Microsoft 365 biedt twee hoofdlicenties voor non-profitorganisaties: Business Basic en E1. Business Basic is een webgebaseerde oplossing met online Office-apps, terwijl E1 uitgebreidere samenwerkingsfuncties en geavanceerde beveiligingsopties biedt. De keuze hangt af van de grootte van je organisatie, de manier van werken en het beschikbare budget. Beide licenties zijn beschikbaar tegen sterk gereduceerde non-profittarieven.
Wat is het verschil tussen Business Basic en E1 voor non-profitorganisaties?
Business Basic en E1 verschillen vooral in functionaliteit en toepassingsmogelijkheden. Business Basic biedt toegang tot webversies van Word, Excel, PowerPoint en Outlook, plus 1 TB OneDrive-opslag per gebruiker. Deze licentie is ideaal voor kleinere verenigingen en stichtingen die hoofdzakelijk online werken.
E1 bevat alle Business Basic-functies, maar voegt daar Microsoft Teams, SharePoint, Yammer en Power Platform aan toe. Ook krijg je geavanceerde beveiligingsfuncties zoals Data Loss Prevention en eDiscovery. Deze licentie past beter bij grotere non-profitorganisaties met complexere samenwerkingsbehoeften.
Het belangrijkste verschil zit in de samenwerkingstools. Business Basic richt zich op basisdocumentbewerking en e-mail, terwijl E1 een complete digitale werkplek biedt voor teams die intensief samenwerken. Voor goede doelen die met vrijwilligers op verschillende locaties werken, biedt E1 meer mogelijkheden om effectief te communiceren en projecten te coördineren.
Welke Microsoft 365-functies krijg je met Business Basic versus E1?
Business Basic omvat de kernfunctionaliteiten: webversies van Office-apps, Exchange Online voor e-mail, 1 TB OneDrive-opslag en basisfunctionaliteit in Teams voor videovergaderingen. Je kunt documenten maken, bewerken en delen, maar mist geavanceerde samenwerkingstools.
E1 breidt dit uit met volledige Teams-functionaliteit, SharePoint voor intranet en documentbeheer, Yammer voor organisatiebrede communicatie en Power Platform voor het automatiseren van processen. Ook krijg je toegang tot Stream voor video’s en Forms voor enquêtes.
Op beveiligingsgebied biedt Business Basic standaardbescherming, terwijl E1 geavanceerde functies heeft zoals:
- Data Loss Prevention om gevoelige informatie te beschermen
- Advanced Threat Protection tegen phishing en malware
- eDiscovery voor juridische compliance
- Information Rights Management voor documentbeveiliging
Voor non-profitorganisaties die werken met donorgegevens of andere gevoelige informatie zijn deze beveiligingsfuncties van E1 zeer waardevol.
Hoeveel kost Business Basic versus E1 voor non-profitorganisaties?
Microsoft biedt aanzienlijke kortingen voor erkende non-profitorganisaties. Business Basic kost ongeveer € 1,80 per gebruiker per maand voor non-profits, terwijl reguliere bedrijven € 4,20 betalen. E1 is beschikbaar voor circa € 2,90 per gebruiker per maand (regulier € 7,00).
Voor organisaties met een ANBI-status zijn de besparingen nog groter. Sommige non-profitorganisaties komen zelfs in aanmerking voor gratis licenties, afhankelijk van hun omvang en missie. Microsoft verifieert de non-profitstatus voordat deze tarieven van toepassing zijn.
Een rekenvoorbeeld voor een stichting met 10 medewerkers:
- Business Basic: € 18 per maand (€ 216 per jaar)
- E1: € 29 per maand (€ 348 per jaar)
Het verschil van € 132 per jaar kan voor een non-profitorganisatie aanzienlijk zijn, maar E1 biedt wel meer functionaliteiten die de productiviteit kunnen verhogen. Cloudproviders zoals Officebox kunnen helpen bij het aanvragen van deze non-profitkortingen en adviseren over de meest kosteneffectieve keuze.
Welke licentie past het beste bij jouw non-profitorganisatie?
De keuze tussen Business Basic en E1 hangt af van de specifieke behoeften van je organisatie. Business Basic is geschikt voor kleinere verenigingen en stichtingen (tot circa 15 medewerkers) die voornamelijk e-mailen, documenten maken en basisvideovergaderingen houden.
Kies voor E1 wanneer jouw organisatie:
- meer dan 15 actieve gebruikers heeft
- intensief samenwerkt aan projecten
- een intranet of kennisbank nodig heeft
- werkt met gevoelige donor- of cliëntgegevens
- processen wil automatiseren met Power Platform
Voor goede doelen die werken met vrijwilligers op verschillende locaties biedt E1 meer mogelijkheden om effectief te communiceren. De geavanceerde Teams-functionaliteiten en SharePoint maken het mogelijk om vrijwilligers beter te organiseren en informatie centraal te beheren.
Accountantskantoren en administratiekantoren die non-profitorganisaties bedienen, hebben vaak E1 nodig vanwege de strengere beveiligingseisen en compliancefunctionaliteiten.
Hoe kun je overstappen tussen Business Basic- en E1-licenties?
Overstappen tussen Microsoft 365-licenties is relatief eenvoudig en kan meestal zonder dataverlies. Upgraden van Business Basic naar E1 gaat direct: nieuwe functies worden binnen 24 uur beschikbaar en bestaande data blijft intact.
Het proces verloopt als volgt:
- Neem contact op met je IT-partner of Microsoft-reseller
- Kies het gewenste aantal E1-licenties
- De oude Business Basic-licenties worden automatisch vervangen
- Gebruikers krijgen toegang tot de nieuwe functionaliteiten
Downgraden van E1 naar Business Basic vereist meer voorbereiding. Data in SharePoint-sites, Power Platform-apps en geavanceerde Teams-functies moet eerst worden gemigreerd of geëxporteerd om verlies te voorkomen.
Voor een soepele overgang is het verstandig om de wijziging buiten kantooruren te plannen en gebruikers vooraf te informeren over nieuwe mogelijkheden of beperkingen. Zakelijke IT-oplossingsproviders kunnen dit proces begeleiden en zorgen voor minimale verstoring van de werkzaamheden.
Bij Officebox begrijpen we de unieke behoeften van non-profitorganisaties. Met meer dan 20 jaar ervaring als cloudprovider helpen we verenigingen, stichtingen en goede doelen bij het maken van de juiste keuze tussen Microsoft 365-licenties. Onze kantoorautomatiseringsspecialisten kunnen een gratis scan uitvoeren van je huidige IT-situatie en adviseren over de meest kosteneffectieve Microsoft 365-oplossing. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over hoe wij jouw organisatie kunnen ontzorgen met de juiste cloudoplossingen.
Veelgestelde vragen
Kan ik eerst met Business Basic beginnen en later upgraden naar E1?
Ja, je kunt altijd upgraden van Business Basic naar E1 zonder dataverlies. De upgrade gebeurt meestal binnen 24 uur en alle bestaande documenten, e-mails en OneDrive-bestanden blijven behouden. Het is zelfs een goede strategie om klein te beginnen en uit te breiden naarmate je organisatie groeit.
Hoe bewijs ik dat mijn organisatie kwalificiert voor non-profittarieven?
Microsoft vraagt om officiële documentatie zoals KvK-uittreksel, ANBI-beschikking of statuten die aantonen dat je organisatie een erkende non-profit is. Het verificatieproces duurt meestal 3-5 werkdagen. Een ervaren cloudprovider kan je helpen bij het aanleveren van de juiste documenten.
Wat gebeurt er met mijn data als ik stop met Microsoft 365?
Je hebt 30 dagen na opzegging toegang tot je data voor export. Daarna worden accounts gedeactiveerd maar data blijft nog 60 dagen bewaard voor herstel. Het is belangrijk om tijdig een back-up te maken van belangrijke documenten, e-mails en SharePoint-content voordat je opzegt.
Kan ik verschillende licentietypes combineren binnen één organisatie?
Ja, je kunt verschillende gebruikers verschillende licenties geven. Bijvoorbeeld: kernmedewerkers krijgen E1 voor volledige functionaliteit, terwijl incidentele gebruikers of bestuurders Business Basic krijgen. Dit biedt flexibiliteit en kostenoptimalisatie voor gemengde teams.
Zijn er extra kosten voor training van medewerkers op Microsoft 365?
Microsoft biedt gratis online trainingsmaterialen en webinars. Veel cloudproviders, waaronder Officebox, bieden ook gratis basistraining bij implementatie. Voor uitgebreide training of workshops kunnen wel extra kosten gelden, maar dit is meestal een eenmalige investering.
Hoe zit het met privacy en AVG-compliance bij Microsoft 365?
Microsoft 365 is volledig AVG-compliant en Microsoft fungeert als dataverwerker. Je organisatie blijft datacontroller en bepaalt hoe gegevens worden gebruikt. E1 biedt extra privacy-tools zoals Data Loss Prevention om gevoelige informatie beter te beschermen dan Business Basic.