Ja, je kunt Office 365 zonder internet gebruiken, maar met enkele beperkingen. De desktopapplicaties van Office 365 (zoals Word, Excel, PowerPoint en OneNote) blijven functioneel in offline modus nadat je ze eerder hebt geïnstalleerd en geopend met een internetverbinding. Je kunt documenten maken, bewerken en opslaan op je lokale apparaat. Zodra je weer verbinding maakt met internet, worden je wijzigingen automatisch gesynchroniseerd met de cloud. Let wel dat bepaalde functies zoals real-time samenwerking, toegang tot online opslag en bepaalde cloudgebaseerde tools niet beschikbaar zijn zonder internetverbinding.
Wat betekent offline werken met Office 365?
Offline werken met Office 365 betekent dat je de belangrijkste Office-applicaties kunt blijven gebruiken, zelfs wanneer je geen internetverbinding hebt. Na de eerste installatie en activering van je Office 365-abonnement, kun je tot 30 dagen zonder internetverbinding werken voordat je opnieuw moet inloggen om je licentie te verifiëren.
Bij offline gebruik heb je toegang tot de kernfunctionaliteiten van de Office-applicaties. Je kunt documenten maken, bewerken, opslaan en afdrukken vanaf je lokale apparaat. De bestanden worden tijdelijk op je computer bewaard en worden automatisch gesynchroniseerd zodra je weer verbinding maakt met internet.
Het is belangrijk om te begrijpen dat offline werken verschilt van de volledige online ervaring. Zonder internetverbinding kun je niet samenwerken met anderen in real-time, geen toegang krijgen tot de nieuwste updates, en ben je beperkt tot de bestanden die je eerder hebt gedownload of lokaal hebt opgeslagen. Toch biedt deze offline mogelijkheid veel flexibiliteit, vooral als je regelmatig op plekken werkt waar internetverbindingen onbetrouwbaar of niet beschikbaar zijn.
Welke Office 365 applicaties werken zonder internetverbinding?
De meeste Office 365 desktopapplicaties kunnen offline worden gebruikt na installatie. Word, Excel, PowerPoint, OneNote en Outlook zijn allemaal beschikbaar voor offline gebruik. Deze applicaties bieden hun kernfunctionaliteiten zonder dat je verbonden bent met internet.
Microsoft Word blijft een van de meest veelzijdige offline tools. Je kunt documenten maken, bewerken en opmaak toepassen zonder internetverbinding. Excel stelt je in staat om spreadsheets te bewerken, formules te gebruiken en gegevens te analyseren. Met PowerPoint kun je presentaties maken en bewerken, inclusief het toevoegen van animaties en overgangen. OneNote laat je notities maken, organiseren en synchroniseert deze zodra je weer online bent.
Outlook kan ook offline worden gebruikt, waardoor je e-mails kunt lezen, opstellen en in je outbox plaatsen om te verzenden zodra je weer verbinding hebt. Voor volledige functionaliteit van Outlook moet je de optie voor offline gebruik wel eerst configureren.
Applicaties die voornamelijk cloudgebaseerd zijn, zoals Microsoft Teams, SharePoint en OneDrive, hebben beperkte functionaliteit zonder internetverbinding. Je kunt met Officebox 365 optimaal gebruikmaken van zowel de online als offline mogelijkheden van Microsoft 365-applicaties, waardoor je altijd productief kunt blijven, ongeacht je internetverbinding.
Hoe stel je Office 365 in voor offline gebruik?
Het instellen van Office 365 voor offline gebruik is eenvoudig, maar vereist enkele voorbereidende stappen terwijl je nog internetverbinding hebt. Begin met het zorgvuldig synchroniseren van de bestanden die je offline nodig zult hebben.
Voor OneDrive-bestanden:
- Open de OneDrive-app op je computer
- Klik met de rechtermuisknop op het OneDrive-pictogram in de taakbalk
- Selecteer ‘Instellingen’
- Ga naar het tabblad ‘Account’
- Kies ‘Bestanden op aanvraag’ en selecteer de mappen die je offline beschikbaar wilt hebben
Voor Outlook:
- Open Outlook en ga naar het tabblad ‘Bestand’
- Klik op ‘Accountinstellingen’ en selecteer ‘Accountinstellingen’
- Selecteer je e-mailaccount en klik op ‘Wijzigen’
- Schuif omlaag en vind ‘Offline-instellingen’ of ‘Gebruik offline cacheren’
- Schakel deze optie in en bepaal hoeveel e-mails je offline wilt opslaan
Voor andere Office-applicaties zoals Word, Excel en PowerPoint hoef je geen speciale instellingen te configureren. Zorg er wel voor dat je de bestanden opslaat op je lokale apparaat of dat je ze eerder hebt geopend terwijl je online was, zodat ze in je recente bestanden verschijnen.
Het is verstandig om regelmatig te synchroniseren wanneer je internetverbinding hebt, zodat je altijd over de meest recente versies van je bestanden beschikt voordat je offline gaat werken.
Wat gebeurt er met je wijzigingen als je offline werkt?
Wanneer je offline werkt met Office 365, worden alle wijzigingen die je aanbrengt in documenten tijdelijk op je lokale apparaat opgeslagen. Office gebruikt een slim synchronisatiesysteem om bij te houden welke veranderingen je hebt gemaakt terwijl je offline was.
Als je een bestaand document bewerkt, slaat Office je wijzigingen op in een lokale versie. Zodra je weer verbinding maakt met internet, zal Office automatisch proberen deze wijzigingen te synchroniseren met de cloudversie van het document. Bij de meeste eenvoudige bewerkingen verloopt dit proces naadloos en zonder problemen.
Als je een nieuw document hebt gemaakt terwijl je offline was, wordt dit document opgeslagen op je lokale apparaat. Wanneer je weer online komt, kun je ervoor kiezen om dit document handmatig op te slaan naar OneDrive of een andere cloudopslag.
In het geval dat er een conflict ontstaat (bijvoorbeeld als iemand anders het document heeft bewerkt terwijl jij offline was), zal Office je waarschuwen en je de mogelijkheid geven om te kiezen welke versie je wilt behouden of hoe je de wijzigingen wilt samenvoegen.
Het is daarom belangrijk om bij terugkeer online even te controleren of al je wijzigingen correct zijn gesynchroniseerd, vooral als je aan belangrijke documenten hebt gewerkt of als je samenwerkt met anderen aan dezelfde bestanden.
Wat zijn de beperkingen van Office 365 zonder internet?
Hoewel Office 365 offline bruikbaar blijft, zijn er verschillende functionaliteitsbeperkingen waar je rekening mee moet houden. De meest opvallende beperking is het ontbreken van real-time samenwerking. Je kunt niet gelijktijdig met collega’s aan hetzelfde document werken of directe feedback ontvangen.
Toegang tot cloudopslag is een andere belangrijke beperking. Zonder internet kun je alleen bij bestanden die je eerder lokaal hebt opgeslagen of gesynchroniseerd. Dit betekent dat je mogelijk niet bij alle documenten kunt die je normaal gesproken gebruikt.
Sommige geavanceerde functies die afhankelijk zijn van cloudverwerking werken niet offline. Denk hierbij aan:
- Editor-functies voor geavanceerde spelling- en grammaticacontrole
- Automatische vertaalfuncties
- Bepaalde AI-gestuurde suggesties en analyses
- Toegang tot online sjablonen en stockafbeeldingen
- Bepaalde dynamische grafieken en gegevenskoppelingen in Excel
Ook ben je zonder internet niet in staat om je licentie te verifiëren. Na ongeveer 30 dagen zonder internetverbinding zal Office 365 in de beperkte functionaliteitsmodus gaan, totdat je weer verbinding maakt en je abonnement kunt verifiëren.
Updates en beveiligingspatches worden ook niet geïnstalleerd zonder internetverbinding, wat op den duur kan leiden tot verminderde prestaties of veiligheidsproblemen als je langdurig offline blijft.
Ondanks deze beperkingen biedt Office 365 offline voldoende functionaliteit om productief te blijven werken, zelfs in situaties waar internet niet beschikbaar is. Zodra je weer verbinding hebt, kun je profiteren van alle voordelen van de volledige cloudgebaseerde ervaring.
Als je regelmatig offline moet werken, raden we aan om vooraf goed te plannen welke bestanden je nodig hebt en deze te synchroniseren voordat je de internetverbinding verliest. Zo kun je optimaal gebruik blijven maken van Office 365, ongeacht waar je werkt.
Gerelateerde artikelen
- 7 tekenen dat jouw vereniging klaar is voor cloudmigratie
- 7 gratis Microsoft tools die elke vereniging zou moeten gebruiken
- Wat is het verschil tussen Office 365 Business en Personal?
- Kan ik rapporten genereren over het gebruik van Microsoft 365?
- 7 functies in Office 365 die elke organisatie moet kennen