Hoe bescherm ik persoonsgegevens van donateurs in Microsoft 365?

Het beschermen van persoonsgegevens van donateurs in Microsoft 365 vereist een combinatie van technische instellingen, beveiligingsmaatregelen en organisatorische procedures. Begin met het categoriseren van welke donateursgegevens je beheert en wie toegang nodig heeft. Stel vervolgens de juiste toegangsrechten in, activeer beveiligingsfuncties zoals multi-factor authenticatie en encryptie, en maak gebruik van Microsoft Purview voor het classificeren en monitoren van gevoelige informatie. Regelmatige back-ups en een duidelijk datalek-protocol zijn essentieel voor het waarborgen van de veiligheid van persoonsgegevens binnen jouw Microsoft 365 omgeving.

Waarom is het beschermen van donateursgegevens zo belangrijk?

Het beschermen van donateursgegevens is niet alleen een wettelijke verplichting onder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), maar vormt ook de basis voor een vertrouwensrelatie met je donateurs. Mensen die jouw goede doel of stichting steunen, vertrouwen erop dat je zorgvuldig omgaat met hun persoonlijke informatie.

De AVG stelt duidelijke eisen aan organisaties die persoonsgegevens verwerken. Voor goede doelen en stichtingen betekent dit dat je verantwoordelijk bent voor het veilig bewaren en verwerken van donateursgegevens. Bij het niet naleven hiervan kun je te maken krijgen met boetes en reputatieschade.

Donateurs verwachten dat hun gegevens niet verkeerd worden gebruikt of in verkeerde handen vallen. Door goede databescherming te bieden, toon je respect voor hun privacy en versterk je het vertrouwen. Dit vertaalt zich vaak in langdurige relaties en hogere betrokkenheid.

Bovendien ben je als organisatie verplicht om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, diefstal of onrechtmatige verwerking. Microsoft 365 biedt hiervoor verschillende tools en functionaliteiten die je helpen aan deze verplichtingen te voldoen.

Welke persoonsgegevens van donateurs moet je beschermen in Microsoft 365?

In Microsoft 365 verwerk je verschillende soorten donateursgegevens die allemaal zorgvuldige bescherming vereisen. Het is belangrijk om te weten welke typen gegevens extra gevoelig zijn en speciale aandacht verdienen.

De persoonlijke identificatiegegevens zoals namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen moeten goed worden beschermd. Deze informatie wordt vaak opgeslagen in Excel-lijsten, Outlook-contacten of SharePoint-lijsten. Daarnaast bevatten donatiegegevens zoals bankrekeningen, betalingsgeschiedenis en donatiebedragen financiële informatie die extra beveiligingsmaatregelen vereist.

Let ook op communicatievoorkeuren en -historiek, zoals e-mailcorrespondentie, nieuwsbriefvoorkeuren, en opt-in/opt-out keuzes. Deze informatie kan worden opgeslagen in Outlook, maar ook in Microsoft Teams-chats of SharePoint-documenten.

Type gegevens	Voorbeelden	Microsoft 365 locatie
Identificatiegegevens	Naam, adres, telefoonnummer, e-mail	Excel, Outlook contacten, SharePoint-lijsten
Financiële gegevens	Bankrekeningnummers, donatiebedragen, betalingsgeschiedenis	Excel, Word-documenten, SharePoint
Communicatievoorkeuren	Toestemmingen, voorkeuren, correspondentie	Outlook, Teams, SharePoint
Gevoelige gegevens	Gezondheidsgegevens, politieke voorkeuren	Word, Excel, e-mailberichten

Sommige goede doelen verzamelen ook bijzondere persoonsgegevens, zoals informatie over gezondheid, religie of politieke voorkeuren. Deze categorieën vallen onder extra strenge bescherming binnen de AVG en vereisen specifieke beveiligingsmaatregelen in je Microsoft 365 omgeving.

Hoe stel je toegangsrechten en gebruikersbeheer in voor donateursgegevens?

Het correct instellen van toegangsrechten is essentieel om donateursgegevens te beschermen. In Office 365 kun je gedetailleerd bepalen wie toegang heeft tot welke informatie, volgens het principe van minimale toegang – alleen toegang geven tot wat medewerkers echt nodig hebben.

Begin met het definiëren van duidelijke gebruikersrollen. Maak onderscheid tussen bijvoorbeeld beheerders, fondsenwervers en administratief personeel. Wijs vervolgens specifieke toegangsrechten toe aan deze rollen via het Microsoft Admin Center. Voor fondsenwervers is misschien alleen leestoegang nodig tot bepaalde donateurslijsten, terwijl administratief personeel bewerkingsrechten nodig heeft.

Voor SharePoint en OneDrive documenten kun je gedetailleerde machtigingen instellen op mapniveau. Creëer een logische mappenstructuur voor je donateursgegevens en bepaal per map wie kan bekijken, bewerken of delen. Gevoelige donorgegevens kun je in afgeschermde mappen plaatsen met beperkte toegang.

Gebruik Microsoft Teams voor samenwerking rond donateursactiviteiten, maar stel daarbij private kanalen in voor gevoelige discussies over bijvoorbeeld grote donateurs. Teams-machtigingen kun je per kanaal configureren zodat alleen relevante teamleden mee kunnen lezen en bijdragen.

Vergeet niet regelmatig een audit uit te voeren van toegangsrechten. Mensen veranderen van functie of verlaten de organisatie, dus een periodieke controle van wie waartoe toegang heeft is belangrijk om de veiligheid te waarborgen.

Welke beveiligingsfuncties in Microsoft 365 helpen bij het beschermen van persoonsgegevens?

Microsoft 365 biedt krachtige beveiligingsfuncties die je helpen bij het beschermen van donateursgegevens. Door deze functies goed in te stellen, versterk je de beveiliging van persoonsgegevens aanzienlijk.

Begin met het activeren van multi-factor authenticatie (MFA) voor alle gebruikersaccounts. Dit vormt een tweede beschermingslaag naast wachtwoorden. Zelfs als een wachtwoord wordt gestolen, is er nog een extra verificatiestap nodig om toegang te krijgen tot gevoelige donateursdata. MFA is eenvoudig in te stellen via het Microsoft 365 beheercentrum.

Encryptie is een andere belangrijke beveiligingsfunctie. Microsoft 365 biedt verschillende encryptiemogelijkheden, zoals:

BitLocker voor apparaatencryptie
Office-bestandsencryptie voor documenten met donateursgegevens
E-mailencryptie in Outlook voor vertrouwelijke communicatie

Data Loss Prevention (DLP) helpt bij het voorkomen van onbedoeld delen van gevoelige informatie. Je kunt DLP-beleid configureren dat automatisch detecteert wanneer medewerkers documenten met donateursgegevens proberen te delen buiten je organisatie, en hier passend op reageren.

Gebruik ook Azure Information Protection om gevoelige documenten te classificeren en te labelen. Hiermee kun je automatisch bepaalde beschermingsmaatregelen toepassen op basis van de inhoud, zoals het verplicht maken van wachtwoorden voor documenten met financiële donateursgegevens.

Beveiligingsfunctie	Toepassing voor donateursgegevens	Instellingsniveau
Multi-factor authenticatie	Beschermt toegang tot alle systemen met donateursdata	Essentieel
Encryptie	Versleutelt gevoelige donateursdocumenten en e-mails	Belangrijk
Data Loss Prevention	Voorkomt ongewenst delen van donateurslijsten	Belangrijk
Azure Information Protection	Classificeert documenten op gevoeligheid	Aanvullend

Hoe maak je gebruik van Microsoft Purview voor compliance en gegevensbescherming?

Microsoft Purview (voorheen Microsoft Compliance) biedt een uitgebreide set tools voor compliance en gegevensbescherming die bijzonder nuttig zijn voor het beheren van donateursgegevens. Met deze centrale oplossing kun je gevoelige informatie identificeren, beschermen en bewaken.

Begin met het gebruik van gevoeligheidslabels in Purview om documenten met donateursgegevens te classificeren. Deze labels kunnen handmatig worden toegepast of automatisch worden toegewezen op basis van de inhoud. Een document met bankgegevens kan bijvoorbeeld automatisch het label “Zeer vertrouwelijk” krijgen, waarna extra beveiligingsmaatregelen worden toegepast.

De Data Discovery-functie helpt je bij het identificeren van waar donateursgegevens zijn opgeslagen binnen je Microsoft 365 omgeving. Dit is handig om te ontdekken of gevoelige informatie onbedoeld is opgeslagen op onveilige locaties. Je kunt bijvoorbeeld zoeken naar patronen die lijken op bankrekeningnummers of BSN-nummers binnen je SharePoint-sites.

Gebruik de Audit-functionaliteit om bij te houden wie toegang heeft tot donateursgegevens. Je kunt zo monitoren welke medewerkers donateurdatabases openen, bewerken of downloaden, wat helpt bij het opsporen van ongebruikelijke activiteiten die op een datalek kunnen wijzen.

Met beleidsinstellingen in Purview kun je ook bepalen hoe lang donateursgegevens bewaard moeten worden. Je kunt automatische bewaarbeleid instellen dat oude donateursgegevens archiveert of verwijdert na een bepaalde periode, conform de AVG-richtlijnen voor gegevensminimalisatie en bewaartermijnen.

Wat zijn de beste praktijken voor het delen van donateursgegevens binnen je organisatie?

Het veilig delen van donateursgegevens binnen je organisatie vereist heldere procedures en het juiste gebruik van Microsoft 365 tools. Goede samenwerkingspraktijken vormen de basis voor effectieve gegevensbescherming.

Maak gebruik van SharePoint voor het centraal en gecontroleerd opslaan van donateursgegevens. Creëer een speciale SharePoint-site voor je fondsenwerving waar documenten met donateursgegevens veilig kunnen worden gedeeld tussen geautoriseerde teamleden. Hierdoor voorkom je dat gegevens verspreid raken over persoonlijke OneDrives of e-mails.

Werk met versiebeheer in SharePoint en OneDrive om wijzigingen in donateursbestanden bij te houden. Dit zorgt ervoor dat je altijd weet wie welke wijzigingen heeft gemaakt en wanneer, en dat je indien nodig altijd terug kunt naar een eerdere versie van een document.

Voor directe samenwerking aan donateursgegevens is Microsoft Teams ideaal. Creëer een specifiek team voor fondsenwerving met aparte kanalen voor verschillende donateurscategorieën of campagnes. Beperk de toegang tot deze teams tot alleen medewerkers die met deze specifieke donateursgegevens moeten werken.

Vermijd het delen van donateursgegevens via e-mail waar mogelijk. Als je toch gevoelige informatie moet e-mailen, gebruik dan de encryptiefuncties van Outlook. Wees ook voorzichtig met het downloaden van donateursgegevens naar lokale apparaten; werk bij voorkeur direct in de cloud-omgeving van Microsoft 365.

Train je medewerkers regelmatig over het belang van zorgvuldig omgaan met donateursgegevens en de juiste procedures voor het delen van informatie. Bewustwording is een cruciale factor in het waarborgen van gegevensbescherming.

Hoe zorg je voor een goede back-up strategie voor donateursgegevens?

Een effectieve back-up strategie is essentieel om donateursgegevens te beschermen tegen verlies door menselijke fouten, technische problemen of cyberaanvallen. Microsoft 365 biedt verschillende mogelijkheden, maar een doordachte aanpak is nodig.

Hoewel Microsoft zelf back-ups maakt, zijn deze primair bedoeld voor herstel bij grote storingen en niet voor het terughalen van individueel verwijderde of overschreven bestanden. Daarom is het belangrijk om een aanvullende back-up oplossing te implementeren specifiek voor je donateursgegevens.

Maak gebruik van de versiegeschiedenis in SharePoint en OneDrive, waarmee je tot 500 eerdere versies van documenten kunt terughalen. Dit is handig bij onbedoelde wijzigingen of verwijderingen van donateursbestanden. Configureer de instellingen zo dat er voldoende versies worden bewaard van kritieke bestanden zoals donateurdatabases.

Overweeg een externe back-up dienst die specifiek is ontworpen voor Microsoft 365, zoals bijvoorbeeld via Officebox. Deze oplossingen maken regelmatig kopieën van je e-mails, contactpersonen, agenda’s, SharePoint-sites en OneDrive-bestanden, en bieden uitgebreidere herstelmogelijkheden dan de standaard Microsoft-tools.

Ontwikkel een duidelijk herstelplan dat beschrijft hoe je donateursgegevens kunt herstellen in verschillende scenario’s. Test dit plan regelmatig om zeker te weten dat je gegevens daadwerkelijk kunnen worden hersteld wanneer dat nodig is. Documenteer wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van back-ups en herstelacties.

Bepaal een geschikte back-up frequentie op basis van hoe vaak je donateursgegevens worden bijgewerkt. Voor actieve fondsenwerving met dagelijkse wijzigingen zijn dagelijkse back-ups wellicht noodzakelijk, terwijl wekelijkse back-ups mogelijk volstaan voor minder dynamische gegevens.

Wat moet je doen in het geval van een datalek met donateursgegevens?

Bij een datalek met donateursgegevens is snelle en adequate actie cruciaal om de schade te beperken en aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Een vooraf opgesteld incidentprotocol helpt je om georganiseerd te reageren in deze stressvolle situatie.

Zodra je een (mogelijk) datalek ontdekt, moet je eerste prioriteit zijn om het lek te stoppen en de omvang vast te stellen. Gebruik de beveiligings- en audittools in Microsoft 365 om te bepalen welke gegevens zijn gelekt, wanneer dit is gebeurd en wie erbij betrokken was. Het Security & Compliance Center biedt hiervoor uitgebreide logboeken.

Volgens de AVG ben je verplicht om een datalek binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens als er risico is voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. Zorg dat je weet hoe je dit moet doen en welke informatie je moet verstrekken. Bij ernstige datalekken moet je ook de getroffen donateurs informeren.

Documenteer alle stappen die je neemt na het ontdekken van het datalek. Dit is niet alleen nuttig voor de melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens, maar ook voor interne evaluatie achteraf. Microsoft 365 bevat tools zoals eDiscovery die je kunnen helpen bij het verzamelen van bewijsmateriaal over het incident.

Na het afhandelen van het directe incident is het belangrijk om te leren van wat er is gebeurd. Analyseer de oorzaak van het datalek en pas je beveiligingsmaatregelen aan om herhaling te voorkomen. Dit kan betekenen dat je strengere toegangscontroles instelt in Microsoft 365 of extra beveiligingstrainingen organiseert voor je medewerkers.

Hoe blijf je op de hoogte van de nieuwste beveiligingsmaatregelen voor donateursgegevens?

In het snel veranderende landschap van cybersecurity is het essentieel om up-to-date te blijven met de nieuwste beveiligingsmaatregelen voor het beschermen van donateursgegevens. Door proactief te zijn, versterk je de beveiliging van je Microsoft 365 omgeving continu.

Investeer in regelmatige beveiligingstrainingen voor alle medewerkers die met donateursgegevens werken. Zorg dat ze vertrouwd zijn met de nieuwste phishingtechnieken, het belang van sterke wachtwoorden en het herkennen van verdachte activiteiten. Menselijke fouten zijn nog steeds een van de grootste beveiligingsrisico’s.

Houd de Microsoft 365 Security & Compliance blogs en updates bij. Microsoft communiceert regelmatig over nieuwe beveiligingsfuncties en best practices. Je kunt je abonneren op nieuwsbrieven of de Microsoft Tech Community volgen om op de hoogte te blijven van ontwikkelingen die relevant zijn voor het beschermen van donateursgegevens.

Voer regelmatig beveiligingsbeoordelingen uit van je Microsoft 365 omgeving. Gebruik tools zoals Secure Score om te identificeren waar verbeteringen mogelijk zijn. Deze tool geeft je concrete aanbevelingen voor het verhogen van de beveiliging, specifiek afgestemd op jouw configuratie.

Overweeg om samen te werken met een gespecialiseerde partner zoals Officebox. Wij hebben uitgebreide expertise op het gebied van Microsoft 365 beveiliging en kunnen je helpen om de nieuwste beveiligingsmaatregelen te implementeren. Met onze kennis van zowel de technische als de wettelijke aspecten van gegevensbescherming, zorgen we ervoor dat je donateursgegevens optimaal beveiligd zijn terwijl je organisatie efficiënt kan blijven werken.

Door continu aandacht te besteden aan de beveiliging van donateursgegevens, niet alleen als reactie op incidenten maar als onderdeel van je dagelijkse operatie, zorg je voor een duurzame bescherming van de persoonlijke informatie die jouw donateurs je hebben toevertrouwd.