Als je je Office 365 abonnement opzegt, blijven je bestanden niet voor altijd toegankelijk. Microsoft bewaart je gegevens voor een beperkte periode (meestal 30 dagen), waarna deze permanent worden verwijderd. Tijdens deze periode kun je nog steeds bij je bestanden om deze te downloaden of over te zetten. Het is daarom cruciaal om vóór opzegging een back-up te maken van alle belangrijke gegevens, waaronder e-mails, OneDrive bestanden, SharePoint documenten en andere data die je wilt behouden.
De gevolgen van het opzeggen van je Office 365 abonnement
Wanneer je besluit om je Office 365 abonnement op te zeggen, heeft dit verschillende gevolgen voor je gegevens. Je verliest niet meteen alle toegang, maar er start wel een aftelklok. In eerste instantie verandert je account naar een beperkte status waarbij je nog steeds bij je gegevens kunt, maar geen actieve bewerkingen meer kunt uitvoeren.
De meeste diensten binnen Office 365 volgen een vergelijkbaar patroon:
- OneDrive: Je bestanden blijven ongeveer 30 dagen toegankelijk in alleen-lezen modus.
- E-mail (Exchange Online): Je postvak blijft ongeveer 30 dagen beschikbaar.
- SharePoint: Gedeelde documenten en sites blijven ongeveer 30 dagen bereikbaar.
- Teams: Gesprekken en gedeelde bestanden zijn tijdelijk nog beschikbaar.
Na deze overgangsperiode worden je gegevens permanent verwijderd en zijn ze niet meer te herstellen. Dit geldt voor alle cloudopslag die je via je Office 365 abonnement gebruikt. De Office-programma’s zelf (zoals Word, Excel) werken dan alleen nog in de beperkte weergavemodus, tenzij je een nieuw abonnement afsluit of een standalone versie aanschaft.
Hoe lang blijven mijn bestanden beschikbaar na opzegging?
Na het opzeggen van je Office 365 abonnement hanteert Microsoft een bewaarperiode van 30 dagen voor de meeste diensten. Tijdens deze periode kun je nog bij je gegevens om ze te downloaden of over te zetten naar een andere opslaglocatie.
Per dienst gelden de volgende bewaartermijnen:
- OneDrive: Je persoonlijke bestanden blijven 30 dagen beschikbaar in alleen-lezen modus. Na deze periode worden ze permanent verwijderd.
- SharePoint: Documenten en sites blijven 30 dagen toegankelijk in alleen-lezen modus.
- Exchange (e-mail): Je postvak blijft 30 dagen beschikbaar om gegevens te exporteren.
- Teams: Gesprekken en bestanden blijven circa 30 dagen beschikbaar.
Het is belangrijk te weten dat Microsoft deze termijnen zonder voorafgaande kennisgeving kan wijzigen. Het is daarom verstandig om direct na opzegging je gegevens veilig te stellen en niet tot het laatste moment te wachten. Als je een betrouwbare cloudoplossing zoekt die zorgt voor veilige opslag van je bestanden, kun je meer informatie vinden over Officebox 365 als alternatief.
Kan ik nog bij mijn e-mails als ik Office 365 opzeg?
Na opzegging van je Office 365 abonnement heb je nog ongeveer 30 dagen toegang tot je e-mails, contacten en agenda-items. Gedurende deze periode kun je je gegevens exporteren, maar kun je geen nieuwe e-mails meer verzenden of ontvangen via het account.
Om je e-mailgegevens te behouden, heb je verschillende opties:
- Exporteren naar een PST-bestand: Dit is een archiefbestand dat je kunt importeren in een ander e-mailprogramma zoals Outlook.
- Doorsturen naar een ander e-mailadres: Stel automatisch doorsturen in naar een nieuw e-mailadres.
- Exporteren van contacten: Bewaar je contactpersonen als CSV-bestand.
- Agenda-items exporteren: Sla je agenda op in iCal-formaat.
Als je regelmatig belangrijke e-mails ontvangt, is het verstandig om vóór opzegging al een nieuw e-mailadres te hebben en mensen hierover te informeren. Dit voorkomt dat je belangrijke berichten mist tijdens de overgangsfase.
Wat is het verschil tussen je account en abonnement opzeggen?
Er bestaat een belangrijk onderscheid tussen het opzeggen van alleen je Office 365 abonnement en het verwijderen van je volledige Microsoft-account. Dit verschil bepaalt welke gegevens je nog kunt behouden.
Bij het opzeggen van alleen je Office 365 abonnement:
- Verlies je toegang tot de betaalde Office-toepassingen en diensten
- Behoud je je Microsoft-account (voor diensten zoals Outlook.com, Xbox, etc.)
- Behoud je beperkte toegang tot je gegevens gedurende 30 dagen
- Kun je later weer een nieuw abonnement afsluiten op hetzelfde account
Bij het verwijderen van je volledige Microsoft-account:
- Verlies je toegang tot alle Microsoft-diensten inclusief gratis diensten
- Worden al je gegevens, aankopen en licenties permanent verwijderd
- Verlies je toegang tot andere diensten die gekoppeld zijn aan je Microsoft-account
- Kun je het account niet meer herstellen na de bewaartermijn
Voor de meeste gebruikers is het verstandiger om alleen het abonnement op te zeggen en het Microsoft-account zelf te behouden. Dit geeft je meer flexibiliteit voor de toekomst.
Hoe download je al je bestanden voordat je opzegt?
Voordat je je Office 365 abonnement opzegt, is het essentieel om al je belangrijke gegevens te downloaden. Hier zijn de stappen per dienst:
Voor OneDrive bestanden:
- Open OneDrive in je browser
- Selecteer de bestanden en mappen die je wilt behouden
- Klik op ‘Downloaden’ in het bovenste menu
- Sla het ZIP-bestand op een veilige locatie op
Voor e-mailgegevens (Outlook):
- Open Outlook desktop-app
- Ga naar Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren
- Kies ‘Exporteren naar een bestand’ > ‘Outlook Data File (.pst)’
- Selecteer de mappen die je wilt exporteren en volg de instructies
Voor SharePoint documenten:
- Open de SharePoint-site
- Ga naar de documentbibliotheek
- Selecteer de bestanden die je wilt downloaden
- Klik op ‘Downloaden’ in het menu
Het is verstandig om deze exports tijdig uit te voeren, bij voorkeur minstens een week voor de opzegging van je abonnement. Controleer na het downloaden of alle bestanden correct zijn overgezet.
Wat gebeurt er met gedeelde bestanden na opzegging?
Wanneer je je Office 365 abonnement opzegt, heeft dit ook gevolgen voor bestanden die je met anderen hebt gedeeld of die anderen met jou hebben gedeeld:
- Bestanden die jij hebt gedeeld met anderen: Anderen verliezen toegang tot deze bestanden zodra je bewaarperiode van 30 dagen is verstreken.
- Bestanden die anderen met jou hebben gedeeld: Je verliest toegang tot deze bestanden, maar de bestanden zelf blijven beschikbaar voor de eigenaar en andere gebruikers met wie ze zijn gedeeld.
- Co-auteur documenten: Documenten waaraan je als co-auteur hebt gewerkt, blijven bestaan, maar je kunt ze niet meer bewerken.
Als je regelmatig samenwerkt aan bestanden, is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken met je collega’s of partners voordat je je abonnement opzegt. Zorg ervoor dat belangrijke gedeelde documenten worden overgedragen aan iemand anders in de organisatie of worden gekopieerd naar een andere opslaglocatie.
Belangrijkste aandachtspunten bij het opzeggen van Office 365
Voordat je definitief besluit om je Office 365 abonnement op te zeggen, zijn dit de belangrijkste zaken om rekening mee te houden:
- Maak een volledige back-up van al je bestanden, e-mails, contacten en agenda-items
- Controleer of je geëxporteerde gegevens volledig en leesbaar zijn
- Informeer collega’s en contactpersonen over wijzigingen in je e-mailadres
- Zorg voor alternatieve software voor je dagelijkse werkzaamheden
- Overweeg of je alleen het abonnement of ook je Microsoft-account wilt opzeggen
- Noteer de exacte datum waarop je abonnement eindigt en je 30-dagen periode ingaat
Een goede voorbereiding voorkomt dat je belangrijke gegevens verliest. Als je op zoek bent naar een alternatieve oplossing die vergelijkbare functionaliteit biedt maar met meer persoonlijke ondersteuning, dan kan Officebox 365 een goede optie zijn. Wij bieden niet alleen cloudopslag en Office-toepassingen, maar ook uitgebreide beveiliging en ondersteuning voor al je ICT-behoeften.
Door tijdig actie te ondernemen en een duidelijk plan te hebben voor je gegevens, zorg je voor een soepele overgang en behoud je toegang tot al je belangrijke informatie, ook na het opzeggen van je Office 365 abonnement.