IT afhankelijk van één persoon?

IT Afhankelijkheid van één persoon is een risico bij groei

Te afhankelijk van één persoon

Binnen veel organisaties wordt de ICT geregeld door één persoon. In de beginfase werkt dit prima en kan de organisatie het nog aan. Er zijn over het algemeen weinig systemen, korte lijnen en goed overzicht. Maar wanneer een organisatie groeit verandert de gehele situatie. De hoeveelheid werk neemt toe samen met de afhankelijkheid van die ene individu. Hiermee ontstaat het risico dat dit pas te laat wordt gemerkt en dat systemen vastlopen.

Waarom het in het begin logisch voelt

Bij groeiende organisaties wordt ICT vaak stap voor stap geregeld. Er komt een extra collega bij of een extra laptop. Dit gaat tot op zekere hoogte goed en het voelt niet alsof er een probleem is. Degene die de ICT regelt vangt namelijk alles op en zorgt ervoor dat alles geregeld wordt. Dit geeft voor de organisatie rust, maar dit zorgt er ook voor dat alle kennis en verantwoordelijkheid op één plek blijft liggen. Pas als de organisatie groter is geworden, komt het besef hoe afhankelijk alles inmiddels is geworden.

De eerste signalen

Na verloop van tijd vallen de eerste signalen op. Vragen blijven langer liggen, problemen worden “even snel” opgelost, en er is weinig overzicht. Ook ontstaat er direct onrust wanneer deze persoon afwezig is. Wanneer deze persoon ziek is of afwezig door verlof, vakantie of andere omstandigheden, ontbreekt vaak het inzicht in hoe systemen zijn ingericht, waar belangrijke informatie is opgeslagen en hoe processen of koppelingen precies werken. Dit kan leiden tot vertraging, fouten, verhoogde risico’s en afhankelijkheid van één persoon. Vaak wordt dit gezien als gewoon drukte, maar dit is een duidelijk teken dat de ICT-inrichting niet goed op orde is binnen een organisatie.

Falen staat vast

Hoe goed deze werknemer ook is, één persoon kan niet alles blijven dragen. Ook wordt hierdoor de organisatie kwetsbaar omdat de kennis en verantwoordelijkheid bij één persoon ligt. De kans op fouten neemt toe door overbelasting en de impact wordt steeds groter. Niet omdat iemand zijn of haar werk niet goed doet, maar omdat de situatie simpelweg niet schaalbaar is. Op een gegeven moment wordt het allemaal teveel voor een organisatie en dan is het vaak al te laat.

Begrijpen

Belangrijk om te weten is dat het zoeken naar een oplossing niet direct de hoofdzaak is, maar juist het herkennen van de situatie. Wanneer een organisatie inziet dat afhankelijkheid van één medewerker een veelvoorkomend risico vormt, zorgt dit al voor meer rust en bewustwording binnen de organisatie. Het betekent namelijk niet dat er iets fout is gegaan binnen de organisatie, maar juist dat de organisatie een volgende fase heeft bereikt. Door hier eerder bij stil te staan, kunnen problemem eerder worden opgelost en ontstaat er ruimte om ICT in te richten die meegroeit met de organisatie.

Herken jij jezelf of je organisatie in deze situatie? Officebox neemt graag jouw IT-beheer volledig uit handen, waardoor risico’s en storingen zoveel mogelijk voorkomen worden voordat ze impact hebben. Hierbij is er 24/7 support beschikbaar, zodat continuïteit en snelle ondersteuning altijd gewaarborgd zijn.

Neem gerust contact met ons op door te bellen naar 0800 – 118 3210, of door te mailen naar verkoop@officebox.nl.