Als je overstapt naar Microsoft 365 voor je kantoor, is een van de eerste vragen die opkomt: hoeveel opslagruimte krijg ik eigenlijk? Die vraag is begrijpelijk, want digitale opslag vormt de ruggengraat van je dagelijkse werkzaamheden. Van e-mails en documenten tot presentaties en klantgegevens: alles moet ergens worden opgeslagen.
Voor administratiekantoren en accountantspraktijken is dit extra belangrijk. Je werkt met gevoelige financiële data, moet voldoen aan bewaarplichten en hebt vaak te maken met grote bestanden van klanten. In dit artikel beantwoorden we alle belangrijke vragen over opslagruimte in Microsoft 365, zodat je precies weet waar je aan toe bent.
Hoeveel opslagruimte krijg je standaard bij Microsoft 365?
Bij Microsoft 365 Business krijg je standaard 1 TB (1000 GB) OneDrive-opslagruimte per gebruiker. Daarnaast ontvang je 1 TB SharePoint-opslag voor je hele organisatie, plus 10 GB extra per gekochte licentie. Deze ruimte is beschikbaar vanaf het Business Basic-abonnement.
Dit betekent dat een kantoor met 5 medewerkers beschikt over 5 TB persoonlijke OneDrive-opslag (1 TB per persoon) plus 1,05 TB gedeelde SharePoint-ruimte. Voor de meeste kleine tot middelgrote kantoren is dit meer dan voldoende om alle documenten, presentaties en werkbestanden op te slaan.
De opslagcapaciteit geldt voor alle Microsoft 365 Business-abonnementen, van Basic tot Premium. Ook bij de Enterprise-plannen krijg je dezelfde hoeveelheid ruimte per gebruiker, wat Microsoft 365 tot een schaalbare oplossing maakt voor groeiende organisaties.
Wat is het verschil tussen OneDrive- en SharePoint-opslag?
OneDrive is je persoonlijke cloudopslag waar alleen jij toegang toe hebt, terwijl SharePoint de gedeelde opslagruimte is voor teamdocumenten en samenwerking. OneDrive synchroniseert automatisch met je computer; SharePoint gebruik je vooral via de browser of Teams.
Je OneDrive-ruimte van 1 TB gebruik je voor persoonlijke bestanden, conceptdocumenten en alles wat nog niet klaar is om te delen. Denk aan je eigen sjablonen, notities en werk in uitvoering. Deze bestanden zijn privé, tenzij je ze expliciet deelt met collega’s.
SharePoint daarentegen is de plek voor teamdocumenten, gedeelde mappen en projectbestanden waar meerdere mensen aan werken. In SharePoint kun je documentbibliotheken aanmaken voor verschillende afdelingen of projecten. Voor administratiekantoren is dit ideaal om klantdossiers gestructureerd op te slaan met de juiste toegangsrechten.
Hoeveel e-mailopslag krijg je bij Exchange Online?
Bij Microsoft 365 Business krijg je 50 GB e-mailopslag per gebruiker in Exchange Online. Dit is ruim voldoende voor de gemiddelde kantoormedewerker en omvat zowel je postvak als verzonden items, concepten en verwijderde berichten.
Ter vergelijking: 50 GB komt overeen met ongeveer 25.000 tot 50.000 e-mails, afhankelijk van de grootte van bijlagen. Zelfs als je dagelijks tientallen e-mails ontvangt en verstuurt, duurt het jaren voordat je deze limiet bereikt. Oude e-mails worden automatisch gearchiveerd, zodat je postvak overzichtelijk blijft.
Exchange Online biedt ook online archivering, waarbij oudere e-mails automatisch worden verplaatst naar een archiefmap. Dit gebeurt transparant op de achtergrond, zonder dat je er iets van merkt. Voor administratiekantoren die e-mails langer moeten bewaren vanwege compliance-eisen, is dit een handige functie.
Kun je extra opslagruimte bijkopen bij Microsoft 365?
Ja, je kunt extra opslagruimte bijkopen bij Microsoft 365. Voor OneDrive kun je per gebruiker extra ruimte aanschaffen, en voor SharePoint zijn er organisatiebrede uitbreidingen beschikbaar. De kosten variëren afhankelijk van hoeveel extra ruimte je nodig hebt.
Microsoft biedt verschillende opties voor extra opslag. Je kunt OneDrive uitbreiden met pakketten van 200 GB extra per gebruiker. Voor SharePoint kun je de organisatieopslag uitbreiden met blokken van 1 TB. Deze uitbreidingen worden automatisch toegevoegd aan je bestaande omgeving.
In de praktijk hebben de meeste kantoren echter geen extra opslag nodig. De standaard 1 TB per gebruiker is zeer ruim bemeten. Voordat je extra ruimte aanschaft, is het verstandig om eerst je huidige opslaggebruik te analyseren en eventueel oude bestanden op te ruimen.
Hoeveel opslagruimte heeft een administratiekantoor gemiddeld nodig?
Een gemiddeld administratiekantoor met 5-10 medewerkers gebruikt doorgaans 200-500 GB totale opslagruimte. Dit omvat klantdossiers, boekhoudbestanden, back-ups van administratiesoftware en dagelijkse werkdocumenten. De standaardruimte in Microsoft 365 is hiervoor ruim voldoende.
Administratiekantoren hebben specifieke opslagbehoeften door het werken met financiële software zoals Exact, Unit4 of King. Deze programma’s genereren databases en back-upbestanden die aanzienlijke ruimte kunnen innemen. Daarnaast moeten documenten vaak jarenlang worden bewaard voor compliance-doeleinden.
De werkelijke ruimtebehoefte hangt af van factoren zoals het aantal klanten, de complexiteit van administraties en hoe lang je bestanden bewaart. Een gespecialiseerde ICT-partner voor accountants kan helpen bij het inschatten van je specifieke behoeften en het optimaal inrichten van je Microsoft 365-omgeving.
Hoe beheer je opslagruimte efficiënt in Microsoft 365?
Efficiënt opslagbeheer in Microsoft 365 begint met het regelmatig controleren van je opslaggebruik via het admin center. Ruim oude bestanden op, gebruik de prullenbakfunctie bewust en train medewerkers in het gestructureerd opslaan van documenten in de juiste mappen.
Stel duidelijke richtlijnen op voor bestandsnaamgeving en mappenstructuur. Dit voorkomt dat dezelfde documenten op meerdere plekken worden opgeslagen. Gebruik SharePoint voor gedeelde bestanden en houd OneDrive gereserveerd voor persoonlijke werkdocumenten.
Maak gebruik van de ingebouwde tools van Microsoft 365, zoals automatische archivering voor oude e-mails en versiebeheer voor documenten. Dit voorkomt dat je meerdere kopieën van hetzelfde bestand opslaat. Regelmatige opruimacties, bijvoorbeeld elk kwartaal, houden je opslagruimte overzichtelijk en efficiënt.
Overweeg ook om grote bestanden, zoals video’s of ontwerpbestanden, op te slaan in gespecialiseerde oplossingen, terwijl je Microsoft 365 gebruikt voor dagelijkse kantoorbestanden. Een ervaren Microsoft 365-partner kan je helpen bij het opzetten van een efficiënte opslagstrategie die past bij jouw werkwijze.
Met de ruime opslagcapaciteit van Microsoft 365 hoef je je als kantoor geen zorgen te maken over ruimtegebrek. De combinatie van persoonlijke OneDrive-opslag en gedeelde SharePoint-ruimte biedt alle flexibiliteit die je nodig hebt om efficiënt samen te werken. Wil je weten hoe Microsoft 365 optimaal kan worden ingericht voor jouw specifieke situatie? Neem dan contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek over de mogelijkheden.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik de opslaglimiet van 1 TB per gebruiker overschrijd?
Als je de 1 TB limiet nadert, krijg je automatisch waarschuwingen van Microsoft 365. Je kunt dan oude bestanden archiveren, verplaatsen naar een externe opslag, of extra opslagruimte bijkopen. Het systeem blokkeert nieuwe uploads pas wanneer je de limiet volledig hebt bereikt, dus je hebt tijd om actie te ondernemen.
Kan ik de opslagruimte van verschillende gebruikers combineren of herverdelen?
Nee, de 1 TB OneDrive-opslagruimte per gebruiker kan niet worden gedeeld of herverdelen tussen medewerkers. Elke gebruiker heeft zijn eigen vaste 1 TB ruimte. Voor gedeelde opslag gebruik je SharePoint, waar de organisatiebrede ruimte wel flexibel door alle gebruikers kan worden benut.
Hoe zit het met opslagruimte als een medewerker het bedrijf verlaat?
Wanneer een medewerker vertrekt en zijn licentie wordt geannuleerd, blijven zijn bestanden 30 dagen bewaard voordat ze permanent worden verwijderd. In deze periode kun je belangrijke documenten overdragen naar andere medewerkers of naar SharePoint. Plan deze overdracht dus tijdig om dataverlies te voorkomen.
Tellen back-ups van mijn administratiesoftware mee voor de opslaglimiet?
Ja, alle bestanden die je opslaat in OneDrive of SharePoint tellen mee voor je opslaglimiet, inclusief back-ups van programma's zoals Exact of Unit4. Voor grote back-upbestanden kun je overwegen om deze op een externe locatie op te slaan en alleen de meest recente back-ups in Microsoft 365 te bewaren.
Hoe controleer ik hoeveel opslagruimte mijn kantoor momenteel gebruikt?
Als beheerder ga je naar het Microsoft 365 admin center en kijk je onder 'Rapportage' > 'Gebruik' voor een overzicht van alle opslaggebruik. Individuele gebruikers kunnen hun eigen verbruik zien door naar OneDrive.com te gaan en rechtsonder te kijken naar de opslagmeter.
Is er verschil in opslagruimte tussen de verschillende Microsoft 365 Business-abonnementen?
Nee, alle Microsoft 365 Business-abonnementen (Basic, Standard en Premium) bieden dezelfde opslagruimte: 1 TB OneDrive per gebruiker, 50 GB Exchange per gebruiker, en 1 TB + 10 GB per licentie SharePoint voor de organisatie. Het verschil zit in de functionaliteiten, niet in de opslagcapaciteit.