Microsoft Power Automate biedt non-profit organisaties aanzienlijke kortingen, waardoor de kosten veel lager liggen dan voor commerciële organisaties. Non-profits betalen doorgaans 60-75% minder dan de standaard tarieven. De standaard Power Automate per gebruiker licentie kost voor non-profits ongeveer €5 per maand (in plaats van €15), terwijl de premium versie rond de €30 per maand ligt (in plaats van €100). Deze kortingen zijn beschikbaar via Microsoft’s speciale non-profit programma en maken geavanceerde automatisering bereikbaar voor stichtingen en goede doelen met beperkte budgetten.
Wat zijn de kosten van Microsoft Power Automate voor non-profits?
De kosten van Microsoft Power Automate voor non-profits beginnen bij ongeveer €5 per gebruiker per maand voor de standaard licentie, wat een korting van ongeveer 75% is ten opzichte van commerciële tarieven. De premium licentie met uitgebreide functionaliteit kost non-profits rond de €30 per maand, vergeleken met €100 voor commerciële gebruikers.
Microsoft biedt twee hoofdtypen licentiemodellen aan voor Power Automate:
- Per gebruiker licenties: Hiermee krijgt één persoon toegang tot alle functionaliteiten van Power Automate, inclusief onbeperkte flows. Dit is ideaal voor organisaties waar enkele teamleden intensief met automatisering werken.
- Per flow licenties: Hierbij betaal je voor specifieke geautomatiseerde processen, ongeacht wie ze gebruikt. Dit model werkt goed voor non-profits die enkele kritieke processen willen automatiseren die door meerdere mensen worden gebruikt.
Voor kleinere non-profits die beginnen met automatisering, is het per gebruiker model meestal voordelig omdat je hiermee kunt experimenteren zonder je zorgen te maken over het aantal flows. Je kunt beginnen met één licentie voor de persoon die de automatiseringen gaat bouwen.
Het is belangrijk om te weten dat Power Automate ook beschikbaar is binnen Microsoft 365 non-profit licenties met beperkte functionaliteit. Als je organisatie al Microsoft 365 gebruikt, heb je waarschijnlijk al toegang tot basis Power Automate functies zonder extra kosten. Dit kan een goede manier zijn om innovatieve automatiseringsoplossingen te verkennen voordat je investeert in een volledige licentie.
Hoe werkt het kortingsprogramma van Microsoft voor non-profits?
Het Microsoft non-profit kortingsprogramma werkt via een validatieproces waarbij je organisatie moet aantonen dat het een erkende non-profit is. Na goedkeuring krijg je toegang tot het volledige aanbod van Microsoft-producten met speciale non-profit tarieven, inclusief Power Automate met kortingen tot 75%.
Om in aanmerking te komen voor het Microsoft non-profit programma moet je organisatie aan deze basiscriteria voldoen:
- Een geregistreerde stichting, vereniging of andere non-profit organisatie zijn
- Een officiële ANBI of SBBI status hebben (voor Nederlandse organisaties)
- Een missie hebben die gericht is op het bieden van voordeel aan de gemeenschap
- Geen overheidsentiteit of onderwijsinstelling zijn (hiervoor bestaan aparte programma’s)
Het aanvraagproces bestaat uit deze stappen:
- Registreer je organisatie bij Microsoft via het Microsoft non-profit portal
- Verstrek de gevraagde documentatie zoals KvK-inschrijving en ANBI-status
- Wacht op validatie door Microsoft’s partner TechSoup (dit duurt meestal 3-7 werkdagen)
- Na goedkeuring krijg je toegang tot het Microsoft non-profit prijsportaal
- Koop licenties direct via Microsoft of via een geautoriseerde partner
Voor Power Automate specifiek krijg je na goedkeuring toegang tot het volledige aanbod van licenties tegen gereduceerde tarieven. Deze kortingen variëren van 60% tot 75%, afhankelijk van het specifieke licentiemodel dat je kiest.
Het is belangrijk om te weten dat de non-profit kortingen doorlopend zijn – het is geen tijdelijke aanbieding. Je blijft van de kortingen profiteren zolang je organisatie aan de criteria blijft voldoen. Microsoft vraagt wel om periodieke hervalidatie, meestal om de twee jaar, om te bevestigen dat je organisatie nog steeds aan de voorwaarden voldoet.
Welke Power Automate functies zijn inbegrepen bij non-profit licenties?
Non-profit licenties voor Power Automate bevatten precies dezelfde functionaliteiten als commerciële licenties – je krijgt toegang tot alle tools en mogelijkheden, maar dan tegen een gereduceerd tarief. Er zijn geen beperkingen of verschillen in functionaliteit tussen non-profit en commerciële versies.
De belangrijkste functionaliteiten die beschikbaar zijn in Power Automate non-profit licenties omvatten:
- Cloud flows: Automatiseer processen tussen verschillende online diensten en apps, zoals het automatisch opslaan van e-mailbijlagen in SharePoint of het versturen van gepersonaliseerde bedankberichten naar donateurs.
- Desktop flows (in premium licenties): Automatiseer taken op je Windows-computer, zoals het invullen van formulieren of het verwerken van gegevens in oudere systemen die geen API’s hebben.
- Kant-en-klare sjablonen: Begin snel met vooraf gebouwde automatiseringen die je kunt aanpassen aan je specifieke behoeften.
- AI Builder (in premium licenties): Gebruik AI om bijvoorbeeld formulieren te verwerken, tekst te analyseren of gegevens uit documenten te halen.
De basisfuncties die beschikbaar zijn in alle licenties, ook in de standaard non-profit versie, zijn meer dan voldoende voor de meeste automatiseringsbehoeften van stichtingen en goede doelen. Je kunt bijvoorbeeld:
- Donateursgegevens automatisch bijwerken in je CRM-systeem
- Automatische bevestigingen versturen na online registraties voor evenementen
- Projectupdates verzamelen en verspreiden naar belanghebbenden
- Goedkeuringsprocessen stroomlijnen voor uitgaven of communicatie
Voor meer complexe use-cases, zoals het automatisch verwerken van gescande documenten of het integreren met oudere software, heb je de premium functies nodig. Maar zelfs deze geavanceerde mogelijkheden zijn toegankelijk voor non-profits dankzij de aanzienlijke kortingen.
Wat is het verschil tussen Power Automate licenties voor non-profits en commerciële organisaties?
Het belangrijkste verschil tussen Power Automate licenties voor non-profits en commerciële organisaties is de prijs – non-profits betalen 60-75% minder terwijl ze exact dezelfde functionaliteit krijgen. De licentiestructuur, gebruiksbeperkingen en beschikbare features zijn volledig identiek.
Een concreet prijsvoorbeeld:
| Licentie type | Commerciële prijs | Non-profit prijs | Besparing |
|---|---|---|---|
| Power Automate per gebruiker | €15/maand | €5/maand | 67% |
| Power Automate premium per gebruiker | €100/maand | €30/maand | 70% |
| Power Automate per flow | €500/maand/5 flows | €125/maand/5 flows | 75% |
Deze prijsverschillen kunnen een enorme impact hebben op de totale IT-kosten voor non-profits. Voor een kleine stichting met vijf medewerkers die Power Automate gebruiken, betekent dit een jaarlijkse besparing van ongeveer €600 met standaard licenties, oplopend tot €4.200 bij premium licenties.
Verder zijn er nog enkele andere voordelen specifiek voor non-profits:
- Gratis technische ondersteuning specifiek voor non-profit gebruikers
- Toegang tot speciale training en leermiddelen gericht op non-profit use cases
- Mogelijkheid om deel te nemen aan non-profit technologie community events
Het is belangrijk om te weten dat deze kortingen geen beperkte functionaliteit of “lite” versie betekenen. Je krijgt precies dezelfde mogelijkheden als commerciële gebruikers, inclusief toekomstige updates en nieuwe features zodra deze beschikbaar komen.
Deze prijsstrategie weerspiegelt Microsoft’s commitment om non-profits te ondersteunen in hun missie door krachtige technologie betaalbaar te maken voor organisaties met beperkte budgetten.
De juiste Power Automate licentie kiezen voor jouw non-profit
Het kiezen van de juiste Power Automate licentie voor je non-profit organisatie hangt af van je specifieke behoeften, het aantal gebruikers en je automatiseringsdoelen. Hier zijn enkele praktische richtlijnen:
- Begin klein: Start met één per-gebruiker licentie voor de persoon die verantwoordelijk zal zijn voor het bouwen van automatiseringen.
- Evalueer je behoeften: Bepaal of je complexe functionaliteiten zoals AI en desktop automatisering nodig hebt voordat je investeert in premium licenties.
- Bekijk bestaande licenties: Als je al Microsoft 365 gebruikt, controleer dan welke Power Automate functionaliteit al is inbegrepen.
De meeste non-profits kunnen beginnen met de standaard per-gebruiker licentie en later opschalen wanneer nodig. Dit geeft je de flexibiliteit om te experimenteren met automatisering zonder grote voorafgaande investeringen.
Bij officebox zien we dat veel stichtingen en goede doelen enorm profiteren van automatisering, zelfs met beperkte budgetten. De juiste Power Automate licentie kan je helpen om administratieve taken te verminderen en meer tijd vrij te maken voor je kernmissie.
Wil je meer weten over hoe je Power Automate effectief kunt inzetten in je non-profit organisatie? Je kunt onze innovatieve ICT-oplossingen verkennen die specifiek zijn afgestemd op de behoeften van non-profits en verenigingen.
Veelgestelde vragen
Kan onze non-profit organisatie Power Automate gebruiken als we geen Microsoft 365 hebben?
Ja, dat kan zeker. Power Automate is beschikbaar als een standalone product, ook als je geen Microsoft 365 gebruikt. Je kunt direct een Power Automate licentie aanschaffen via het Microsoft non-profit programma. Dit geeft je volledige toegang tot alle functionaliteiten, inclusief integraties met niet-Microsoft diensten zoals Google Workspace, Dropbox, of specifieke tools voor non-profits zoals Donorbox of EveryAction.
Hoe begin ik met het implementeren van Power Automate in onze stichting zonder technische expertise?
Begin met het identificeren van één simpel, repetitief proces dat veel tijd kost, zoals het verwerken van contactformulieren of het versturen van bedankberichten. Maak gebruik van de kant-en-klare sjablonen in Power Automate die weinig tot geen codering vereisen. Microsoft biedt gratis online trainingen specifiek voor beginners. Overweeg ook om één teamlid aan te wijzen als 'automatisering champion' die kennis kan opbouwen en delen. Voor complexere implementaties kun je ook tijdelijk een consultant inhuren die specifiek ervaring heeft met non-profits.
Welke veelgemaakte fouten moeten we vermijden bij het gebruik van Power Automate?
Veel voorkomende fouten zijn: te complex beginnen (start klein en bouw geleidelijk op), onvoldoende testen voordat flows in productie gaan, geen documentatie bijhouden van gemaakte flows, en het niet instellen van waarschuwingen wanneer flows mislukken. Zorg ook dat je rekening houdt met privacy-aspecten wanneer je persoonsgegevens verwerkt, vooral belangrijk voor non-profits die met gevoelige donateursinformatie werken. Tot slot is een veelgemaakte fout om flows te maken die afhankelijk zijn van één persoon - zorg voor kennisdeling binnen je organisatie.
Kunnen we Power Automate gebruiken voor het automatiseren van onze fondsenwerving?
Absoluut! Power Automate is uitstekend geschikt voor fondsenwervingsprocessen. Je kunt bijvoorbeeld automatisch bedankberichten versturen na donaties, donateursgegevens synchroniseren tussen verschillende systemen, belacties plannen voor grote donateurs, of gepersonaliseerde updates sturen over projecten die donors hebben gesteund. Door gebruik te maken van de AI Builder functionaliteit (in premium licenties) kun je zelfs donateursgedrag analyseren en voorspellen welke donateurs mogelijk bereid zijn grotere giften te doen.
Wat gebeurt er met onze flows als we overstappen naar een ander licentiemodel?
Bij het overstappen naar een ander licentiemodel blijven je bestaande flows behouden, maar de functionaliteit kan worden beperkt afhankelijk van je nieuwe licentie. Als je bijvoorbeeld van een premium naar standaard licentie gaat, blijven flows die premium functies gebruiken (zoals AI Builder of desktop automation) bestaan maar worden ze inactief tot je weer over de juiste licenties beschikt. Het is aan te raden om voor een overstap een inventarisatie te maken van welke flows welke functionaliteiten gebruiken, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
Hoe kunnen we de ROI van Power Automate voor onze non-profit organisatie meten?
Meet de ROI door zowel tijd- als kostenbesparingen te documenteren. Begin met het bijhouden hoeveel tijd medewerkers kwijt waren aan handmatige processen vóór automatisering en vergelijk dit met de situatie erna. Bereken de waarde hiervan door het te vermenigvuldigen met het gemiddelde uurtarief. Kijk ook naar indirecte voordelen zoals verhoogde nauwkeurigheid (minder fouten), verbeterde donorrelaties door snellere responstijden, of verhoogde medewerkerssatisfactie omdat ze zich kunnen focussen op meer betekenisvol werk. Gebruik deze gegevens om je investering in Power Automate te rechtvaardigen tegenover je bestuur.
Is het mogelijk om samen te werken aan Power Automate flows met meerdere teamleden?
Ja, Power Automate ondersteunt samenwerking. Je kunt flows delen met collega's door ze toegang te geven als mede-eigenaar, waardoor ze de flow kunnen bewerken en beheren. Voor effectieve samenwerking is het belangrijk om goede documentatie bij te houden en een consistente naamgevingsconventie te gebruiken. In grotere organisaties kun je zelfs een 'Flow Center of Excellence' opzetten, waar best practices worden gedeeld en herbruikbare componenten worden ontwikkeld. Houd er rekening mee dat iedereen die flows bewerkt wel een geschikte Power Automate licentie nodig heeft.