Waarom stappen steeds meer accountantskantoren over op bellen via Teams?

De manier waarop accountantskantoren communiceren met hun klanten is de afgelopen jaren drastisch veranderd. Waar traditionele telefonie jarenlang de standaard was, zien we nu een duidelijke verschuiving naar telefonie via Microsoft Teams. Deze trend is niet zomaar een technische upgrade, maar een strategische keuze die past bij de digitale transformatie van de accountancysector.

Voor accountantskantoren biedt telefonie via Teams unieke voordelen die perfect aansluiten bij hun werkwijze: van geïntegreerde communicatie tot kostenbesparingen en verbeterde samenwerking met klanten. In dit artikel onderzoeken we waarom steeds meer accountantskantoren deze overstap maken en wat de praktische gevolgen zijn.

Wat is bellen via Teams en hoe werkt het voor accountantskantoren?

Bellen via Microsoft Teams is een cloudgebaseerde telefoonoplossing die traditionele telefonie vervangt door internetgebaseerde communicatie. Voor accountantskantoren betekent dit dat alle gesprekken via de Teams-applicatie lopen, geïntegreerd met hun bestaande Microsoft 365-omgeving.

In de praktijk werkt telefonie via Teams als een complete communicatieoplossing. Je kunt vanaf je computer, tablet of smartphone bellen met hetzelfde zakelijke nummer. Alle gesprekken worden automatisch gelogd en gekoppeld aan klantdossiers in je CRM-systeem. Dit is vooral waardevol voor accountantskantoren die veel telefonisch contact hebben met klanten over gevoelige financiële zaken.

Het systeem maakt gebruik van Voice over IP (VoIP)-technologie, waarbij gesprekken via je internetverbinding verlopen in plaats van via traditionele telefoonlijnen. Voor accountants betekent dit dat ze vanaf elke locatie met een internetverbinding kunnen bellen alsof ze op kantoor zitten, wat perfect aansluit bij de hybride werkvormen die veel kantoren hebben geïntroduceerd.

Waarom kiezen accountantskantoren steeds vaker voor telefonie via Teams?

Accountantskantoren kiezen voor telefonie via Teams vanwege de naadloze integratie met hun bestaande Microsoft 365-omgeving en de mogelijkheid om overal professioneel bereikbaar te zijn. Dit sluit perfect aan bij hun behoefte aan flexibel werken en geïntegreerde communicatie.

Een belangrijke reden is de toegenomen vraag naar hybride werken. Veel accountants werken deels thuis, deels op kantoor en regelmatig bij klanten. Met telefonie via Teams blijven ze altijd bereikbaar op hun zakelijke nummer, ongeacht hun locatie. Dit is cruciaal tijdens drukke perioden, zoals de aangifteperiode, wanneer klanten direct contact nodig hebben.

Daarnaast biedt telefonie via Teams geavanceerde functies die traditionele telefonie niet heeft. Denk aan automatische gespreksopname voor compliance-doeleinden, integratie met Outlook voor het plannen van telefonische afspraken en de mogelijkheid om tijdens een gesprek direct documenten te delen. Deze functies maken communicatie met klanten veel efficiënter en professioneler.

Wat zijn de kosten van telefonie via Teams vergeleken met traditionele telefonie?

Telefonie via Teams is vaak kostenvriendelijker dan traditionele telefonie, vooral voor accountantskantoren met meerdere medewerkers. De maandelijkse kosten per gebruiker liggen tussen de 3 en 8 euro, terwijl traditionele zakelijke telefonie vaak 15-25 euro per aansluiting kost.

De grootste besparingen zitten in het wegvallen van kosten voor telefooncentrales, bekabeling en onderhoud. Accountantskantoren hoeven geen dure PBX-systemen meer aan te schaffen of te onderhouden. Ook de gesprekskosten zijn vaak lager, vooral bij internationale gesprekken naar klanten in het buitenland.

Daarnaast zijn er indirecte kostenvoordelen. Medewerkers kunnen vanaf elke locatie bellen zonder extra kosten, wat de productiviteit verhoogt. Het wegvallen van fysieke telefoontoestellen en bekabeling bespaart ook ruimte en installatiekosten bij kantoorverbouwingen of verhuizingen.

Welke functies van telefonie via Teams zijn het meest waardevol voor accountants?

Voor accountants zijn gespreksopname, klantintegratie en mobiele bereikbaarheid de meest waardevolle functies van telefonie via Teams. Deze functies ondersteunen hun professionele werkwijze en compliance-vereisten direct.

Gespreksopname is essentieel voor accountantskantoren vanwege compliance en kwaliteitsborging. Alle gesprekken over financiële zaken kunnen automatisch worden opgenomen en bewaard, wat helpt bij het naleven van regelgeving en het voorkomen van misverstanden over afspraken.

De integratie met Microsoft 365 zorgt ervoor dat contactgegevens automatisch worden gekoppeld aan gesprekken. Wanneer een klant belt, verschijnt direct het dossier op het scherm met relevante informatie. Dit maakt gesprekken veel professioneler en efficiënter.

Andere waardevolle functies zijn:

Gesprekken doorschakelen tussen collega’s zonder onderbreking
Voicemail-to-emailfunctionaliteit voor het beheren van berichten
Aanwezigheidsstatus die laat zien wanneer collega’s beschikbaar zijn
Conferentiegesprekken met meerdere klanten tegelijk

Hoe implementeer je telefonie via Teams in een accountantskantoor?

De implementatie van telefonie via Teams begint met het kiezen van een geschikt telefonieabonnement binnen Microsoft 365 en het configureren van gebruikersaccounts. De meeste accountantskantoren kunnen binnen 2-4 weken volledig overstappen, mits er goed wordt voorbereid.

De eerste stap is het inventariseren van je huidige telefoniesituatie. Hoeveel nummers heb je nodig? Welke nummers wil je behouden? Welke medewerkers hebben telefonie nodig? Deze informatie bepaalt welk Teams-abonnement het beste past.

Vervolgens moet je internetverbinding worden gecontroleerd. Telefonie via Teams vereist een stabiele internetverbinding met voldoende bandbreedte. Voor een gemiddeld accountantskantoor is een verbinding van minimaal 100 Mbps aanbevolen.

Praktische implementatiestappen

De technische implementatie verloopt meestal als volgt: eerst worden gebruikerslicenties toegewezen, daarna worden telefoonnummers geconfigureerd en tot slot worden medewerkers getraind in het gebruik van de nieuwe functies. Een gefaseerde uitrol per afdeling kan risico’s minimaliseren.

Welke uitdagingen komen accountantskantoren tegen bij de overstap naar Teams?

De grootste uitdaging bij de overstap naar telefonie via Teams is dat medewerkers moeten wennen aan de nieuwe manier van bellen en dat er moet worden gezorgd voor een stabiele internetverbinding. Veel accountants zijn gewend aan traditionele telefoontoestellen en hebben tijd nodig om te wennen aan bellen via de computer.

Internetafhankelijkheid is een belangrijk aandachtspunt. Als de internetverbinding uitvalt, valt ook de telefonie weg. Voor accountantskantoren die afhankelijk zijn van telefonische bereikbaarheid is een back-upverbinding daarom essentieel.

Training van medewerkers vraagt ook aandacht. Vooral oudere medewerkers kunnen moeite hebben met de overgang van fysieke telefoontoestellen naar softwaregebaseerd bellen. Een goede training en een geleidelijke overgang helpen dit op te lossen.

Andere uitdagingen zijn het correct configureren van voicemail, het instellen van doorschakelingen en de integratie met bestaande CRM-systemen. Deze technische aspecten vereisen vaak ondersteuning van een ervaren ICT-partner.

De overstap naar telefonie via Teams is voor veel accountantskantoren een logische stap in hun digitale transformatie. Met de juiste voorbereiding en ondersteuning kunnen de voordelen van geïntegreerde communicatie, kostenbesparing en flexibel werken volledig worden benut. Wil je weten hoe telefonie via Teams jouw accountantskantoor kan helpen? Ontdek onze gespecialiseerde ICT-oplossingen voor accountants of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt de overstap van traditionele telefonie naar Teams en kan dit tijdens drukke periodes?

De volledige overstap duurt gemiddeld 2-4 weken, maar kan gefaseerd worden uitgevoerd per afdeling. Het is verstandig om de overstap niet tijdens de aangifteperiode te plannen, maar juist in rustigere periodes zoals de zomer. Zo hebben medewerkers voldoende tijd om te wennen aan het nieuwe systeem zonder stress.

Wat gebeurt er als de internetverbinding uitvalt? Zijn we dan niet bereikbaar?

Bij internetuitval valt inderdaad de telefonie weg, daarom is een back-upverbinding essentieel voor accountantskantoren. Veel kantoren kiezen voor een tweede internetprovider of mobiele hotspot als noodoplossing. Teams biedt ook de mogelijkheid om gesprekken automatisch door te schakelen naar mobiele nummers bij storingen.

Kunnen we onze bestaande telefoonnummers behouden bij de overstap naar Teams?

Ja, in de meeste gevallen kunnen bestaande zakelijke nummers worden overgezet naar Teams via nummerportabiliteit. Dit proces duurt meestal 1-2 weken en wordt gecoördineerd met je huidige telefonieaanbieder. Het is belangrijk om dit tijdig aan te vragen om onderbreking van bereikbaarheid te voorkomen.

Hoe zit het met de gespreksopnames? Zijn deze AVG-compliant en hoe lang worden ze bewaard?

Teams-gespreksopnames zijn AVG-compliant wanneer correct geconfigureerd. Je moet klanten wel informeren over opnames en toestemming vragen. Opnames kunnen automatisch worden bewaard in SharePoint of OneDrive met aangepaste bewaartermijnen. Voor accountantskantoren adviseren we minimaal 7 jaar bewaring conform fiscale wetgeving.

Is de geluidskwaliteit van Teams vergelijkbaar met traditionele telefonie?

De geluidskwaliteit van Teams is vaak beter dan traditionele telefonie, mits je internetverbinding stabiel is. Teams gebruikt HD-audio en ruisonderdrukking. Voor optimale kwaliteit adviseren we een headset te gebruiken in plaats van de computer-microfoon en minimaal 100 kbps bandbreedte per gesprek te reserveren.

Welke training hebben medewerkers nodig en hoe lang duurt dit?

Medewerkers hebben gemiddeld 2-4 uur training nodig om vertrouwd te raken met Teams-telefonie. Focus op basisfuncties zoals bellen, opnemen, doorschakelen en voicemail. Organiseer praktijksessies en zorg voor een helpdesk tijdens de eerste weken. Oudere medewerkers hebben vaak wat meer begeleiding nodig.

Kunnen we Teams-telefonie combineren met onze bestaande CRM-software voor klantdossiers?

Ja, Teams kan worden geïntegreerd met de meeste CRM-systemen via API-koppelingen of third-party connectoren. Hierdoor verschijnen klantgegevens automatisch bij inkomende gesprekken en worden gesprekken gelogd in het klantdossier. Voor accountantssoftware zoals Exact of AFAS bestaan vaak kant-en-klare integraties.