Ja, Microsoft 365 is inderdaad gratis beschikbaar voor in aanmerking komende non-profitorganisaties, maar alleen in specifieke varianten. Via het Microsoft 365 Non-profit programma kunnen goede doelen, stichtingen en andere kwalificerende organisaties kosteloos toegang krijgen tot bepaalde basisdiensten van Microsoft 365, terwijl andere geavanceerde pakketten tegen sterk gereduceerde tarieven worden aangeboden. De beschikbaarheid en voorwaarden hangen af van het type organisatie, je officiële status als non-profit en de specifieke behoeften van je organisatie.
Wat houdt Microsoft 365 voor non-profits precies in?
Microsoft 365 voor non-profits is een speciaal donatieprogramma waarmee Microsoft cloud-gebaseerde productiviteitsdiensten aanbiedt aan in aanmerking komende goede doelen en non-profitorganisaties. Het programma bestaat uit verschillende abonnementsopties, waarvan sommige volledig gratis zijn en andere tegen sterk gereduceerde tarieven worden aangeboden.
In de basis omvat het non-profit pakket dezelfde kernapplicaties als de reguliere Microsoft 365 abonnementen: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive. Het verschil zit vooral in de prijs en enkele specifieke functies die aangepast zijn voor de behoeften van non-profitorganisaties.
De meest toegankelijke gratis optie is Microsoft 365 Business Basic voor non-profits, die webversies van Office-apps, e-mail, videoconferenties, cloudsopslag en meer biedt. Voor organisaties die meer geavanceerde functies nodig hebben, zijn er Business Standard en Business Premium abonnementen beschikbaar tegen gereduceerde tarieven.
Het programma is speciaal ontworpen om non-profits te helpen hun administratieve kosten te verlagen en hun efficiëntie te verhogen, zodat ze meer middelen kunnen besteden aan hun maatschappelijke missie.
Welke organisaties komen in aanmerking voor gratis Microsoft 365?
Om in aanmerking te komen voor gratis Microsoft 365 licenties moet je organisatie aan verschillende specifieke criteria voldoen. Allereerst moet je organisatie officieel erkend zijn als non-profitorganisatie of liefdadigheidsinstelling in het land waar je actief bent.
In Nederland betekent dit meestal dat je organisatie moet beschikken over:
- Een ANBI-status (Algemeen Nut Beogende Instelling) of SBBI-status (Sociaal Belang Behartigende Instelling)
- Een actuele registratie bij de Kamer van Koophandel als stichting, vereniging of andere non-profit rechtsvorm
- Een duidelijke charitatieve missie die ten goede komt aan de gemeenschap
Microsoft accepteert over het algemeen organisaties die actief zijn in sectoren zoals:
- Gezondheidszorg en welzijn
- Onderwijs en onderzoek
- Sociale dienstverlening
- Kunst, cultuur en geesteswetenschappen
- Milieubescherming
- Mensenrechten en burgerparticipatie
Organisaties die NIET in aanmerking komen zijn onder andere overheidsinstellingen, ziekenhuizen, scholen en onderwijsinstellingen (die vallen onder andere Microsoft-programma’s), politieke organisaties, en organisaties die discrimineren op basis van ras, gender, religie of seksuele geaardheid.
Hoe vraag je Microsoft 365 aan als non-profit organisatie?
Het aanvragen van Microsoft 365 voor je non-profitorganisatie verloopt via een stapsgewijs proces dat begint bij het vaststellen van je in aanmerking komende status. Hieronder vind je de belangrijkste stappen:
- Controleer je geschiktheid – Zorg dat je organisatie voldoet aan de hierboven genoemde criteria.
- Registreer je bij Microsoft Nonprofit – Ga naar de Microsoft Nonprofit-website en start het registratieproces door je organisatiegegevens in te vullen.
- Verificatie via TechSoup – Microsoft werkt samen met TechSoup Nederland om je non-profitstatus te verifiëren. Je moet je mogelijk registreren bij TechSoup als je dat nog niet hebt gedaan.
- Wacht op goedkeuring – Het verificatieproces kan enkele werkdagen tot weken duren, afhankelijk van de complexiteit van je aanvraag.
- Ontvang bevestiging – Na goedkeuring ontvang je een bevestigingsmail met instructies voor de volgende stappen.
- Kies je abonnement – Selecteer het Microsoft 365-pakket dat het beste past bij de behoeften van je organisatie.
- Stel je account in – Volg de instructies om je Microsoft 365-omgeving te configureren en gebruikers toe te voegen.
Voor een soepel aanvraagproces is het belangrijk dat je alle benodigde documenten bij de hand hebt, zoals een kopie van je ANBI-beschikking, KvK-registratie en eventuele andere documenten die je non-profitstatus bevestigen.
Wat zijn de beperkingen van de gratis Microsoft 365 versie?
Hoewel de gratis Microsoft 365 voor non-profits een geweldig aanbod is, kent het wel enkele belangrijke beperkingen in vergelijking met de betaalde versies. Het is belangrijk deze te kennen voordat je overstapt.
De gratis Business Basic-versie biedt voornamelijk webversies van Office-applicaties, wat betekent dat je geen volledige desktoptoepassingen krijgt. Dit kan beperkend zijn als je medewerkers of vrijwilligers veel offline werken of geavanceerde functies nodig hebben die alleen in de desktopversies beschikbaar zijn.
Andere beperkingen zijn:
- Maximaal 300 gebruikerslicenties per organisatie
- Beperkte e-mail- en kalenderopties (50 GB mailboxgrootte)
- 1 TB OneDrive-opslag per gebruiker (wat voor de meeste gebruikers ruim voldoende is)
- Beperktere beveiligings- en compliancefuncties
- Minder geavanceerde beheeropties
Voor organisaties die meer functionaliteit nodig hebben, biedt Microsoft betaalde abonnementen met korting aan. Microsoft 365 Business Standard en Premium voor non-profits zijn beschikbaar tegen respectievelijk €2,50 en €4,00 per gebruiker per maand, wat nog steeds aanzienlijk lager is dan de reguliere tarieven.
Welke alternatieven zijn er voor Microsoft 365 voor non-profits?
Naast Microsoft 365 zijn er verschillende andere softwareoplossingen die speciale programma’s of kortingen bieden voor non-profitorganisaties. Deze alternatieven kunnen interessant zijn als Microsoft 365 niet helemaal aansluit bij je behoeften of als je verschillende tools wilt vergelijken.
Google Workspace for Nonprofits (voorheen G Suite) biedt gratis toegang tot hun Business Starter-pakket, inclusief Gmail, Google Drive, Docs, Sheets, Slides en Meet. Voor grotere organisaties zijn er ook gereduceerde tarieven voor geavanceerde pakketten.
Daarnaast zijn er andere opties zoals:
- Zoho Workplace – Biedt kortingen tot 35% voor non-profits
- Dropbox for Nonprofits – Geeft korting op Business-abonnementen
- Slack for Nonprofits – Biedt 85% korting op Slack’s Standard en Plus abonnementen
- Asana for Nonprofits – 50% korting op Asana Premium en Business
- LibreOffice – Volledig gratis open-source alternatief voor Microsoft Office
Bij het kiezen van een alternatief is het belangrijk om te kijken naar factoren zoals gebruiksgemak, compatibiliteit met bestaande systemen, benodigde training, beveiligingsfuncties en specifieke behoeften van je organisatie.
Waarom kiezen non-profits voor Microsoft 365?
Non-profitorganisaties kiezen vaak voor Microsoft 365 vanwege de uitgebreide functionaliteiten die specifiek voordelen bieden voor hun unieke werkwijze. De combinatie van bekende tools, samenwerkingsmogelijkheden en toegankelijkheid maakt het een populaire keuze.
Een van de belangrijkste voordelen is de mogelijkheid om effectiever samen te werken. Met Teams kunnen vrijwilligers en medewerkers gemakkelijk communiceren, vergaderen en documenten delen, ongeacht hun locatie. Dit is vooral waardevol voor organisaties met verspreide teams of vrijwilligers die op verschillende momenten beschikbaar zijn.
Andere belangrijke voordelen zijn:
- Vertrouwde interface – De meeste mensen zijn al bekend met Office-applicaties
- Schaalbaarheid – Gemakkelijk aan te passen aan groeiende of seizoensgebonden personeelsbehoeften
- Geïntegreerde oplossing – Alles-in-één pakket voor productiviteit, communicatie en samenwerking
- Beveiliging – Robuuste beveiligingsfuncties beschermen gevoelige gegevens van begunstigden en donateurs
- Toegankelijkheid – Cloud-gebaseerde tools zijn toegankelijk vanaf elk apparaat met internetverbinding
Bovendien stelt de kostenbesparing non-profits in staat om meer middelen te richten op hun kernmissie in plaats van op IT-uitgaven. De tijd die wordt bespaard door gestroomlijnde processen kan worden besteed aan het bereiken van meer mensen of het verbeteren van diensten.
Voor veel goede doelen is de keuze voor Microsoft 365 niet alleen een technologische beslissing, maar een strategische zet om hun impact te vergroten en hun missie effectiever te vervullen.
Je kunt ook direct contact met ons opnemen als je vragen hebt over het aanvragen van Microsoft 365 voor je non-profitorganisatie. We denken graag met je mee over de beste oplossing voor jouw specifieke situatie en kunnen je helpen bij het aanvraagproces.