Wat is Microsoft 365? Een complete uitleg
Microsoft 365 is een cloudgebaseerd abonnementsmodel dat toegang biedt tot een verzameling productiviteitstools en diensten. Anders dan de traditionele Office-pakketten die je eenmalig kocht en installeerde, betaal je bij Microsoft 365 een maandelijks of jaarlijks bedrag voor toegang tot de nieuwste versies van de software plus extra clouddiensten.
Voorheen heette dit pakket Office 365, maar in 2020 heeft Microsoft de naam veranderd naar Microsoft 365 om aan te geven dat het meer omvat dan alleen de bekende Office-programma’s. Het verschil? Microsoft 365 biedt extra beveiligingsfuncties, apparaatbeheer en geavanceerde AI-mogelijkheden die in het oude Office 365 niet beschikbaar waren.
Met Microsoft 365 heb je niet alleen toegang tot Word, Excel en PowerPoint, maar ook tot een hele reeks online diensten zoals Teams voor communicatie, OneDrive voor opslag, en SharePoint voor samenwerking. Alle apps en diensten werken naadloos samen, zodat je makkelijk kunt schakelen tussen verschillende taken.
De belangrijkste applicaties en diensten binnen Microsoft 365
Microsoft 365 bevat verschillende productiviteitstools die je dagelijkse werk makkelijker maken. De kern wordt gevormd door de bekende Office-apps: Word voor tekstverwerking, Excel voor spreadsheets, PowerPoint voor presentaties en Outlook voor e-mail en agendabeheer. Deze programma’s ken je waarschijnlijk al, maar in Microsoft 365 zijn ze altijd up-to-date met de nieuwste functies.
Voor communicatie biedt Microsoft 365 krachtige tools zoals Microsoft Teams en Exchange. Teams is uitgegroeid tot het centrale communicatieplatform voor veel organisaties, met mogelijkheden voor chatten, videovergaderen, bestandsdeling en samenwerking in één geïntegreerde omgeving. Exchange verzorgt de e-maildiensten achter Outlook en biedt professionele e-mailfunctionaliteit.
Voor opslag en bestandsdeling zijn er OneDrive en SharePoint. OneDrive geeft je persoonlijke cloudopslag waar je bestanden veilig bewaart en deelt. SharePoint is meer gericht op teamwerk en biedt een centrale plek waar teams documenten kunnen beheren, intranetpagina’s kunnen bouwen en kennis kunnen delen.
Daarnaast bevat Microsoft 365 ook handige tools zoals Forms voor enquêtes, Planner voor taakbeheer, en het Power Platform (Power BI, Power Apps en Power Automate) voor data-analyse en het bouwen van eigen bedrijfsapplicaties zonder programmeerkennis.
Voordelen van Microsoft 365 voor bedrijven
De overstap naar Microsoft 365 biedt je organisatie verschillende voordelen. Ten eerste verhoog je de productiviteit doordat medewerkers altijd en overal bij hun bestanden kunnen en makkelijk kunnen samenwerken. Of je nu op kantoor bent, thuis werkt of onderweg bent – je hebt altijd toegang tot dezelfde documenten en tools.
Ook financieel is het interessant. In plaats van grote investeringen in software die na een paar jaar verouderd is, betaal je een voorspelbaar maandelijks bedrag. Updates en nieuwe functies krijg je automatisch, zonder extra kosten. En omdat alles schaalbaar is, kun je eenvoudig licenties toevoegen of verwijderen als je team groeit of krimpt.
Voor samenwerking is Microsoft 365 een uitkomst. Meerdere teamleden kunnen tegelijk aan hetzelfde document werken, realtime chatten via Teams, en bestanden delen zonder e-mailbijlagen heen en weer te sturen. Dit zorgt voor een soepelere workflow en betere teamcommunicatie, vooral bij hybride of externe teams.
Niet te vergeten zijn de beveiligingsvoordelen. Microsoft investeert miljarden in beveiligingstechnologie, veel meer dan de meeste bedrijven zelf kunnen investeren. Je profiteert van geavanceerde bescherming tegen virussen, phishing en andere bedreigingen, plus compliancetools die helpen te voldoen aan privacywetgeving zoals de AVG.
Hoe implementeer je Microsoft 365 in je organisatie?
Een goede implementatie van Microsoft 365 begint met een duidelijk plan. Bepaal eerst welke abonnementen je nodig hebt, want er zijn verschillende pakketten beschikbaar, van Basic tot Premium, elk met verschillende functies en prijspunten.
De volgende stap is migratie. Als je al bestaande systemen gebruikt, moet je data overzetten naar de Microsoft 365-omgeving. Dit geldt vooral voor e-mail, bestanden en eventuele SharePoint-content. Plan deze overgang zorgvuldig om onderbrekingen te minimaliseren.
Vergeet niet je medewerkers mee te nemen in deze verandering. Goede training en duidelijke communicatie zijn cruciaal voor een succesvolle adoptie. Maak een inwerkplan, organiseer workshops en zorg voor handleidingen of instructievideo’s zodat iedereen weet hoe ze de nieuwe tools moeten gebruiken.
Typische uitdagingen bij implementatie zijn weerstand tegen verandering, complexiteit bij het integreren met bestaande systemen, en het optimaal configureren van beveiligingsinstellingen. Werk samen met een ervaren partner om deze struikelblokken te vermijden.
Veelgestelde vragen over Microsoft 365
Werkt Microsoft 365 offline?
Ja, de desktopversies van Office-apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) werken ook offline. Je moet wel minstens eens per 30 dagen verbinding maken met internet om je licentie te verifiëren. Wijzigingen die je offline maakt, worden gesynchroniseerd zodra je weer online bent.
Hoe zit het met dataopslag en privacy?
Microsoft slaat je gegevens op in datacenters die voldoen aan strenge beveiligings- en privacynormen. Voor Europese klanten worden data meestal opgeslagen in Europese datacenters, in lijn met de AVG. Als bedrijf blijf je eigenaar van je data en Microsoft heeft duidelijke voorwaarden over hoe ze met je gegevens omgaan.
Kan ik overstappen van traditionele Office-licenties?
Jazeker, je kunt geleidelijk overstappen. Veel organisaties kiezen voor een hybride aanpak waarbij ze eerst een deel van de gebruikers migreren. Microsoft biedt ook tools en hulpmiddelen om de overgang soepel te laten verlopen.
Wat gebeurt er met mijn data als ik stop met mijn abonnement?
Als je abonnement eindigt, krijg je nog 30 dagen beperkte toegang om je data te exporteren of te verplaatsen. Daarna kan je data worden verwijderd. Het is daarom belangrijk om een exitstrategie te hebben voor het geval je ooit besluit te stoppen.
Hoe Officebox je kan ondersteunen bij Microsoft 365
Bij Officebox helpen we je graag bij elke stap van je Microsoft 365-reis. We beginnen met een inventarisatie van je behoeften om het juiste abonnement voor jouw situatie te kiezen. Daarna zorgen we voor een soepele implementatie en migratie, waarbij we je huidige systemen en werkwijzen zorgvuldig overzetten.
Onze specialisten verzorgen trainingen op maat, zodat jij en je team optimaal gebruik kunnen maken van alle mogelijkheden die Microsoft 365 biedt. We denken mee over slimme oplossingen voor jouw specifieke uitdagingen en helpen je bij het inrichten van workflows en automatiseringen.
Voor doorlopende ondersteuning zijn we altijd bereikbaar. Of het nu gaat om technische vragen, beveiligingsinstellingen of het optimaliseren van je Microsoft 365-omgeving, we staan voor je klaar met persoonlijk advies. Zo haal je het maximale uit je Microsoft-abonnement en kun jij je focussen op wat echt belangrijk is: je bedrijf laten groeien.