Bij het kiezen van het juiste Office 365 abonnement voor je bedrijf is het belangrijk om rekening te houden met de grootte van je organisatie, je behoeften op het gebied van beveiliging en samenwerking, en natuurlijk je budget. Microsoft biedt verschillende abonnementen aan, van Business Basic tot Enterprise-oplossingen, elk met specifieke functionaliteiten en prijspunten. Voor kleine bedrijven is Microsoft 365 Business vaak voldoende, terwijl grotere organisaties meer baat kunnen hebben bij Enterprise-licenties vanwege de uitgebreidere beheer- en beveiligingsopties. De sleutel ligt in het vinden van de juiste balans tussen functionaliteit en kosten, afgestemd op jouw unieke bedrijfssituatie.
Wat zijn de verschillen tussen Office 365 abonnementen?
Microsoft 365 abonnementen zijn onderverdeeld in Business- en Enterprise-categorieën, elk met verschillende niveaus van functionaliteit. Het basisverschil zit in de inbegrepen applicaties, opslagruimte en beveiligingsfuncties.
Microsoft 365 Business Basic biedt voornamelijk cloudgebaseerde apps en diensten zoals Exchange, SharePoint en Teams, plus 1 TB OneDrive-opslag per gebruiker. Je hebt hiermee toegang tot webversies van Office-apps, maar niet tot de volledige desktopversies.
Microsoft 365 Business Standard voegt de volledige desktopversies van Word, Excel, PowerPoint, Outlook, en andere Office-apps toe, plus extra tools zoals Bookings. Dit pakket is ideaal voor bedrijven die de volledige Office-suite nodig hebben.
Microsoft 365 Business Premium bevat alles uit Standard plus geavanceerde beveiligings- en apparaatbeheertools, waaronder Intune en Azure Information Protection. Dit pakket biedt de beste bescherming tegen cyberdreigingen voor kleinere organisaties.
De Enterprise-abonnementen (E1, E3, E5) bieden nog uitgebreidere functies met meer opslagruimte, geavanceerde analytics en in het geval van E5, premium beveiliging en compliance-tools. Deze zijn ontworpen voor grotere organisaties met complexere behoeften.
| Abonnement | Desktop apps | Cloud apps | OneDrive opslag | Geavanceerde beveiliging |
|---|---|---|---|---|
| Business Basic | Nee | Ja | 1 TB | Basis |
| Business Standard | Ja | Ja | 1 TB | Basis |
| Business Premium | Ja | Ja | 1 TB | Uitgebreid |
| Enterprise E3 | Ja | Ja | Onbeperkt | Uitgebreid |
| Enterprise E5 | Ja | Ja | Onbeperkt | Premium |
Via Officebox 365 kun je een complete ICT-oplossing krijgen die naadloos aansluit bij al deze Microsoft 365-abonnementen, aangevuld met extra beveiligingslagen en professioneel beheer.
Hoe bepaal je welk Office 365 abonnement past bij jouw bedrijfsgrootte?
De ideale Office 365-oplossing hangt sterk samen met de omvang van je bedrijf en je specifieke behoeften. Voor elke bedrijfsgrootte is er een passend abonnement.
Voor ZZP’ers en zeer kleine bedrijven (1-5 medewerkers) is Microsoft 365 Business Basic of Standard vaak voldoende. Je krijgt toegang tot essentiële tools zonder te betalen voor onnodige functies. Overweeg Standard als je de desktop-versies van Office-apps nodig hebt.
Voor het MKB (5-300 werknemers) biedt Microsoft 365 Business Premium de beste waarde. Dit pakket combineert productiviteitstools met essentiële beveiligingsfuncties zoals bescherming tegen phishing en malware. Je krijgt ook eenvoudig apparaatbeheer, wat onmisbaar is wanneer je team groeit.
Voor grotere organisaties (300+ medewerkers) of bedrijven met specifieke compliance-eisen zijn Enterprise-licenties zoals E3 of E5 geschikter. Deze pakketten bieden geavanceerde beheer- en beveiligingsmogelijkheden, plus onbeperkte opslagruimte.
Houd bij je keuze rekening met schaalbaarheid. Je wilt niet elk jaar van abonnement wisselen. Kies een oplossing die mee kan groeien met je bedrijf en flexibel genoeg is om aan te passen aan veranderende behoeften.
Wanneer kies je voor Microsoft 365 Business en wanneer voor Enterprise?
De keuze tussen Microsoft 365 Business en Enterprise hangt af van de complexiteit van je organisatie, je beveiligingsbehoeften en de schaal waarop je opereert.
Kies voor Business-licenties wanneer je organisatie minder dan 300 gebruikers heeft, geen complexe compliance-vereisten kent, en wanneer je een kosteneffectieve oplossing zoekt met voldoende functionaliteit voor dagelijkse zakelijke activiteiten. Business-abonnementen bieden een uitstekende balans tussen functionaliteit en kosten voor het MKB.
Overweeg Enterprise-licenties wanneer je organisatie meer dan 300 gebruikers heeft, wanneer je te maken hebt met strenge regelgeving of compliance-eisen, of wanneer je behoefte hebt aan geavanceerde beveiligingsfuncties. Enterprise E5 biedt bijvoorbeeld uitgebreide beveiligingstools zoals Advanced Threat Protection en Cloud App Security.
Enterprise-licenties zijn ook aan te raden als je specifieke functies nodig hebt zoals:
- Geavanceerde eDiscovery en juridische bewaarmogelijkheden
- Power BI Pro voor uitgebreide data-analyse
- Onbeperkte opslagruimte in de cloud
- Centraal beheer van een groot aantal gebruikers
Bij de overstap van Business naar Enterprise is het belangrijk om te weten dat dit meestal een upgrade is die extra kosten met zich meebrengt, maar ook aanzienlijk meer controle en mogelijkheden biedt.
Welke beveiligingsfuncties bieden verschillende Office 365 abonnementen?
Beveiligingsfuncties variëren sterk tussen de verschillende Office 365 abonnementen, waarbij de meer premium opties uitgebreidere bescherming bieden tegen moderne cyberdreigingen.
Alle Microsoft 365 abonnementen bevatten basisbeveiliging zoals Exchange Online Protection tegen spam en bekende malware. Ze bieden ook multi-factor authenticatie en encryptie van gegevens in rust en tijdens overdracht.
Business Premium voegt aanzienlijk meer beveiliging toe, waaronder:
- Microsoft Defender voor Office 365 (voorheen ATP) voor bescherming tegen geavanceerde phishing
- Intune voor apparaatbeheer en beveiligingsbeleid
- Azure Information Protection voor documentbeveiliging
- Conditional Access om toegang te beperken op basis van gebruiker, locatie en apparaatstatus
Enterprise E5 biedt de meest uitgebreide beveiliging met extra functies zoals:
- Microsoft 365 Cloud App Security voor het detecteren van verdachte activiteiten
- Advanced eDiscovery met AI-gestuurde zoektools
- Insider risk management om interne dreigingen te identificeren
- Microsoft Defender voor identiteit voor de bescherming van gebruikersaccounts
Voor organisaties die werken met gevoelige gegevens of onder strenge regelgeving vallen, zijn deze geavanceerde beveiligingsfuncties geen luxe maar noodzaak. Je kunt je beveiliging verder versterken met extra diensten zoals geavanceerde endpoint-bescherming en backup-oplossingen.
Hoe verhouden de kosten zich tot de functionaliteit bij Office 365 pakketten?
Bij Office 365 abonnementen betaal je meer naarmate je meer functionaliteit krijgt, maar de meerwaarde kan aanzienlijk zijn afhankelijk van je specifieke behoeften.
Business Basic is het meest betaalbare abonnement (ongeveer €5 per gebruiker/maand), maar biedt alleen webversies van Office-apps. Voor veel bedrijven is Business Standard (ongeveer €12 per gebruiker/maand) een betere investering omdat je hiermee de volledige desktop-apps krijgt plus extra diensten.
De stap naar Business Premium (ongeveer €22 per gebruiker/maand) verdubbelt bijna de kosten, maar voegt cruciale beveiligingstools toe. Wanneer je de kosten van aparte beveiligingsoplossingen vergelijkt, biedt Premium vaak aanzienlijke besparingen.
Enterprise-licenties zijn duurder (E3 vanaf ongeveer €35 en E5 vanaf ongeveer €57 per gebruiker/maand), maar bevatten functies die anders als afzonderlijke diensten zouden moeten worden aangeschaft. Voor grotere organisaties kan dit kosteneffectiever zijn dan het samenvoegen van verschillende oplossingen.
Overweeg bij je beslissing niet alleen de directe abonnementskosten, maar ook:
- Vermeden kosten voor aparte software en beveiligingsoplossingen
- Tijdsbesparing door geïntegreerde tools
- Verminderd risico op datalekken en de bijbehorende kosten
- Flexibiliteit om te schalen zonder grote investeringen
Wat moet je weten over Office 365 licentievoorwaarden?
De licentievoorwaarden van Office 365 bevatten belangrijke details die van invloed kunnen zijn op hoe je de diensten gebruikt en welke rechten je hebt.
Alle Microsoft 365 abonnementen werken op basis van een gebruikerslicentiemodel. Dit betekent dat elke gebruiker die toegang nodig heeft tot de diensten, een eigen licentie moet hebben. Het delen van accounts is niet toegestaan en overtreedt de servicevoorwaarden.
De meeste abonnementen bieden de mogelijkheid om Office-apps op maximaal 5 apparaten per gebruiker te installeren. Dit geeft flexibiliteit om op verschillende apparaten te werken zonder extra kosten.
Let op de contractperiodes. Hoewel maandelijkse abonnementen beschikbaar zijn, krijg je vaak korting bij jaarlijkse betaling. Zakelijke abonnementen hebben meestal minimale contractperiodes van een jaar.
Microsoft hanteert verschillende gebruiksrechten voor thuis- versus zakelijk gebruik. Zelfs binnen zakelijke licenties kunnen er beperkingen zijn op commercieel gebruik van bepaalde functies.
Bij het overstappen naar een ander abonnement of het annuleren van je dienst, is het belangrijk om te begrijpen wat er gebeurt met je data. Microsoft bewaart gegevens tijdelijk, maar na een bepaalde periode worden ze permanent verwijderd. Zorg daarom voor een goed backup-beleid om gegevensverlies te voorkomen.
Bij het kiezen van het juiste Office 365 abonnement komt veel kijken. De juiste keuze kan je bedrijf helpen efficiënter te werken, kosten te besparen en beter beschermd te zijn tegen cyberdreigingen. Neem de tijd om je opties zorgvuldig te overwegen en stem je keuze af op de specifieke behoeften van je organisatie, nu en in de toekomst.