Bij Office 365 krijg je verschillende hoeveelheden opslag, afhankelijk van je abonnement. Standaard ontvang je 1 TB (1000 GB) OneDrive opslag per gebruiker bij de meeste zakelijke abonnementen. Voor SharePoint krijg je 1 TB voor je tenant plus 10 GB per licentie. Exchange mailboxen hebben standaard 50-100 GB opslagruimte. Al deze opslagruimtes werken samen binnen het Microsoft 365 ecosysteem, waardoor je documenten, e-mails en teambestanden veilig kunt opslaan en delen. Je kunt altijd extra opslag aanschaffen als je basisabonnement niet voldoende is.
Wat houdt opslag in Office 365 precies in?
Office 365 opslag bestaat uit verschillende componenten die samen een complete cloudopslagoplossing vormen. De belangrijkste opslagcomponenten zijn:
- OneDrive for Business: Je persoonlijke werkruimte voor het opslaan van documenten. Dit is vergelijkbaar met een persoonlijke harde schijf in de cloud.
- SharePoint Online: De gezamenlijke opslagruimte voor teams. Hier deel je bestanden met collega’s en werk je samen aan documenten.
- Exchange Online: De opslagruimte voor je e-mailbox, agenda, contacten en taken.
Deze opslagcomponenten werken naadloos samen. Zo kun je bijvoorbeeld een document vanuit je OneDrive delen via je Outlook e-mail of direct in Teams plaatsen. Of je kunt bestanden vanuit je SharePoint-omgeving bewerken met Office-applicaties. Dit maakt werken in de cloud met Office 365 bijzonder efficiënt.
Alle opslagcomponenten worden beveiligd volgens de hoge standaarden van Microsoft, inclusief encryptie van gegevens en regelmatige back-ups. Dit betekent dat je data veilig is en beschikbaar wanneer je het nodig hebt.
Hoeveel opslagruimte krijg ik per Office 365 abonnement?
De hoeveelheid opslagruimte verschilt per Office 365 abonnement. Hier is een overzicht van de standaard opslaglimieten per abonnementstype:
| Abonnement | OneDrive opslag | SharePoint opslag | Exchange mailbox |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | 1 TB per gebruiker | 1 TB + 10 GB per gebruiker | 50 GB |
| Microsoft 365 Business Standard | 1 TB per gebruiker | 1 TB + 10 GB per gebruiker | 50 GB |
| Microsoft 365 Business Premium | 1 TB per gebruiker | 1 TB + 10 GB per gebruiker | 50 GB |
| Microsoft 365 E3 | 5 TB per gebruiker | 1 TB + 10 GB per gebruiker | 100 GB |
| Microsoft 365 E5 | 5 TB per gebruiker | 1 TB + 10 GB per gebruiker | 100 GB |
Voor de meeste zakelijke gebruikers is de standaard 1 TB OneDrive opslag meer dan voldoende. Ter vergelijking: 1 TB kan ongeveer 250.000 foto’s of 500 uur HD-video bevatten. Voor documentopslag is dit een enorme hoeveelheid ruimte.
Naast deze standaard limieten, biedt Microsoft ook de mogelijkheid om extra opslagruimte aan te schaffen als je meer nodig hebt.
Hoe wordt mijn OneDrive opslag berekend binnen Office 365?
Je OneDrive opslagruimte wordt per gebruiker toegekend op basis van je Office 365 abonnement. Bij de meeste zakelijke abonnementen krijgt elke gebruiker standaard 1 TB (1000 GB) persoonlijke opslag.
Bij grotere Enterprise-abonnementen (E3 en E5) begint elke gebruiker met 5 TB persoonlijke opslag. Als een organisatie meer dan 5 gebruikers heeft, kan dit zelfs oplopen tot 25 TB per gebruiker na een aanvraag bij Microsoft support.
Je OneDrive opslaggebruik wordt berekend op basis van alle bestanden die je opslaat, inclusief:
- Documenten (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
- Afbeeldingen en video’s
- PDF-bestanden
- Gedeelde bestanden (deze tellen alleen mee voor de eigenaar, niet voor degenen met wie het gedeeld is)
Verwijderde bestanden in de prullenbak tellen ook mee voor je opslaggebruik totdat je de prullenbak leegt. Dit is belangrijk om te weten wanneer je ruimte probeert vrij te maken.
Wat is het verschil tussen SharePoint en OneDrive opslag?
Hoewel zowel SharePoint als OneDrive onderdeel zijn van de Microsoft 365 cloud opslag, hebben ze verschillende doelen en gebruikssituaties:
OneDrive for Business is bedoeld voor:
- Persoonlijke bestandsopslag
- Documenten waaraan je alleen werkt
- Concepten voordat je ze deelt met het team
- Privédocumenten die alleen voor jou toegankelijk moeten zijn
SharePoint Online is bedoeld voor:
- Teamopslag en samenwerking
- Gedeelde documenten en bestanden
- Projectwerkruimtes
- Intranet en kennisbanken
- Procesautomatisering en workflows
Het belangrijkste verschil is dus dat OneDrive primair persoonlijk is, terwijl SharePoint gericht is op teams. Technisch gezien is OneDrive eigenlijk gebouwd op SharePoint-technologie, maar dan geoptimaliseerd voor persoonlijk gebruik.
Voor efficiënt werken in een moderne cloudomgeving gebruik je beide: OneDrive voor je persoonlijke werkbestanden en SharePoint voor alles wat gedeeld moet worden met je team of de hele organisatie.
Hoe kan ik mijn huidige Office 365 opslaggebruik controleren?
Het controleren van je opslaggebruik in Office 365 is eenvoudig. Hier zijn de stappen voor de verschillende componenten:
Voor OneDrive opslaggebruik:
- Log in op www.office.com met je Microsoft-account
- Klik op het OneDrive-pictogram
- Klik linksonder op “Opslag” of scroll naar de onderkant van het linker navigatiepaneel
- Hier zie je een grafiek met je gebruikte en beschikbare opslagruimte
Voor SharePoint opslaggebruik (beheerders):
- Ga naar het Microsoft 365 beheercentrum (admin.microsoft.com)
- Navigeer naar “SharePoint” onder “Admin centers”
- Klik op “Actieve sites”
- Hier zie je een overzicht van alle sites met hun opslaggebruik
Voor Exchange mailbox opslaggebruik:
- Open Outlook (web of desktop app)
- Klik op het tandwielpictogram (Instellingen)
- Zoek naar “Opslaggebruik” of “Storage”
- Hier zie je hoeveel van je mailboxruimte in gebruik is
Door regelmatig je opslaggebruik te controleren, voorkom je verrassingen en kun je op tijd actie ondernemen als je bijna aan je limiet zit.
Wanneer heb ik extra opslag nodig bij mijn Office 365 abonnement?
Er zijn verschillende signalen die aangeven dat je mogelijk extra opslag nodig hebt bij je Office 365 abonnement:
- Je ontvangt meldingen dat je bijna je opslaglimiet bereikt
- Je moet regelmatig bestanden verwijderen om ruimte vrij te maken
- Je werkt met grote bestanden zoals video’s, ontwerpen of datasets
- Je organisatie groeit snel in aantal medewerkers of projecten
- Je bewaart veel historische gegevens voor compliance-doeleinden
Bedrijven in bepaalde sectoren hebben vaak meer opslagruimte nodig. Denk aan architectenbureaus met grote CAD-bestanden, marketingbureaus met veel beeldmateriaal, of accountantskantoren die jaren aan financiële gegevens moeten bewaren.
Voordat je extra opslag aanschaft, is het slim om eerst op te ruimen. Verwijder duplicaten, archiveer oude projecten, en gebruik compressie waar mogelijk. Ook kun je overwegen om grote mediabestanden op te slaan in gespecialiseerde systemen in plaats van in OneDrive of SharePoint.
Kan ik extra opslagruimte toevoegen aan mijn Office 365 pakket?
Ja, je kunt extra opslagruimte toevoegen aan je Office 365 pakket. Microsoft biedt verschillende opties om je standaard opslagruimte uit te breiden:
Voor OneDrive for Business kun je extra opslag aanschaffen in blokken van bijvoorbeeld 50 GB, 100 GB of meer. De prijzen hiervoor variëren, maar rekenen op ongeveer €0,20 per GB per maand is een redelijke schatting.
Voor SharePoint Online kun je extra opslag aanschaffen per GB of in grotere hoeveelheden. Dit wordt meestal toegevoegd aan je tenant en verdeeld over je sites.
Voor Exchange Online kun je upgraden naar archiefmailboxen of premium mailboxen met meer capaciteit.
Om extra opslag aan te schaffen, neem je contact op met je IT-beheerder of direct met je Microsoft partner. Als je werkt met een complete Office 365 oplossing zoals Officebox 365, kunnen zij vaak snel schakelen om je opslagcapaciteit aan te passen aan je behoeften.
Bedenk wel dat meer opslag ook betekent dat je meer data beheert. Zorg daarom voor een goed bestandsbeheer en duidelijke afspraken binnen je organisatie over wat waar wordt opgeslagen.
Wat zijn de belangrijkste overwegingen bij Office 365 opslagbeheer?
Bij het beheren van je Office 365 opslag zijn er enkele belangrijke aspecten om rekening mee te houden:
- Bewaartermijnen: Bepaal hoe lang verschillende soorten documenten bewaard moeten worden. Sommige bestanden moeten jaren bewaard blijven voor wettelijke compliance, terwijl andere na een bepaalde periode verwijderd kunnen worden.
- Back-up strategie: Hoewel Microsoft zorgt voor de infrastructuur, blijf je zelf verantwoordelijk voor je data. Overweeg aanvullende back-up oplossingen voor kritieke bedrijfsgegevens.
- Toegangsrechten: Zorg voor duidelijke rechtenstructuren zodat medewerkers alleen toegang hebben tot de bestanden die ze nodig hebben.
- Versiebeheer: Office 365 bewaart automatisch verschillende versies van documenten. Bepaal hoeveel versies je wilt bewaren om opslagruimte te optimaliseren.
- Content lifecycle: Implementeer processen voor het archiveren of verwijderen van verouderde content.
Een effectieve aanpak is om regelmatig (bijvoorbeeld elk kwartaal) een opslag-audit uit te voeren. Identificeer grote bestanden, duplicaten en oude content die mogelijk gearchiveerd of verwijderd kan worden.
Tot slot is het belangrijk om je team te trainen in effectief opslagbeheer. Medewerkers moeten weten waar ze verschillende soorten bestanden moeten opslaan en hoe ze kunnen bijdragen aan een georganiseerde Office 365 omgeving.
Bij ons van Officebox helpen we organisaties dagelijks met het optimaliseren van hun Microsoft 365 cloud opslag en zorgen we ervoor dat je altijd de juiste hoeveelheid opslagruimte hebt voor jouw specifieke behoeften.