Het exporteren van al je Office 365 data is een proces dat verschilt per applicatie binnen het Microsoft 365-ecosysteem. Voor de meest complete export moet je verschillende methoden combineren: gebruik de ingebouwde exportfunctie in Outlook voor e-mails en contacten, download SharePoint- en OneDrive-bestanden met behoud van mapstructuur, exporteer Teams-gesprekken via het Microsoft Purview Compliance portal, en maak gebruik van de Content Search-functie voor grotere datasets. Hoewel Microsoft geen enkele ‘alles-in-één’ exporttool biedt, kun je met deze stapsgewijze aanpak al je essentiële bedrijfsgegevens veiligstellen.
Waarom zou je je Office 365 data willen exporteren?
Er zijn verschillende legitieme redenen waarom je je Office 365 data zou willen exporteren. De meest voorkomende is het maken van een extra backup buiten de Microsoft-cloud. Hoewel Microsoft zelf backups maakt, geeft een eigen export je meer controle en zekerheid.
Andere veelvoorkomende redenen zijn:
- Migratie naar een ander platform of cloudprovider
- Compliance en wettelijke verplichtingen, zoals het archiveren van bedrijfsgegevens
- Audit-doeleinden, waarbij je data moet analyseren of controleren
- Fusies of overnames, waarbij bedrijfsdata geconsolideerd moet worden
- Exit-strategie, om niet volledig afhankelijk te zijn van één leverancier
In het huidige digitale landschap is dataportabiliteit essentieel geworden. Je wilt niet vastzitten aan één leverancier zonder de mogelijkheid om je gegevens eenvoudig mee te nemen. Het regelmatig exporteren van je data geeft je die flexibiliteit en vermindert het risico op dataverlies.
Welke gegevens kun je exporteren uit Office 365?
Office 365 bevat verschillende applicaties, elk met hun eigen type data die je kunt exporteren. Een complete export omvat gegevens uit alle diensten waar je gebruik van maakt binnen het Microsoft 365-ecosysteem.
De belangrijkste gegevenstypen die je kunt exporteren zijn:
- E-mails, contacten en agenda-items uit Exchange Online/Outlook
- Documenten, lijsten en pagina’s uit SharePoint Online
- Persoonlijke en gedeelde bestanden uit OneDrive for Business
- Chatberichten, kanaalberichten en gedeelde bestanden uit Microsoft Teams
- Notities uit OneNote
- Takenlijsten uit Planner en To Do
- Formulieren en antwoorden uit Microsoft Forms
- Instellingen en configuraties van verschillende applicaties
Het is belangrijk te beseffen dat je niet alles in één keer kunt exporteren. Je moet per applicatie en gegevenstype verschillende exportmethoden gebruiken. Daarnaast zijn er ook geavanceerde beheermogelijkheden binnen Office 365 die je kunnen helpen bij het beheren van je data.
Hoe exporteer je e-mails en contacten uit Outlook?
Het exporteren van e-mails en contacten uit Outlook is relatief eenvoudig en kan op twee manieren: via de desktop-app of via Outlook Web Access. De desktop-methode biedt de meest complete exportmogelijkheden.
Zo exporteer je via de Outlook desktop-applicatie:
- Open Outlook en ga naar ‘Bestand’ > ‘Openen en exporteren’ > ‘Importeren/Exporteren’
- Selecteer ‘Exporteren naar een bestand’ en klik op ‘Volgende’
- Kies ‘Outlook Data File (.pst)’ en klik op ‘Volgende’
- Selecteer de map(pen) die je wilt exporteren (kies ‘Postvak IN’ of je hele mailbox)
- Kies een locatie en naam voor het .pst-bestand
- Optioneel: stel een wachtwoord in voor het .pst-bestand
Voor contacten specifiek:
- Open de Contactenmap in Outlook
- Selecteer de contacten die je wilt exporteren (of Ctrl+A voor alles)
- Ga naar ‘Bestand’ > ‘Openen en exporteren’ > ‘Exporteren’
- Kies ‘Exporteren naar een bestand’ (CSV of Excel) en volg de stappen
Via Outlook Web Access zijn de mogelijkheden beperkter, maar je kunt wel individuele e-mails opslaan als .eml of .msg bestanden door ze te openen en via ‘Meer acties’ > ‘Downloaden’ te selecteren.
Wat is de beste manier om SharePoint- en OneDrive-bestanden te exporteren?
Voor het exporteren van SharePoint- en OneDrive-bestanden is het belangrijk om de mapstructuur en metadata te behouden. Er zijn verschillende methoden afhankelijk van de hoeveelheid data en je specifieke behoeften.
De eenvoudigste methode voor kleinere hoeveelheden data:
- Log in bij SharePoint of OneDrive via je webbrowser
- Selecteer de bestanden of mappen die je wilt exporteren
- Klik op ‘Downloaden’ in de bovenste menubalk
- De bestanden worden als zip-bestand gedownload met behoud van mapstructuur
Voor grotere datasets en betere controle:
- Installeer de OneDrive-synchronisatieclient op je computer
- Synchroniseer alle SharePoint-bibliotheken en OneDrive-mappen die je wilt exporteren
- Wacht tot de synchronisatie voltooid is
- Kopieer de gesynchroniseerde bestanden naar een externe opslag
Voor beheerders die grote hoeveelheden data moeten exporteren:
- Gebruik Microsoft PowerShell met de SharePoint Online Management Shell
- Script het downloaden van bestanden met behoud van metadata
- Gebruik de opdracht Export-SPOSite voor volledige site-collecties
Het synchroniseren van je bestanden met de desktop-client is vaak de meest betrouwbare methode en biedt ook de mogelijkheid om veilig samen te werken met collega’s terwijl je een lokale kopie behoudt.
Hoe zit het met het exporteren van Teams-data?
Microsoft Teams-data exporteren is complexer dan andere Office 365-applicaties omdat Teams gegevens opslaat op verschillende plekken. Een volledige Teams-export omvat chatberichten, kanaalberichten, gedeelde bestanden en andere content.
Voor Teams-chatberichten en kanaalberichten:
- Als beheerder, ga naar het Microsoft Purview compliance portal
- Gebruik de Content Search-functie om Teams-berichten te zoeken
- Specificeer gebruikers, tijdsperiode en zoektermen
- Exporteer de zoekresultaten als PST-bestanden
Voor gedeelde bestanden in Teams:
- Bestanden gedeeld in Teams-kanalen worden opgeslagen in de SharePoint-site van het team
- Ga naar het betreffende kanaal, klik op het tabblad ‘Bestanden’
- Klik op ‘In SharePoint openen’
- Gebruik vervolgens de SharePoint-exportmethodes zoals eerder beschreven
Voor persoonlijk gedeelde bestanden in chats:
- Deze worden opgeslagen in je OneDrive in een map genaamd ‘Microsoft Teams Chat Files’
- Exporteer deze via de OneDrive-methodes
Het is belangrijk te weten dat sommige Teams-data alleen toegankelijk is voor beheerders via specifieke compliance-tools. Voor een complete backup overweeg je mogelijk een gespecialiseerde cloudoplossing die ook Teams-data kan veiligstellen.
Welke beperkingen gelden bij het exporteren van Office 365 data?
Bij het exporteren van Office 365 data loop je tegen enkele technische beperkingen aan die je moet kennen om je exportstrategie effectief te plannen.
De belangrijkste beperkingen zijn:
- Bestandsgrootte: De maximale grootte voor downloads via de browser is vaak beperkt (meestal tot 15-20 GB)
- Tijdslimieten: API-aanroepen en exportacties kunnen time-outs krijgen bij grote datasets
- Ontbrekende metadata: Sommige exportmethoden bewaren niet alle metadata van bestanden
- Beheerrechten: Bepaalde exports vereisen globale beheerrechten
- Rate limiting: Microsoft beperkt soms het aantal API-aanroepen om overbelasting te voorkomen
- Incomplete exports: Er is geen enkele “alles-in-één” exportmethode die alles meeneemt
Voor Teams-data gelden extra beperkingen:
- Chatgeschiedenis is moeilijk volledig te exporteren in een gebruiksvriendelijk formaat
- Persoonlijke chats zijn alleen via speciale eDiscovery-tools te exporteren (alleen voor beheerders)
- Reacties, emoji’s en sommige rijke content worden niet altijd correct geëxporteerd
Voor grote organisaties is het daarom vaak verstandig om een gestructureerde aanpak te kiezen, waarbij je per applicatie en gegevenstype de meest geschikte exportmethode gebruikt. In sommige gevallen kan een gespecialiseerde derde partij je helpen bij het maken van complete backups.
Bij Officebox begrijpen we de uitdagingen rondom datamigratie en -export. Als je hulp nodig hebt bij het veiligstellen van je Office 365-gegevens, denken we graag met je mee over een passende oplossing die aansluit bij jouw specifieke behoeften.