Hoe deel ik mijn scherm veilig tijdens een klantgesprek in Teams?

Tijdens klantgesprekken in Microsoft Teams deel je vaak je scherm om documenten, presentaties of applicaties te tonen. Maar wist je dat onveilig schermdelen grote risico’s met zich meebrengt? Van privacygevoelige informatie die zichtbaar wordt tot ongewenste notificaties die je professionaliteit ondermijnen.

Voor accountants en administratiekantoren is veilig schermdelen extra belangrijk vanwege de gevoelige financiële data waarmee je dagelijks werkt. In dit artikel leer je stap voor stap hoe je je scherm veilig deelt in Teams, zodat je professioneel overkomt en je klantgegevens beschermd blijven.

Wat zijn de risico’s van onveilig schermdelen in Teams?

Onveilig schermdelen kan ertoe leiden dat je onbedoeld vertrouwelijke informatie, privéberichten, wachtwoorden en gevoelige documenten aan je gesprekspartners toont. Daarnaast kunnen notificaties van andere applicaties je presentatie verstoren en je professionaliteit ondermijnen.

De grootste risico’s zijn het per ongeluk delen van je volledige bureaublad, waardoor anderen alles kunnen zien: alle geopende applicaties en bestanden. Dit is vooral problematisch voor accountantskantoren die met vertrouwelijke klantgegevens werken in verschillende boekhoudpakketten. Eén verkeerd aangeklikt tabblad kan betekenen dat je de financiële gegevens van klant A toont tijdens een gesprek met klant B.

Ook notificaties vormen een groot risico. E-mails, chatberichten of meldingen van andere software kunnen plotseling verschijnen en gevoelige informatie prijsgeven. Denk aan een e-mail met een salarisstrook, een Teams-bericht over een andere klant of een melding van je antivirussoftware over een beveiligingsincident.

Hoe stel je Teams in voor veilig schermdelen?

Voor veilig schermdelen in Teams schakel je eerst alle onnodige notificaties uit, sluit je alle irrelevante applicaties en configureer je Teams zo dat je alleen specifieke vensters deelt in plaats van je volledige scherm.

Begin met het uitschakelen van notificaties in Windows. Ga naar Instellingen > Systeem > Notificaties en acties en zet ‘Notificaties van apps en andere afzenders ontvangen’ uit. Dit voorkomt dat er tijdens je presentatie storende pop-ups verschijnen.

Sluit vervolgens alle applicaties die je niet nodig hebt voor het gesprek. Houd alleen de relevante documenten, presentaties of software open die je wilt delen. Voor accountants betekent dit bijvoorbeeld dat je alleen het boekhoudpakket opent waarover je wilt praten, en niet je volledige administratiesysteem.

Configureer ook je Teams-instellingen door naar Instellingen > Algemeen te gaan en ‘Applicatie automatisch starten’ uit te schakelen als je dit niet wilt. Zorg er daarnaast voor dat je Teams-status tijdens belangrijke gesprekken op ‘Niet storen’ staat.

Welke opties voor schermdelen heeft Teams, en welke is het veiligst?

Teams biedt drie hoofdopties voor schermdelen: je volledige scherm, een specifiek venster of een PowerPoint-presentatie. Het delen van een specifiek venster is veruit de veiligste optie, omdat anderen alleen dat ene programma kunnen zien.

De optie ‘Bureaublad’ deelt je volledige scherm, inclusief taakbalk, snelkoppelingen en alle geopende applicaties. Dit is de meest risicovolle keuze, omdat alles wat je doet zichtbaar is voor anderen. Gebruik deze optie alleen als je absoluut zeker weet dat er geen gevoelige informatie op je scherm staat.

Het delen van een ‘Venster’ toont alleen de specifieke applicatie die je selecteert. Dit is de aanbevolen methode voor accountants, omdat je bijvoorbeeld alleen je Excel-bestand of boekhoudpakket deelt, terwijl andere geopende programma’s verborgen blijven.

De optie ‘PowerPoint Live’ is ideaal voor presentaties, omdat deelnemers de slides in hun eigen tempo kunnen bekijken en jij de controle behoudt over wat er wordt getoond. Deze functie biedt extra voordelen, zoals het tonen van sprekersnotities alleen aan jou.

Hoe deel je alleen een specifieke applicatie in plaats van je hele scherm?

Om alleen een specifieke applicatie te delen, klik je op ‘Delen’ in de Teams-werkbalk, selecteer je het tabblad ‘Venster’ en kies je de gewenste applicatie uit de lijst. Teams toont dan alleen dat programma aan de andere deelnemers.

Volg deze stappen voor veilig applicaties delen:

• Open eerst de applicatie die je wilt delen (bijvoorbeeld Excel of je boekhoudpakket).
• Klik in Teams op het ‘Delen’-icoon in de werkbalk onderaan je scherm.
• Selecteer het tabblad ‘Venster’ bovenaan het pop-upvenster.
• Kies de juiste applicatie uit de lijst met beschikbare vensters.
• Klik op ‘Delen’ om te beginnen.

Let op: Teams toont een rode rand rondom het gedeelde venster, zodat je altijd weet wat zichtbaar is voor anderen. Als je naar een ander programma schakelt, zien deelnemers alleen een zwart scherm totdat je terugkeert naar de gedeelde applicatie.

Wat moet je controleren voordat je begint met schermdelen?

Voordat je begint met schermdelen, controleer je of alle gevoelige informatie is gesloten, notificaties zijn uitgeschakeld, je internetverbinding stabiel is en alleen de relevante documenten geopend zijn die je wilt tonen.

Maak een checklist voor jezelf:

1. Sluit alle e-mailprogramma’s en chatapplicaties.
2. Controleer of er geen vertrouwelijke documenten geopend zijn.
3. Zet je telefoon op stil om storingen te voorkomen.
4. Test je internetverbinding door een snelle speedtest te doen.
5. Zorg dat alleen de benodigde bestanden geopend zijn.
6. Controleer of je de juiste versie van de documenten hebt geopend.

Voor accountants is het extra belangrijk om te controleren dat je in het juiste klantdossier zit en niet per ongeluk gegevens van andere klanten kunt tonen. Maak er een gewoonte van om vóór elk gesprek je bureaublad ‘schoon’ te maken.

Hoe stop je snel met schermdelen als er iets misgaat?

Om snel te stoppen met schermdelen, klik je op de rode knop ‘Stop delen’ die bovenaan je scherm verschijnt. Je kunt ook met Alt + Tab naar Teams gaan en daar op ‘Stop delen’ klikken.

Als er iets misgaat tijdens het delen, blijf dan kalm en stop onmiddellijk met delen. De rode balk bovenaan je scherm toont altijd de optie ‘Stop delen’—dit is de snelste manier. Als alternatief kun je ook in het Teams-venster zelf op de knop ‘Stop delen’ klikken in de werkbalk.

In noodsituaties kun je ook je internetverbinding tijdelijk uitschakelen of Teams volledig afsluiten, maar dit is een laatste redmiddel omdat het je gesprek onderbreekt. Het is beter om eerlijk te zijn tegen je gesprekspartners en uit te leggen dat je opnieuw moet beginnen met delen.

Oefen deze stappen van tevoren, zodat je in stressvolle situaties automatisch weet wat je moet doen. Zo behoud je je professionaliteit, ook als er onverwachte dingen gebeuren.

Veilig schermdelen in Microsoft Teams vraagt om de juiste voorbereiding en kennis van de beschikbare opties. Door altijd specifieke vensters te delen in plaats van je volledige scherm, vooraf je systeem te controleren en te weten hoe je snel kunt stoppen, voorkom je vervelende situaties met gevoelige klantgegevens. Als ICT-partner voor accountantskantoren helpt Officebox je graag met het optimaal inrichten van je Microsoft 365-omgeving voor veilig werken. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over hoe je je Teams-omgeving nog veiliger kunt maken.

Gerelateerde artikelen

• Hoe verbeter ik de bereikbaarheid van mijn accountantskantoor zonder extra personeel?
• Kan ik Copilot uitproberen voordat ik het aanschaf?
• Welke privacy-instellingen zijn belangrijk bij het gebruik van Copilot in Teams?
• Hoe reset ik mijn Office 365 wachtwoord?
• Wat gebeurt er met mijn bestanden als ik Office 365 opzeg?