Kan ik met Outlook automatisch klantmails archiveren per dossier?

Als accountant of medewerker van een administratiekantoor ontvang je dagelijks tientallen e-mails van verschillende klanten. Het handmatig sorteren en archiveren van deze e-mails per klantdossier kost veel tijd en is foutgevoelig. Gelukkig biedt Microsoft 365 Outlook verschillende mogelijkheden om dit proces te automatiseren, zodat e-mails automatisch in de juiste mappen terechtkomen.

In dit artikel leer je stap voor stap hoe je Outlook configureert voor automatische e-mailarchivering per klant, welke methoden het beste werken en waar je rekening mee moet houden bij het opzetten van een effectieve mappenstructuur.

Hoe werkt automatische e-mailarchivering in Outlook?

Automatische e-mailarchivering in Outlook werkt via regels die je instelt om binnenkomende en uitgaande e-mails automatisch naar specifieke mappen te verplaatsen op basis van criteria zoals afzender, onderwerp of inhoud. Deze regels controleren elke e-mail en voeren vooraf gedefinieerde acties uit zonder handmatige tussenkomst.

Het systeem gebruikt verschillende triggers om e-mails te herkennen en te sorteren. Je kunt regels baseren op het e-mailadres van de afzender, specifieke woorden in het onderwerp of zelfs de inhoud van het bericht. Wanneer een e-mail binnenkomt die voldoet aan de criteria, wordt deze automatisch verplaatst naar de door jou aangewezen map.

Voor accountantskantoren is dit bijzonder nuttig, omdat je vaak vaste klanten hebt met bekende e-mailadressen. Door voor elke klant een regel in te stellen, kun je ervoor zorgen dat alle correspondentie automatisch in het juiste klantdossier terechtkomt. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten bij het handmatig sorteren van e-mails.

Welke methoden zijn er om e-mails automatisch per klant te sorteren?

Er zijn drie hoofdmethoden om e-mails automatisch per klant te sorteren in Outlook: sorteren op het e-mailadres van de afzender, op de domeinnaam van het bedrijf of op specifieke woorden in het onderwerp. Elke methode heeft zijn eigen voordelen, afhankelijk van hoe je klanten communiceren.

De meest betrouwbare methode is sorteren op e-mailadres. Hierbij stel je voor elke klant een regel in die alle e-mails van hun specifieke e-mailadressen naar de juiste map verplaatst. Dit werkt goed voor kleinere kantoren met een overzichtelijk aantal vaste klanten.

Voor grotere bedrijven kun je sorteren op domeinnaam. Alle e-mails van bijvoorbeeld “@bedrijfnaam.nl” komen dan automatisch in de map van dat bedrijf terecht. Dit is handig wanneer je te maken hebt met meerdere contactpersonen binnen één organisatie.

De derde methode is sorteren op onderwerp. Sommige klanten gebruiken consequent een projectcode of referentienummer in hun e-mails. Door hierop te filteren, kun je e-mails automatisch naar de juiste dossiers sturen, ook als ze vanaf verschillende e-mailadressen komen.

Hoe stel je e-mailregels in voor automatische dossierarchivering?

Je stelt e-mailregels in via het menu “Regels” in Outlook. Daar maak je een nieuwe regel, selecteer je criteria zoals afzender of onderwerp en kies je vervolgens de actie “verplaatsen naar map”. Het proces duurt slechts enkele minuten per klant en werkt direct voor alle nieuwe e-mails.

Ga naar het tabblad “Start” in Outlook en klik op “Regels” en vervolgens op “Regels en waarschuwingen beheren”. Klik op “Nieuwe regel” en kies “Regel toepassen op berichten die ik ontvang”. In de volgende stap selecteer je “van personen of openbare groep” en voeg je het e-mailadres van je klant toe.

Bij de acties kies je “verplaatsen naar de map” en selecteer je de juiste klantmap. Geef de regel een duidelijke naam, zoals “Klant ABC – Auto-archivering”, zodat je later gemakkelijk kunt zien welke regels je hebt ingesteld. Vergeet niet ook een regel in te stellen voor uitgaande e-mails door “Regel toepassen op berichten die ik verstuur” te selecteren.

Test de regel door een e-mail naar jezelf te sturen vanaf het e-mailadres van de klant, of vraag de klant om een testmail te sturen. Controleer of de e-mail automatisch in de juiste map terechtkomt voordat je de regel definitief activeert.

Wat zijn de beperkingen van automatische archivering in Outlook?

De automatische archivering in Outlook kent beperkingen: er is een maximum aan de totale grootte van alle regels (maximaal 32 KB aan regelgegevens), regels werken alleen wanneer Outlook actief is en ze kunnen minder goed omgaan met complexe scenario’s, zoals e-mails van onbekende afzenders of wisselende onderwerpen binnen één klantdossier.

Een belangrijke beperking is dat regels alleen werken wanneer Outlook draait op je computer. Als je computer uitstaat of Outlook gesloten is, worden binnenkomende e-mails niet automatisch gesorteerd. Voor kantoren die 24/7 automatisering nodig hebben, is dit een probleem.

Daarnaast kun je niet onbeperkt veel regels instellen. Outlook heeft een limiet op de totale grootte van alle regels samen. Voor grote accountantskantoren met honderden klanten kan dit betekenen dat je niet voor elke klant een aparte regel kunt maken.

Ook e-mails van nieuwe contactpersonen binnen bestaande klantorganisaties worden niet automatisch herkend. Als een klant een nieuwe medewerker heeft die e-mails stuurt vanaf een onbekend e-mailadres, moet je handmatig een nieuwe regel toevoegen of de e-mail alsnog handmatig verplaatsen.

Hoe organiseer je een effectieve mappenstructuur voor klantdossiers?

Een effectieve mappenstructuur voor klantdossiers begint met een logische hiërarchie: een hoofdmap “Klanten” met daaronder submappen per klant en binnen elke klantmap een verdere onderverdeling naar type correspondentie, zoals “Algemeen”, “Belastingen” en “Jaarrekening”. Gebruik consistente naamgeving voor alle mappen.

Maak onder je hoofdmap “Klanten” voor elke klant een submap met een duidelijke naam. Gebruik een consistente naamgeving, zoals “Klantnaam – Plaats” of “Klantnummer – Bedrijfsnaam”. Dit maakt het gemakkelijker om klanten terug te vinden, vooral als je vergelijkbare bedrijfsnamen hebt.

Binnen elke klantmap kun je submappen maken voor verschillende typen correspondentie. Voor accountantskantoren zijn handige categorieën: “01 – Algemeen”, “02 – Belastingzaken”, “03 – Jaarrekening”, “04 – Loonadministratie”. De nummering zorgt ervoor dat de mappen altijd in dezelfde volgorde staan.

Houd de mappenstructuur niet te diep. Meer dan drie niveaus maakt het onoverzichtelijk en vertraagt het zoeken naar e-mails. Voor de meeste accountantskantoren volstaat een structuur van maximaal twee tot drie niveaus.

Welke alternatieven zijn er voor complexere archiveringswensen?

Voor complexere archiveringswensen zijn er alternatieven, zoals server-side regels in Microsoft 365 via Exchange Online, gespecialiseerde e-mailmanagementsoftware of integratie met documentmanagementsystemen. Deze oplossingen werken ook wanneer Outlook gesloten is en bieden meer geavanceerde sorteermogelijkheden.

Exchange Online-regels werken op serverniveau en blijven actief, ook als je computer uitstaat. Deze regels stel je in via Outlook Web App en bieden dezelfde functionaliteit als lokale regels, maar dan 24/7 beschikbaar. Dit is ideaal voor kantoren die e-mails willen archiveren buiten kantooruren.

Gespecialiseerde software, zoals MailStore of Barracuda Email Archiving, biedt uitgebreidere mogelijkheden. Deze systemen kunnen e-mails automatisch categoriseren op basis van kunstmatige intelligentie, hebben geen limiet op het aantal regels en bieden geavanceerde zoekmogelijkheden in alle gearchiveerde e-mails.

Voor accountantskantoren die werken met documentmanagementsystemen is directe integratie een optie. Systemen zoals SharePoint of gespecialiseerde DMS-oplossingen kunnen e-mails automatisch koppelen aan klantdossiers en zelfs de inhoud analyseren om e-mails bij de juiste documenten te plaatsen.

Wil je jouw e-mailarchivering professioneel inrichten en optimaal gebruikmaken van de mogelijkheden van Microsoft 365? Officebox helpt accountants- en administratiekantoren al meer dan 16 jaar met het optimaliseren van hun ICT-processen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over hoe wij jouw e-mailmanagement kunnen verbeteren.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er met e-mails die binnenkomen wanneer Outlook gesloten is?

E-mails die binnenkomen wanneer Outlook gesloten is, worden niet automatisch gesorteerd door lokale regels. Ze blijven in je Postvak IN staan totdat je Outlook weer opent, waarna de regels alsnog worden toegepast. Voor 24/7 automatisering kun je beter server-side regels gebruiken via Exchange Online.

Hoe kan ik voorkomen dat belangrijke e-mails per ongeluk worden weggefilterd?

Maak gebruik van uitzonderingen in je regels door 'behalve als' criteria toe te voegen. Test altijd nieuwe regels eerst met testmails en controleer regelmatig je klantmappen op verkeerd gesorteerde e-mails. Overweeg ook om kopieën van belangrijke e-mails in je Postvak IN te laten staan in plaats van ze te verplaatsen.

Kan ik automatische archivering instellen voor e-mails die ik verstuur naar klanten?

Ja, dit kan door bij het maken van een regel te kiezen voor 'Regel toepassen op berichten die ik verstuur' in plaats van 'berichten die ik ontvang'. Gebruik als criteria 'verzonden naar personen of openbare groep' en voeg het e-mailadres van je klant toe. Zo worden ook je uitgaande e-mails automatisch in het juiste klantdossier gearchiveerd.

Wat moet ik doen als ik de limiet van 32 KB regelgegevens bereik?

Combineer meerdere klanten in één regel door gebruik te maken van domeinnamen in plaats van individuele e-mailadressen, of schakel over naar server-side regels via Exchange Online die geen dergelijke limiet hebben. Je kunt ook overwegen om minder belangrijke klanten handmatig te archiveren en regels alleen in te stellen voor je grootste klanten.

Hoe ga ik om met klanten die meerdere e-mailadressen gebruiken?

Voeg alle bekende e-mailadressen van een klant toe aan dezelfde regel door bij de criteria meerdere adressen op te geven, gescheiden door puntkomma's. Voor bedrijven met veel verschillende medewerkers is het efficiënter om te filteren op de domeinnaam (@bedrijfnaam.nl) zodat alle e-mails van dat domein automatisch worden gearchiveerd.

Is het mogelijk om e-mails automatisch te archiveren op basis van de inhoud van het bericht?

Ja, je kunt regels maken die filteren op specifieke woorden in de berichttekst. Ga bij het maken van een regel naar 'met specifieke woorden in de berichttekst' en voeg relevante termen toe zoals projectcodes, klantnummers of specifieke onderwerpen. Houd er rekening mee dat dit minder betrouwbaar is dan filteren op afzender.

Hoe kan ik mijn bestaande e-mailarchief organiseren voordat ik automatische regels instel?

Begin met het maken van een duidelijke mappenstructuur voor al je klanten voordat je regels instelt. Sorteer vervolgens handmatig je bestaande e-mails per klant in de juiste mappen. Je kunt hiervoor de zoekfunctie van Outlook gebruiken om snel alle e-mails van een specifieke afzender te vinden en in één keer te verplaatsen naar de juiste map.