Ja, je kunt zien wie toegang heeft gehad tot je SharePoint bestanden. SharePoint biedt verschillende manieren om bij te houden wie je documenten heeft bekeken, bewerkt of gedeeld. De belangrijkste methoden zijn de versiegeschiedenis, activiteitenlogboeken, waarschuwingen voor wijzigingen en de uitgebreide auditlogboeken in het Microsoft 365 Security & Compliance Center. Deze functies geven je inzicht in wie wanneer toegang had tot je bestanden, welke acties ze hebben uitgevoerd en helpen je om de *beveiliging* van je gedeelde documenten te verbeteren.
Wat zijn de mogelijkheden om bestandstoegang in SharePoint te monitoren?
SharePoint biedt verschillende tools om bij te houden wie je bestanden heeft geopend, bewerkt of gedeeld. Je kunt de bestandstoegang monitoren via de versiegeschiedenis, activiteitenlogboeken, waarschuwingen en Microsoft 365 audit-logboeken. Elke methode geeft je verschillende details over de bestandsactiviteiten.
De mogelijkheden om **bestandstoegang** te monitoren zijn belangrijk voor zowel beveiliging als effectieve samenwerking. Ze helpen je om ongeautoriseerde toegang te detecteren, maar ook om inzicht te krijgen in hoe je team samenwerkt aan documenten.
| Monitoringsoptie | Wat zie je? | Ideaal voor |
|---|---|---|
| Versiegeschiedenis | Wie heeft wijzigingen aangebracht en wanneer | Bijhouden van documentwijzigingen |
| Activiteitenlogboeken | Wie heeft bestanden bekeken, gedeeld of bewerkt | Dagelijkse bestandsactiviteiten monitoren |
| Waarschuwingen | Meldingen bij bestandswijzigingen | Direct op de hoogte blijven van activiteiten |
| Microsoft 365 audit-logboeken | Gedetailleerde toegangsgegevens en acties | Uitgebreide beveiligingsmonitoring |
Met deze monitoring-opties kun je eenvoudig bepalen wie toegang heeft gehad tot je bestanden en wat ze ermee hebben gedaan. Dit is vooral belangrijk wanneer je met gevoelige informatie werkt of wanneer meerdere teams samenwerken.
Hoe gebruik je de versiegeschiedenis in SharePoint?
De versiegeschiedenis in SharePoint bekijk je door naar je SharePoint-site te gaan, het bestand te selecteren, op de drie puntjes te klikken en ‘Versiegeschiedenis’ te kiezen. Je ziet dan een chronologisch overzicht van alle wijzigingen, inclusief wie ze heeft gemaakt en wanneer.
De versiegeschiedenis is een krachtige functie die elke wijziging in een document bijhoudt. Het biedt je niet alleen inzicht in wie wijzigingen heeft aangebracht, maar stelt je ook in staat om **eerdere versies** van een document te bekijken of herstellen als dat nodig is.
Zo gebruik je de versiegeschiedenis stapsgewijs:
- Open je SharePoint-site en navigeer naar de documentbibliotheek
- Klik met de rechtermuisknop op het bestand of selecteer het en klik op de drie puntjes (…)
- Kies ‘Versiegeschiedenis’ in het dropdown-menu
- Bekijk de lijst met versies, inclusief datum, tijd en wie de wijziging heeft aangebracht
- Klik op een specifieke versie om deze te bekijken
- Gebruik ‘Herstellen’ als je terug wilt naar een eerdere versie
De versiegeschiedenis helpt je om te zien welke wijzigingen zijn aangebracht, maar het toont niet wie het document alleen heeft bekeken zonder wijzigingen aan te brengen. Voor die informatie heb je de activiteitenlogboeken nodig.
Welke informatie vind je in de SharePoint activiteitenlogboeken?
In de SharePoint activiteitenlogboeken vind je informatie over wie bestanden heeft bekeken, bewerkt, gedownload, gedeeld of verwijderd. Je kunt zien welke gebruiker welke actie heeft uitgevoerd en op welk tijdstip, wat je vollediger inzicht geeft in de bestandsactiviteiten dan alleen de versiegeschiedenis.
De activiteitenlogboeken zijn te vinden door naar je SharePoint-site te gaan en te klikken op ‘Instellingen’ (het tandwielpictogram) en vervolgens ‘Sitecontent-gebruik’. Deze logboeken geven je een **uitgebreid overzicht** van alle interacties met je documenten.
Wat je kunt zien in de activiteitenlogboeken:
- Wie heeft het bestand geopend of bekeken?
- Wie heeft het bestand gedownload?
- Wie heeft het bestand gedeeld en met wie?
- Wie heeft machtigingen gewijzigd?
- Wie heeft het bestand verplaatst of gekopieerd?
- Het tijdstip waarop elke actie is uitgevoerd?
Deze informatie is cruciaal voor het bijhouden van wie toegang heeft gehad tot je gegevens, vooral in omgevingen waar gegevensbescherming belangrijk is. Je kunt de logs filteren op specifieke gebruikers, datums of bestandstypen om gericht te zoeken.
Hoe stel je waarschuwingen in voor bestandswijzigingen?
Je stelt waarschuwingen voor bestandswijzigingen in door in je SharePoint-bibliotheek het bestand te selecteren, op ‘Waarschuwing instellen’ te klikken en je voorkeuren aan te geven voor wanneer je een melding wilt ontvangen. Je kunt kiezen voor onmiddellijke waarschuwingen, dagelijkse of wekelijkse samenvattingen.
Waarschuwingen (alerts) zijn een proactieve manier om op de hoogte te blijven van veranderingen zonder steeds handmatig te controleren. Je kunt **meldingen ontvangen** bij elke wijziging, wanneer iemand het bestand deelt of wanneer er nieuwe versies zijn.
Zo stel je een waarschuwing in:
- Ga naar je SharePoint-bibliotheek en selecteer het bestand
- Klik op de drie puntjes (…) en kies ‘Waarschuwing instellen’
- Geef aan welke veranderingen je wilt monitoren (alle wijzigingen of alleen specifieke acties)
- Kies hoe vaak je waarschuwingen wilt ontvangen (meteen, dagelijks, wekelijks)
- Voeg eventueel een filter toe voor specifieke gebruikers of wijzigingstypen
- Klik op ‘OK’ om de waarschuwing te activeren
Je kunt ook waarschuwingen instellen voor hele mappen of bibliotheken. Dit is handig wanneer je alle activiteiten in een bepaald project of afdeling wilt monitoren zonder elke individuele bestandswijziging in te stellen.
Wat kun je doen met de Microsoft 365 audit-logboeken?
Met de Microsoft 365 audit-logboeken kun je gedetailleerde rapporten genereren over wie toegang heeft gehad tot SharePoint-bestanden, inclusief specifieke acties zoals weergeven, bewerken, downloaden en delen. Deze logboeken bieden de meest uitgebreide informatie over bestandsactiviteiten in je hele Microsoft 365-omgeving.
De audit-logboeken zijn te vinden in het **Security & Compliance Center** van Microsoft 365. Ze bieden uitgebreide zoekmogelijkheden en filters om precies die informatie te vinden die je nodig hebt over de toegang tot je bestanden.
Zo gebruik je de audit-logboeken:
- Log in bij het Microsoft 365 Admin Center
- Ga naar het Security & Compliance Center
- Klik op ‘Audit’ onder ‘Zoeken en onderzoek’
- Specificeer je zoekcriteria (datum, gebruikers, activiteiten, etc.)
- Klik op ‘Zoeken’
- Bekijk de resultaten of exporteer ze naar Excel voor verdere analyse
De audit-logboeken kunnen tot 90 dagen aan activiteiten bijhouden, afhankelijk van je Microsoft 365-abonnement. Voor organisaties die een langere bewaartermijn nodig hebben, zijn er geavanceerde eDiscovery-opties beschikbaar.
Hoe beperk je toegang tot gevoelige SharePoint-bestanden?
Je beperkt toegang tot gevoelige SharePoint-bestanden door de juiste machtigingen in te stellen op zowel site-, bibliotheek- als bestandsniveau. Je kunt specifieke gebruikers of groepen toegang geven met verschillende rechten zoals alleen lezen, bewerken of beheren.
Het instellen van de juiste **toegangsrechten** is essentieel voor het beschermen van je gegevens. SharePoint biedt verschillende niveaus van machtigingen die je kunt aanpassen aan de behoeften van je organisatie.
| Machtigingsniveau | Wat mogen gebruikers? | Typische toepassingen |
|---|---|---|
| Volledige controle | Alles, inclusief beheerrechten | Sitebeheerders, IT-administrators |
| Bewerken | Inhoud toevoegen, bewerken en verwijderen | Teamleden die actief samenwerken |
| Bijdragen | Inhoud toevoegen en bewerken, niet verwijderen | Regelmatige medewerkers |
| Alleen lezen | Bekijken, niet wijzigen | Externe partners, raadplegers |
| Beperkte toegang | Toegang tot specifieke content | Tijdelijke medewerkers, specifieke projecten |
Voor het instellen van machtigingen:
- Selecteer het bestand of de map en klik op ‘Delen’
- Klik op ‘Geavanceerd’ of ‘Beheer toegang’
- Voeg gebruikers of groepen toe en stel het juiste machtigingsniveau in
- Bepaal of gebruikers mogen delen en pas eventueel verlooptijden toe
- Overweeg het gebruik van gevoeligheidslabels voor extra beveiliging
Voor gevoelige informatie kun je ook gebruik maken van de voorwaardelijke toegang via Microsoft, waarmee je kunt bepalen vanaf welke apparaten, locaties of netwerken gebruikers toegang hebben tot je SharePoint-bestanden.
Wat zijn de beste praktijken voor het bijhouden van bestandstoegang?
De beste praktijken voor het bijhouden van bestandstoegang in SharePoint omvatten het regelmatig controleren van activiteitenlogboeken, het instellen van gerichte waarschuwingen en het toepassen van het principe van minimale rechten. Ook het gebruik van auditlogboeken voor regelmatige beveiligingscontroles is essentieel.
Een systematische aanpak voor het monitoren van bestandstoegang helpt je om zowel **beveiligingsrisico’s** te minimaliseren als de samenwerking te optimaliseren. Hier zijn enkele aanbevelingen:
- Implementeer een consistente naamgevingsconventie voor documenten en bibliotheken
- Stel een regelmatig schema op voor het controleren van toegangsrapporten
- Gebruik SharePoint-groepen in plaats van individuele machtigingen waar mogelijk
- Controleer regelmatig wie toegang heeft tot gevoelige informatie
- Stel waarschuwingen in voor kritieke bestanden en mappen
- Documenteer wie toegang zou moeten hebben tot welke informatie
- Train gebruikers over het belang van juiste documentbeveiliging
Ook kun je gebruik maken van geavanceerde beveiligingsfuncties zoals twee-factor authenticatie en voorwaardelijke toegang om je SharePoint-omgeving verder te beschermen.
Door deze praktijken te volgen, kun je niet alleen bijhouden wie toegang heeft tot je SharePoint-bestanden, maar ook proactief handelen om je gegevens beter te beschermen. Bij Officebox helpen we organisaties om hun SharePoint-omgeving veilig te houden met de juiste configuratie en ondersteuning, zodat jij je kunt concentreren op je kerntaken terwijl je data goed beschermd blijft.