keuzemenu zelf hoef je geen extra licenties aan te schaffen.
Hoe configureer je een automatische telefoondienst in Teams?
Je configureert een automatische telefoondienst via het Teams admin center onder “Voice” en vervolgens “Auto attendants”. Klik op “Add” om een nieuwe dienst aan te maken en voer de basisinstellingen in, zoals naam en tijdzone.
De configuratie begint met het aanmaken van een nieuwe auto attendant. Geef deze een duidelijke naam, zoals “Hoofdmenu kantoor”, en stel de juiste tijdzone in. Vervolgens kun je kiezen of je een resource account wilt toewijzen. Dit is handig als je een specifiek telefoonnummer aan het keuzemenu wilt koppelen.
In de volgende stappen configureer je de openingstijden. Je kunt verschillende menu’s instellen voor kantooruren en buiten kantooruren. Voor de meeste bedrijven is het handig om tijdens kantooruren het volledige keuzemenu aan te bieden en daarbuiten alleen de mogelijkheid om een voicemail in te spreken.
Tot slot upload je de audiobestanden voor je menu. Je kunt kiezen voor text-to-speech (de computer leest je tekst voor) of je eigen audio-opnames uploaden. Voor een professionele uitstraling raden we aan om zelf ingesproken berichten te gebruiken.
Hoe stel je keuzemenu-opties en doorverbindingen in?
Keuzemenu-opties stel je in door voor elk cijfer (0–9) een actie te definiëren: doorverbinden naar een persoon, groep, ander menu of voicemail. Dit doe je in de sectie “Call flow” van de configuratie van je auto attendant.
Voor elke cijferoptie kun je verschillende acties instellen. De meest gebruikte opties zijn:
- Doorverbinden naar een specifieke gebruiker
- Doorverbinden naar een call queue (wachtrij voor een team)
- Een bericht afspelen en ophangen
- Doorverbinden naar een ander submenu
- Doorverbinden naar de voicemail van een gebruiker of gedeelde mailbox
Bij het instellen van doorverbindingen is het belangrijk om na te denken over de logica. Gebruik cijfer 0 meestal voor de receptie of algemene vragen, en geef de meest gevraagde afdelingen de laagste cijfers. Voor accountantskantoren werkt vaak: 1 voor salarisadministratie, 2 voor belastingzaken, 3 voor boekhouding en 9 voor de directie.
Vergeet niet om ook een timeout-actie in te stellen voor wanneer bellers geen keuze maken. Meestal verbind je ze dan door naar de receptie of een algemene voicemail.
Welke problemen kom je tegen bij de installatie van Teams-telefonie?
De meest voorkomende problemen bij de installatie van Teams-telefonie zijn fouten in de licentie- en configuratie-instellingen, onjuiste DNS-instellingen en gebruikers die geen telefoonnummer toegewezen krijgen. Ook audiokwaliteitsproblemen door netwerkcongestie komen regelmatig voor.
Een veelvoorkomend probleem is dat gebruikers wel een Teams Phone-licentie hebben, maar geen telefoonnummer kunnen krijgen omdat er geen Calling Plan of Direct Routing is geconfigureerd. Dit zie je vaak terug als foutmelding “Unable to assign phone number” in het admin center.
Netwerkgerelateerde problemen zijn ook lastig. Teams-telefonie stelt specifieke eisen aan het netwerk, zoals voldoende bandbreedte en lage latency. Als je kantoor een trage internetverbinding heeft of er veel netwerkverkeer is, kan dit leiden tot slechte geluidskwaliteit of verbindingsproblemen.
DNS-configuratie is een ander struikelblok. Voor Direct Routing moet je specifieke DNS-records aanmaken die verwijzen naar je Session Border Controller. Als deze niet goed staan, kunnen externe gesprekken niet worden doorverbonden. Het is daarom verstandig om de installatie te laten uitvoeren door een ervaren ICT-partner die bekend is met deze configuraties.
Hoe test en optimaliseer je je Teams-keuzemenu?
Test je Teams-keuzemenu door alle menuopties uit te proberen vanaf verschillende telefoons, zowel intern als extern. Controleer of doorverbindingen correct werken, de audio duidelijk is en voicemails op de juiste plek terechtkomen.
Begin met een grondige test van alle functionaliteiten. Bel je hoofdnummer en probeer elke menuoptie uit. Let vooral op de volgende punten:
- Is de audio duidelijk verstaanbaar?
- Werken alle doorverbindingen naar de juiste personen?
- Functioneert de voicemail correct?
- Wat gebeurt er als niemand opneemt?
- Werkt het menu ook buiten kantooruren?
Na de initiële test is het belangrijk om feedback te verzamelen van je medewerkers en klanten. Vaak blijkt dat bepaalde menuopties onduidelijk zijn of dat veel mensen dezelfde fout maken. Op basis van deze feedback kun je de menukeuzes aanpassen of de audioberichten verduidelijken.
Optimalisatie is een doorlopend proces. Houd bij welke menuopties het meest worden gebruikt en overweeg om populaire opties een lager cijfer te geven. Ook kun je via statistieken in het Teams admin center inzicht krijgen in het gebruik van je auto attendant, zodat je datagedreven verbeteringen kunt doorvoeren.
Het instellen van een professioneel keuzemenu in Microsoft Teams vraagt om de juiste kennis en ervaring. Bij Officebox helpen we accountantskantoren en andere organisaties al meer dan 20 jaar met hun ICT-uitdagingen. Wil je hulp bij het opzetten van Teams-telefonie of heb je vragen over de beste configuratie voor jouw situatie? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Veelgestelde vragen
Kan ik een keuzemenu instellen zonder een externe telefonieprovider?
Nee, voor inkomende gesprekken van buiten je organisatie heb je altijd een Microsoft Calling Plan of Direct Routing nodig. Teams-telefonie werkt intern wel zonder externe provider, maar voor een keuzemenu dat externe bellers kunnen bereiken is een telefoonverbinding naar het publieke telefoonnetwerk vereist.
Hoeveel menuopties kan ik maximaal instellen in een Teams keuzemenu?
Je kunt maximaal 10 menuopties instellen (cijfers 0-9) per menu niveau. Als je meer opties nodig hebt, kun je submenu's aanmaken die weer elk 10 opties kunnen bevatten. Voor de meeste bedrijven zijn 5-7 hoofdopties echter voldoende om overzichtelijk te blijven.
Wat gebeurt er als een medewerker niet opneemt na doorverbinding?
Dit configureer je zelf in de instellingen van elke gebruiker. Je kunt instellen dat het gesprek na een bepaald aantal keer overgaan doorgeschakeld wordt naar voicemail, terug naar het hoofdmenu of naar een andere medewerker. De standaardinstelling is doorschakeling naar voicemail na 20 seconden.
Kan ik verschillende keuzemenu's instellen voor verschillende telefoonnummers?
Ja, je kunt meerdere auto attendants aanmaken en elk koppelen aan een eigen telefoonnummer. Dit is handig als je bijvoorbeeld een apart nummer hebt voor verschillende afdelingen of locaties. Elke auto attendant kan zijn eigen menu-opties en doorverbindingen hebben.
Hoe lang duurt het om een Teams keuzemenu volledig operationeel te krijgen?
Met de juiste licenties en voorbereiding kun je een basis keuzemenu binnen 2-4 uur configureren. Het duurt echter 24-48 uur voordat alle instellingen volledig actief zijn in het Microsoft-systeem. Plan daarom altijd een testperiode in voordat je het systeem live zet.
Wat zijn de kosten voor het laten inspreken van professionele menu-berichten?
Professionele voice-overs kosten tussen de 50-200 euro, afhankelijk van de lengte en complexiteit van je menu's. Je kunt ook zelf berichten inspreken of gebruik maken van de gratis text-to-speech functie van Teams, hoewel dit minder professioneel klinkt dan een ingesproken bericht.
Kan ik statistieken zien van hoe vaak elke menuoptie wordt gebruikt?
Ja, in het Teams admin center kun je onder 'Analytics & reports' gedetailleerde statistieken bekijken van je auto attendant. Je ziet welke menuopties het meest gebruikt worden, hoe lang gesprekken duren en hoeveel gesprekken worden doorverbonden versus naar voicemail gaan. Deze data helpt je bij het optimaliseren van je menu-structuur.