Kan ik bellen met klanten via Microsoft Teams?

Microsoft Teams heeft zich ontwikkeld van een simpele chatapplicatie tot een volwaardig communicatieplatform. Veel bedrijven vragen zich af of ze via Microsoft Teams daadwerkelijk kunnen bellen met externe klanten, net zoals met een traditionele telefoon. Het korte antwoord is ja, maar er zijn wel specifieke licenties en instellingen nodig om deze functionaliteit volledig te benutten.

Voor accountantskantoren en andere professionele dienstverleners kan Microsoft Teams-telefonie een gamechanger zijn. Het combineert videobellen, chatten en traditioneel bellen in één platform, wat de communicatie met klanten aanzienlijk kan vereenvoudigen.

Wat zijn de telefoniemogelijkheden van Microsoft Teams?

Microsoft Teams biedt uitgebreide telefoniemogelijkheden waarmee je zowel interne collega’s als externe klanten via internet kunt bellen. Je kunt spraakoproepen plaatsen naar gewone telefoonnummers, videogesprekken voeren, conferentiegesprekken organiseren en zelfs je bestaande zakelijke telefoonnummer binnen Teams gebruiken.

De telefoniefuncties in Teams werken via Voice over IP (VoIP)-technologie. Dit betekent dat gesprekken via je internetverbinding lopen in plaats van via traditionele telefoonlijnen. Je kunt bellen naar mobiele nummers, vaste nummers en internationale bestemmingen, allemaal vanuit de Teams-applicatie op je computer, tablet of smartphone.

Teams ondersteunt ook geavanceerde functies zoals doorschakelen, voicemail, wachtmuziek en automatische receptionisten. Voor accountantskantoren is dit bijzonder handig, omdat je tijdens drukke periodes gesprekken professioneel kunt afhandelen zonder dat klanten onnodig lang in de wacht hoeven te staan.

Welke Microsoft Teams-licentie heb je nodig om te kunnen bellen?

Om externe telefoonnummers te bellen via Microsoft Teams heb je een Microsoft 365 Business Voice-licentie of een Microsoft Teams Phone-licentie nodig, aangevuld met een calling plan. Een standaard Microsoft 365 Business Standard-licentie is niet voldoende voor externe gesprekken.

Er zijn verschillende licentieopties beschikbaar. Microsoft 365 Business Voice is de meest complete optie voor kleinere bedrijven en bevat zowel de telefoniefunctionaliteit als binnenlandse belminuten. Voor grotere organisaties is er Microsoft Teams Phone, met aparte calling plans voor binnenlandse of internationale gesprekken.

Als alternatief kun je ook werken met een externe telefonieprovider die Direct Routing ondersteunt. Hiermee verbind je je bestaande telefonie-infrastructuur met Teams, wat vaak kosteneffectiever is voor bedrijven die al een zakelijke telefoonoplossing hebben.

Hoe bel je externe klanten via Microsoft Teams?

Externe klanten bellen via Microsoft Teams is eenvoudig: open Teams, klik op ‘Gesprekken’, typ het telefoonnummer van je klant in het zoekveld en druk op de belknop. Je kunt ook vanuit je contactenlijst bellen door op het telefoonicoontje naast een contactpersoon te klikken.

Je hebt verschillende opties om een gesprek te starten. Via het numerieke toetsenblok kun je direct een nummer intypen, of je gebruikt de zoekfunctie om snel een contact te vinden. Teams herkent automatisch of je een intern teamlid belt (gratis) of een extern nummer (via je calling plan).

Tijdens het gesprek heb je toegang tot alle Teams-functies. Je kunt het gesprek upgraden naar een videogesprek, je scherm delen om documenten te bespreken, of extra deelnemers uitnodigen voor een conferentiegesprek. Voor accountants is dit ideaal om tijdens een telefoongesprek direct cijfers of rapporten te kunnen tonen.

Wat is het verschil tussen Teams calling en traditionele telefonie?

Teams calling gebruikt een internetverbinding voor gesprekken, terwijl traditionele telefonie werkt via fysieke telefoonlijnen. Teams integreert bellen, chatten en videobellen in één applicatie, terwijl traditionele telefonie alleen spraakgesprekken ondersteunt via aparte toestellen.

Het grootste verschil zit in de flexibiliteit en integratiemogelijkheden. Met Teams kun je vanaf elke locatie bellen zolang je internet hebt, terwijl traditionele telefonie je bindt aan een fysieke werkplek. Teams bewaart automatisch je gespreksgeschiedenis en integreert met je Outlook-agenda en andere Microsoft 365-applicaties.

Qua kosten is Teams calling vaak voordeliger, vooral voor internationale gesprekken. Je betaalt een vast maandbedrag voor je licentie en calling plan, terwijl traditionele telefonie vaak werkt met variabele kosten per minuut. Voor accountantskantoren die regelmatig lange gesprekken voeren met klanten, kan dit aanzienlijke besparingen opleveren.

Welke voordelen biedt Microsoft Teams-telefonie voor accountantskantoren?

Microsoft Teams-telefonie biedt accountantskantoren geïntegreerde communicatie, waarbij al het klantcontact via één platform verloopt. Je kunt tijdens telefoongesprekken direct documenten delen, schermopnames maken van boekhoudpakketten en gesprekken opnemen voor administratieve doeleinden.

Voor accountants is de integratie met Microsoft 365 bijzonder waardevol. Tijdens een gesprek met een klant kun je direct hun Excel-bestanden openen, wijzigingen aanbrengen en realtime samenwerken. Ook kun je vanuit Outlook direct bellen door op een telefoonnummer in een e-mail te klikken.

Mobiliteit is een ander groot voordeel. Je kunt vanaf thuis, op kantoor of onderweg bellen met hetzelfde zakelijke nummer. Dit is ideaal voor accountants die flexibel werken of tijdens drukke periodes vanuit verschillende locaties moeten opereren. Klanten zien altijd hetzelfde vertrouwde nummer, ongeacht waar je bent.

Hoe stel je Microsoft Teams-telefonie in voor je kantoor?

Microsoft Teams-telefonie instellen begint met het aanschaffen van de juiste licenties en calling plans voor je medewerkers. Vervolgens wijs je telefoonnummers toe aan gebruikers via het Microsoft 365 Admin Center en configureer je eventuele automatische receptionisten of wachtmuziek.

De technische setup vereist enkele belangrijke stappen. Je moet eerst controleren of je internetverbinding voldoende bandbreedte heeft voor VoIP-gesprekken. Voor een accountantskantoor met vijf medewerkers heb je minimaal 1 Mbps upload per gelijktijdig gesprek nodig. Ook moet je je firewall configureren om Teams-verkeer door te laten.

Voor een professionele implementatie is het verstandig om samen te werken met een ervaren ICT-partner. Zij kunnen helpen bij het migreren van bestaande telefoonnummers, het instellen van geavanceerde functies en het trainen van medewerkers. Een goede implementatie voorkomt verstoringen in je dagelijkse werkzaamheden en zorgt ervoor dat klanten geen hinder ondervinden van de overgang.

Wil je weten hoe Microsoft Teams-telefonie jouw accountantskantoor kan helpen om professioneler en efficiënter te communiceren? Ontdek onze gespecialiseerde ICT-oplossingen voor accountants of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Met onze Officebox 365-oplossing krijg je niet alleen toegang tot Microsoft Teams, maar ook tot een volledig geïntegreerde ICT-omgeving die is afgestemd op de unieke behoeften van jouw branche.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn bestaande zakelijke telefoonnummer behouden bij de overstap naar Teams-telefonie?

Ja, je kunt je bestaande zakelijke telefoonnummer(s) behouden door een nummerporteerproces. Dit duurt meestal 2-4 weken en moet worden aangevraagd via je Microsoft 365-beheerder of ICT-partner. Tijdens de overgang blijft je huidige telefonie gewoon functioneren.

Wat gebeurt er als mijn internetverbinding uitvalt tijdens een belangrijk klantgesprek?

Teams-telefonie heeft automatische failover-opties. Je kunt gesprekken doorschakelen naar je mobiele telefoon of een ander nummer. Het is verstandig om een backup-internetverbinding (zoals 4G) te hebben en belangrijke gesprekken altijd vanaf meerdere locaties te kunnen voeren via de Teams mobiele app.

Kunnen mijn klanten zien dat ik via Teams bel in plaats van een traditionele telefoon?

Nee, voor klanten is er geen verschil merkbaar. Ze zien jouw zakelijke nummer op hun display en de gespreksqualiteit is vergelijkbaar met traditionele telefonie. Teams gebruikt geavanceerde audio-codecs die vaak zelfs betere geluidskwaliteit leveren dan oudere telefoonsystemen.

Hoe zit het met de gesprekskosten voor internationale klanten?

Teams calling plans bevatten vaak voordeligere tarieven voor internationale gesprekken dan traditionele telefonie. Microsoft 365 Business Voice bevat binnenlandse minuten, maar voor internationale gesprekken kun je aanvullende credits kopen of een internationaal calling plan afsluiten. Check altijd de actuele tarieven voor jouw specifieke bestemmingen.

Kan ik Teams-telefonie gebruiken op mijn smartphone en tablet?

Ja, de Teams-app voor iOS en Android ondersteunt volledig alle telefoniefuncties. Je gebruikt hetzelfde zakelijke nummer op alle apparaten en gesprekken synchroniseren automatisch. Dit is ideaal voor accountants die veel onderweg zijn of hybride werken tussen kantoor en thuis.

Wat moet ik doen als de gespreksqualiteit slecht is?

Slechte gespreksqualiteit komt meestal door onvoldoende internetbandbreedte of netwerkproblemen. Zorg voor minimaal 1 Mbps upload per gelijktijdig gesprek, gebruik bij voorkeur een bekabelde internetverbinding, en configureer Quality of Service (QoS) op je router om Teams-verkeer prioriteit te geven.

Kunnen we tijdens drukke periodes automatisch gesprekken laten afhandelen?

Ja, Teams ondersteunt automatische receptionisten en belwachtrijen. Je kunt menu's instellen waarbij klanten kunnen kiezen voor verschillende afdelingen, wachtmuziek toevoegen, en gesprekken automatisch doorschakelen naar beschikbare medewerkers. Dit is perfect voor accountantskantoren tijdens belastingseizoen.