Kan ik automatisch notulen maken van Teams vergaderingen?

Automatisch notulen maken: een tijdbesparende oplossing voor je Teams vergaderingen

Het bijhouden van vergadernotities is belangrijk, maar kost vaak veel tijd en aandacht. Daardoor mis je mogelijk belangrijke discussiepunten tijdens het notuleren. Automatische notulen bieden hiervoor een uitstekende oplossing, vooral in een digitale werkomgeving waar Microsoft Teams steeds centraler staat.

Als je regelmatig vergaderingen hebt, ken je het probleem: wie maakt de notulen? En hoe zorg je dat ze volledig en accuraat zijn? De automatische notuleringsfunctie in Teams neemt dit werk uit handen, zodat je volledig kunt focussen op de inhoud van het gesprek.

In dit artikel lees je precies hoe je automatisch notulen kunt maken in Teams vergaderingen, welke instellingen je moet aanpassen, wat de voordelen zijn en hoe je het maximale uit deze functie haalt – ook in het Nederlands.

Hoe werkt het automatisch maken van notulen in Microsoft Teams?

Het automatisch maken van notulen in Microsoft 365 Teams werkt via de ingebouwde transcriptiefunctie die spraak omzet naar tekst. Tijdens een Teams vergadering wordt het gesprek in realtime getranscribeerd, waarbij het systeem automatisch onderscheid maakt tussen verschillende sprekers. Deze transcriptie vormt de basis van je automatische notulen.

Het proces bestaat uit twee hoofdonderdelen: live transcriptie tijdens de vergadering en de opslag van deze transcriptie na afloop. Teams bewaart de transcriptie als onderdeel van de vergaderingsopname, waarbij het toegankelijk blijft in de vergaderingsdetails.

De technologie achter deze functie maakt gebruik van Microsoft’s spraakherkenningsalgoritmen, die voortdurend worden verbeterd. Hierdoor wordt de nauwkeurigheid steeds beter, ook voor vergaderingen in verschillende talen.

Om deze functie te kunnen gebruiken, moet je:

Een actief Office 365 abonnement hebben
Vergaderingen opnemen in de cloud (niet lokaal)
De juiste machtigingen hebben om transcripties te starten

Welke instellingen moet je aanpassen om automatische notulen te activeren?

Om automatische notulen in Teams vergaderingen te activeren, moet je enkele specifieke instellingen aanpassen en de juiste rechten hebben. Eerst controleer je of je als organisator of deelnemer de benodigde machtigingen hebt om transcripties te starten.

Volg deze stappen om transcriptie tijdens een Teams vergadering te activeren:

Start of neem deel aan een Teams vergadering
Klik op de drie puntjes (…) in de vergaderingsbediening
Selecteer ‘Transcriptie starten’
Teams begint nu automatisch met het transcriberen van de vergadering

Voor organisaties zijn er extra instellingen die beheerders kunnen configureren:

Instelling	Locatie	Effect
Transcriptie toestaan	Teams beheercentrum > Vergaderingsbeleid	Schakelt transcriptiemogelijkheid in voor gebruikers
Automatische transcriptie	Vergaderingsinstellingen	Start transcriptie automatisch bij elke vergadering
Opnametoestemming	Teams beheercentrum > Vergaderingsbeleid	Bepaalt wie vergaderingen mag opnemen

Als je wilt dat transcripties automatisch starten bij elke vergadering, moet dit door je Teams-beheerder worden ingesteld. Als gebruiker kun je echter altijd handmatig de transcriptie starten tijdens een actieve vergadering, mits je hiervoor toestemming hebt.

Wat zijn de voordelen van automatische notulen bij Teams vergaderingen?

Het gebruik van automatische notulen bij Teams vergaderingen biedt talrijke voordelen die je werkproces aanzienlijk kunnen verbeteren. De meest directe winst is de tijdsbesparing – niemand hoeft meer handmatig aantekeningen te maken tijdens het gesprek.

Belangrijke voordelen zijn:

Volledige focus op de vergadering in plaats van op notuleren
Nauwkeurige documentatie van alles wat wordt besproken
Eenvoudig teruggrijpen naar eerder besproken punten
Deelnemers die later aansluiten kunnen snel inzicht krijgen
Toegankelijkheid voor mensen met gehoorproblemen
Mogelijkheid om de notulen achteraf te doorzoeken op specifieke termen

De automatische notulen zijn ook ideaal voor kennisborging binnen je organisatie. Belangrijke beslissingen, actiepunten en discussies worden vastgelegd zonder dat iemand dit actief hoeft bij te houden, waardoor informatie niet verloren gaat.

Een bijkomend voordeel is dat alle deelnemers aan de vergadering op gelijke voet kunnen participeren. Niemand hoeft zich te bekommeren over het maken van aantekeningen, wat zorgt voor een dynamischer en productiever gesprek.

Kun je de automatische notulen achteraf nog bewerken?

Ja, je kunt de automatische notulen na de Teams vergadering bewerken. Teams biedt verschillende mogelijkheden om de gegenereerde transcriptie aan te passen en te verfijnen tot een bruikbaar vergaderverslag. Het bewerken is belangrijk omdat spraakherkenning, hoe geavanceerd ook, niet altijd perfect is.

Na afloop van de vergadering kun je:

De transcriptie downloaden als tekstbestand
De tekst importeren in Word of een andere tekstverwerker
Fouten corrigeren en onduidelijkheden verduidelijken
De tekst herstructureren naar een formeel notulenformaat
Belangrijke punten benadrukken en actiepunten toewijzen

Om de transcriptie te vinden na de vergadering:

Ga naar de chat van de vergadering in Teams
Klik op de vergadering waarvan je de transcriptie wilt bewerken
In het tabblad “Opnamen en transcripties” vind je de beschikbare transcripties
Download deze en start met bewerken

Een handig hulpmiddel bij het bewerken is Microsoft Word, waar je de transcriptie kunt omzetten in een gestructureerd document met koppen, actiepunten en samenvattingen.

Welke alternatieven zijn er voor Teams’ automatische notulen?

Naast de ingebouwde functie voor automatische notulen in Microsoft Teams zijn er verschillende andere tools die je kunt gebruiken om vergaderingen te documenteren. Afhankelijk van je specifieke behoeften kan een alternatieve oplossing soms beter passen bij je werkwijze of organisatie.

Hier zijn enkele waardevolle alternatieven voor automatische notulering:

Tool	Voordelen	Nadelen
Microsoft OneNote	– Directe integratie met Teams- Audio-opname met gekoppelde notities	– Geen automatische transcriptie- Geavanceerde AI-functionaliteit- Vereist integratie- Kan notulen versturen naar belanghebbenden- Geen verbetering van de transcriptie zelf

Voor sommige teams werkt een combinatie van deze tools het beste. Je kunt bijvoorbeeld de automatische transcriptie van Teams gebruiken als basis, deze vervolgens verfijnen in OneNote, en dan Power Automate gebruiken om het eindresultaat automatisch te distribueren naar alle betrokkenen.

De keuze hangt af van factoren zoals de beschikbare IT-middelen, budget, en de specifieke eisen aan de nauwkeurigheid en formattering van je vergadernotulen.

Werkt automatisch notuleren ook bij Nederlandstalige vergaderingen?

Ja, automatisch notuleren in Microsoft Teams werkt ook bij Nederlandstalige vergaderingen. Microsoft heeft de afgelopen jaren aanzienlijk geïnvesteerd in het verbeteren van de taalherkenningstechnologie voor verschillende talen, waaronder Nederlands.

De kwaliteit van de Nederlandse transcriptie is goed, maar enkele aandachtspunten zijn:

Technische of specialistische termen worden soms niet correct herkend
Sterke accenten of dialecten kunnen de nauwkeurigheid beïnvloeden
Namen van personen of bedrijven worden soms verkeerd geschreven
Snelle sprekers of mensen die door elkaar praten zijn moeilijker te transcriberen

Om de beste resultaten te krijgen bij Nederlandstalige vergaderingen:

Spreek duidelijk en op normaal tempo
Vermijd zoveel mogelijk achtergrondgeluid
Gebruik een goede microfoon of headset
Laat deelnemers zich voorstellen zodat het systeem sprekers kan identificeren
Plan tijd in om de transcriptie na afloop te controleren en te corrigeren

De nauwkeurigheid van Nederlandse transcripties verbetert voortdurend naarmate het systeem meer leert. Microsoft voert regelmatig updates door om de herkenning van verschillende talen te verbeteren.

Automatisch notulen maken: aan de slag met efficiëntere vergaderingen

Het automatisch maken van notulen in Microsoft Teams kan je vergaderingen aanzienlijk efficiënter maken. Door de transcriptiefunctie te gebruiken, bespaar je niet alleen tijd maar zorg je ook voor een nauwkeurige documentatie van alle besprekingen en beslissingen.

Om direct te beginnen met automatische notulering:

Controleer of je organisatie de transcriptiefunctie heeft ingeschakeld
Oefen vooraf met een kleine testvergadering om vertrouwd te raken met de functie
Maak afspraken binnen je team over wie verantwoordelijk is voor het starten van de transcriptie
Bepaal een standaard werkwijze voor het bewerken en delen van de transcripties na vergaderingen

Bij Officebox helpen we dagelijks organisaties om het maximale uit hun Microsoft 365-omgeving te halen. We zien dat teams die effectief gebruik maken van automatische notulering niet alleen tijd besparen, maar ook beter geïnformeerde beslissingen nemen omdat alle informatie accuraat wordt vastgelegd.

Door deze functie in te zetten, gecombineerd met andere samenwerkingstools in Microsoft Teams, creëer je een digitale werkplek die zowel efficiënt als inclusief is. Je notulen zijn altijd beschikbaar, doorzoekbaar en toegankelijk voor iedereen in het team.

Wil je meer weten over hoe je Microsoft Teams optimaal kunt inzetten voor jouw organisatie? We denken graag met je mee over de beste oplossingen die passen bij jouw specifieke werkwijze en behoeften.