Voor een stichting met 20 medewerkers is Microsoft Copilot for Microsoft 365 meestal de beste keuze. Deze licentie kost € 30 per gebruiker per maand en vereist een onderliggende Microsoft 365 Business Premium-licentie (€ 20,60 per gebruiker). De totale maandelijkse investering komt neer op ongeveer € 1.012 voor alle medewerkers, wat neerkomt op zo’n € 12.144 per jaar.
Wat is Microsoft Copilot en waarom is het interessant voor stichtingen?
Microsoft Copilot is een AI-assistent die wordt geïntegreerd in Microsoft 365-applicaties zoals Word, Excel, PowerPoint, Outlook en Teams. De tool helpt bij het automatiseren van repetitieve taken en kan bijvoorbeeld e-mails opstellen op basis van eerdere correspondentie, rapporten genereren en formules in Excel toepassen.
Voor stichtingen met beperkte middelen en veel vrijwilligers biedt Copilot specifieke voordelen. Je kunt eenvoudige instructies geven zoals “Schrijf een samenvatting van dit document” of “Maak een grafiek van deze gegevens” en Copilot biedt intelligente assistentie in realtime. Dit is vooral waardevol omdat veel stichtingen werken met vrijwilligers die niet altijd beschikken over uitgebreide technische kennis.
De AI-functionaliteiten helpen bij het maken van vergaderagenda’s, het opstellen van e-mailsjablonen en het genereren van rapporten. Voor stichtingen betekent dit dat administratieve taken sneller worden uitgevoerd, waardoor meer tijd overblijft voor de kernactiviteiten van de organisatie.
Welke Copilot-licenties zijn er beschikbaar en wat kosten ze?
Er zijn momenteel twee hoofdlicenties beschikbaar voor zakelijke organisaties: Copilot for Microsoft 365 en Copilot Pro. Voor stichtingen is Copilot for Microsoft 365 de meest relevante optie, omdat deze speciaal is ontworpen voor zakelijke omgevingen.
Copilot for Microsoft 365 kost € 30 per gebruiker per maand en kan alleen met een jaarlijkse licentie worden afgenomen. Deze licentie vereist een onderliggende Microsoft 365 Business Premium-abonnement (€ 20,60 per gebruiker per maand) of Microsoft 365 E3/E5.
Copilot Pro kost € 22 per gebruiker per maand en is meer gericht op individuele gebruikers. Deze variant mist echter belangrijke zakelijke functies, zoals geavanceerde beveiliging en compliance-opties, die voor stichtingen essentieel kunnen zijn.
Belangrijk om te weten is dat Microsoft Copilot momenteel alleen feedback kan geven in het Engels en niet in het Nederlands. Dit kan een overweging zijn bij de keuze voor jouw stichting.
Wat zijn de verschillen tussen Copilot Business en Copilot Enterprise voor stichtingen?
Voor een stichting met 20 medewerkers is Copilot for Microsoft 365 (ook wel Business genoemd) meestal voldoende. Deze licentie biedt alle essentiële AI-functionaliteiten binnen de Microsoft 365-applicaties en is ontworpen voor organisaties tot 300 gebruikers.
Copilot Enterprise is onderdeel van Microsoft 365 E5 en biedt uitgebreidere compliance- en beveiligingsopties. Deze variant is vooral interessant voor grote organisaties met strikte regelgeving, maar voor de meeste stichtingen zijn deze extra functies niet noodzakelijk.
Beide versies bieden dezelfde kernfunctionaliteiten, zoals taakautomatisering, het beantwoorden van e-mails, het maken van afspraken en het bijwerken van rapporten. Het verschil zit vooral in de geavanceerde beveiligingsfeatures en compliance-mogelijkheden.
Voor stichtingen die werken met gevoelige donorgegevens of specifieke privacy-eisen kunnen de extra beveiligingsopties van Enterprise wel interessant zijn. In de meeste gevallen biedt de Business-variant echter voldoende functionaliteit.
Hoe bereken je de totale kosten van Copilot voor een stichting met 20 medewerkers?
De totale maandelijkse kosten voor 20 medewerkers bestaan uit: Microsoft 365 Business Premium (20 x € 20,60 = € 412) plus Copilot for Microsoft 365 (20 x € 30 = € 600). Dit komt neer op € 1.012 per maand of € 12.144 per jaar.
Naast de licentiekosten moet je rekening houden met implementatiekosten. Microsoft Copilot moet door een ICT-partner, zoals Officebox, worden ingesteld voordat het beschikbaar is voor de Microsoft 365-productgroep. Deze eenmalige setupkosten variëren meestal tussen € 500 en € 1.500, afhankelijk van de complexiteit van jouw omgeving.
Voor budgetplanning is het verstandig om gefaseerd te beginnen. Je kunt bijvoorbeeld starten met Copilot voor 5 à 10 kernmedewerkers en later uitbreiden. Dit verlaagt de initiële investering en geeft je de mogelijkheid om de meerwaarde te ervaren voordat je de volledige organisatie uitrust.
Houd er rekening mee dat de licenties alleen jaarlijks kunnen worden afgenomen, dus de flexibiliteit in het aantal gebruikers is beperkt gedurende het contractjaar.
Welke Microsoft 365-licentie heb je nodig voordat je Copilot kunt gebruiken?
Voor het gebruik van Copilot binnen Microsoft-applicaties is eerst een Microsoft 365 Business Premium-licentie nodig, waarna er ook een Copilot-licentie vereist is. Business Premium is de minimale vereiste en kost € 20,60 per gebruiker per maand.
Alternatieve opties zijn Microsoft 365 E3 (€ 20,60 per gebruiker) of E5 (€ 35 per gebruiker), maar voor de meeste stichtingen biedt Business Premium alle benodigde functionaliteiten. Deze licentie bevat Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint en OneDrive.
Als je stichting al werkt met Microsoft 365 Business Standard (€ 11 per gebruiker), dan moet je upgraden naar Business Premium om Copilot te kunnen gebruiken. De meerkosten bedragen dan € 9,60 per gebruiker per maand extra.
Voor stichtingen die nog geen Microsoft 365 gebruiken, betekent dit een totale investering van € 50,60 per gebruiker per maand (€ 20,60 voor Business Premium + € 30 voor Copilot). Dit kan een aanzienlijke stap zijn, maar biedt wel toegang tot alle moderne cloudoplossingen voor samenwerking.
Zijn er speciale kortingen of non-profittarieven voor Microsoft Copilot?
Microsoft biedt speciale tarieven voor non-profitorganisaties via het Microsoft Nonprofit Program. Erkende goede doelen en stichtingen kunnen korting krijgen op Microsoft 365-licenties, maar momenteel zijn er nog geen specifieke non-profittarieven voor Copilot beschikbaar.
Om in aanmerking te komen voor non-profitkorting moet je organisatie aan bepaalde criteria voldoen: erkend zijn als goed doel, niet-commerciële doelstellingen hebben en voldoen aan de lokale wetgeving voor non-profitorganisaties. De aanvraag verloopt via de officiële Microsoft-website.
Voor de onderliggende Microsoft 365 Business Premium-licenties kunnen non-profitorganisaties wel significante kortingen krijgen. Deze kunnen oplopen tot 75% op de standaardtarieven, wat de totale investering aanzienlijk verlaagt.
Het is aan te raden om contact op te nemen met een Microsoft Solutions Partner, zoals Officebox, om te onderzoeken welke kortingsmogelijkheden er specifiek voor jouw stichting beschikbaar zijn. Zij hebben toegang tot de nieuwste informatie over non-profittarieven en kunnen helpen bij het aanvragen van de juiste kortingen.
Wil je weten welke Copilot-licentie het beste past bij jouw stichting? Neem dan contact op met Officebox voor een vrijblijvend gesprek. Als Microsoft Solutions Partner kunnen wij je precies vertellen welke licentiecombinatie het meest kosteneffectief is voor jouw situatie. Bovendien zorgen wij voor de complete implementatie en bieden we gratis telefonische support, zodat je stichting optimaal kan profiteren van de nieuwe AI-mogelijkheden.
Veelgestelde vragen
Kan ik Microsoft Copilot uitproberen voordat ik een jaarcontract afsluit?
Ja, Microsoft biedt een gratis proefperiode van 30 dagen voor Copilot for Microsoft 365. Tijdens deze periode kun je alle functies volledig testen zonder kosten. Let wel op dat je na de proefperiode direct een jaarcontract moet afsluiten - maandelijkse licenties zijn niet beschikbaar.
Wat gebeurt er als niet alle 20 medewerkers Copilot gaan gebruiken?
Je betaalt voor het aantal licenties dat je afneemt, ongeacht het daadwerkelijke gebruik. Het is daarom verstandig om te starten met een kleiner aantal licenties voor de meest actieve gebruikers en later uit te breiden. Je kunt tijdens het contractjaar wel licenties bijkopen, maar niet verminderen.
Hoe lang duurt de implementatie van Copilot en welke voorbereiding is nodig?
De technische implementatie door een ICT-partner duurt meestal 1-2 werkdagen. Vooraf moet je wel zorgen dat alle medewerkers een Microsoft 365 Business Premium-licentie hebben en dat je organisatie voldoet aan de minimale systeemvereisten. Plan ook tijd in voor gebruikerstraining om optimaal van Copilot te profiteren.
Werkt Copilot ook goed met Nederlandse teksten en terminologie?
Copilot begrijpt Nederlandse teksten zeer goed en kan ermee werken in alle Microsoft 365-applicaties. Echter, de feedback en suggesties van Copilot zijn momenteel alleen beschikbaar in het Engels. Voor veel stichtingen is dit geen probleem, maar het is wel een belangrijk aandachtspunt bij je beslissing.
Welke training hebben onze medewerkers en vrijwilligers nodig om Copilot effectief te gebruiken?
Microsoft biedt gratis online trainingsmodules via Microsoft Learn. Voor optimaal resultaat adviseren we een halve dag groepstraining waarin medewerkers leren hoe ze Copilot kunnen inzetten voor hun specifieke taken. Veel ICT-partners, waaronder Officebox, bieden deze training als onderdeel van de implementatie.
Is onze data veilig bij het gebruik van Microsoft Copilot?
Ja, Microsoft Copilot for Microsoft 365 voldoet aan dezelfde hoge beveiligingsstandaarden als andere Microsoft 365-diensten, inclusief GDPR-compliance. Je organisatiedata wordt niet gebruikt voor het trainen van het AI-model en blijft binnen je eigen Microsoft 365-omgeving. Voor extra gevoelige data kun je overwegen om Copilot Enterprise te gebruiken.
Kunnen we Copilot combineren met onze bestaande donor- en vrijwilligersmanagementsystemen?
Copilot werkt binnen de Microsoft 365-omgeving en kan data uit Excel, SharePoint en andere Microsoft-applicaties gebruiken. Voor integratie met externe systemen heb je mogelijk aanvullende koppelingen nodig. Bespreek je specifieke systemen met je ICT-partner om te bepalen welke integratiemogelijkheden er zijn.