Go paperless met OneNote

Microsoft OneNote

Waarom Paperless Office?

Naast ecologische redenen zoals CO2 uitstoot zijn er ook economische redenen waarom je als kantoor minder zou willen printen. Naar mate je meer digitaal werkt zal je minder papier, inkt en stroom verbruiken.

Ook wil je voorkomen dat belangrijke (gevoelige) documenten rondslingeren in het kantoor, dus voor de beveiliging van informatie is dit een grote vooruitgang.

Als je digitaal werkt, heb je minder fysieke ruimte nodig voor je opslag. Je raakt belangrijke documenten minder snel kwijt, omdat ze terug te vinden zijn in de Cloud.

Je voorkomt fouten door documenten te automatiseren. Je verhoogt ook de snelheid en efficiëntie van het verwerken van informatie en documenten. Zo kun je facturen moeiteloos versturen, een offerte snel verwerken en notulen met collega’s delen.

Papierloos werken is ook erg fijn voor een schoon of leeg bureau. Een opgeruimd bureau zorgt voor rust en overzicht en dat heeft effect op je werk!

Thuiswerken is makkelijker wanneer je geen benodigde papieren op kantoor hebt liggen. Als alle bestanden in de Cloud staan kun je op elke locatie werken.

Hoe kan het beter?

Het is mogelijk om Pdf-bestanden, Foto’s of gescande documenten “af te drukken” naar OneNote in plaats van een printer. Dat bied je de mogelijkheid om het betreffende bestand direct te bewerken in OneNote. Deze bewerkte documenten kun je vervolgens met de aanpassingen direct per E-mail versturen. Je hoeft dus niet het document af te drukken dan een handtekening plaatsen en vervolgens opnieuw te scannen. In onderstaande video kun je zien hoe dit hoe je dat precies moet doen.

Notities schrijven, opnemen of bewerken

Schrijf jij je notities nog op papier of in een notitieblok? Probeer de notities dan eens te schijven met OneNote. Je hebt namelijk de mogelijkheid om je handgeschreven teksten om te zetten naar jouw gewenste fonttype.

Om handgeschreven tekst te converteren ga je naar het tabblad Tekenen, selecteert de handgeschreven tekst met de Lasoselectie-tool. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de selectie en kies: Handschrift naar tekst.

OneNote geeft je ook de mogelijkheid om te dicteren wat geschreven moet worden. Alle ingesproken tekst zal dus direct in OneNote zichtbaar zijn.

Nadelen van een paperless kantoor met OneNote:

In de samenwerking met bedrijven is het niet altijd haalbaar om papierloos te werken. Denk aan contracten en belangrijke brieven, die fysiek ondertekend moeten worden.

De overstap van een kantoor met papieren archief naar een volledig papierloos kantoor is een grote stap en investering. Het is belangrijk om dit in kleine stappen te doen en bestanden te automatiseren. Veel bedrijven waarmee je samenwerkt maken waarschijnlijk al gebruik van digitale documenten. Leer van de bedrijven om je heen en ga aan de gang.

Zorg ervoor dat je Teams en PowerPoint up-to-date zijn en de presentatie in de Microsoft cloud staat (OneDrive of SharePoint).