Als accountant overweeg je waarschijnlijk om over te stappen op Microsoft Teams voor je telefonie. Dat is een slimme keuze, want Teams biedt veel meer dan alleen bellen. Maar wat gaat het je kosten? En welke verborgen kosten moet je in de gaten houden?
In dit artikel beantwoorden we alle vragen over de kosten van Teams-telefonie voor jouw accountantskantoor: van licentiekosten tot extra’s en besparingen ten opzichte van traditionele telefonie.
Wat zijn de kosten van Microsoft Teams-bellen voor een accountantskantoor?
Microsoft Teams-bellen kost tussen de € 3,40 en € 7,50 per gebruiker per maand, afhankelijk van welke licentie je kiest. Voor een accountantskantoor met 10 medewerkers betekent dit maandelijkse kosten van € 34 tot € 75 voor de basistelefonie.
De exacte kosten hangen af van drie factoren: welke Microsoft 365-licentie je al hebt, of je een Teams Phone-licentie nodig hebt, en hoeveel je belt naar mobiele en internationale nummers. Teams Phone Standard kost € 3,40 per maand als je al een Microsoft 365 Business Premium-licentie hebt. Heb je alleen een Basic-licentie? Dan betaal je € 7,50 per maand voor Teams Phone met Calling Plan.
Voor accountantskantoren is het belangrijk om te weten dat deze prijzen geen belminuten naar mobiele nummers bevatten. Die kosten extra, wat we verderop uitleggen.
Welke extra kosten komen er bij Teams-telefonie kijken?
Naast de basislicentie komen er extra kosten bij voor belminuten naar mobiele nummers (€ 0,012 per minuut), internationale gesprekken (vanaf € 0,013 per minuut) en eventueel extra telefoonnummers (€ 0,40 per nummer per maand).
Deze extra kosten kunnen flink oplopen voor accountantskantoren die veel contact hebben met klanten via de telefoon. Een paar voorbeelden:
- Bellen naar Nederlandse mobiele nummers: € 0,012 per minuut
- Internationale gesprekken naar België: € 0,013 per minuut
- Extra telefoonnummers voor verschillende afdelingen: € 0,40 per nummer
- Gratis inbelnummers voor klanten: vanaf € 0,40 per maand
Reken voor een gemiddeld accountantskantoor op ongeveer € 10–€ 20 extra per medewerker per maand voor deze aanvullende kosten, afhankelijk van jullie belgedrag.
Hoe verschilt Teams-bellen van traditionele bedrijfstelefonie?
Teams-telefonie werkt volledig via internet en integreert naadloos met je andere Microsoft 365-applicaties, terwijl traditionele telefonie een aparte telefooncentrale vereist, met fysieke verbindingen en losse systemen per kantoor.
Het grootste verschil zit in de flexibiliteit en integratie. Met Teams kun je vanaf elke locatie bellen via je laptop, smartphone of IP-telefoon, zolang je maar internet hebt. Traditionele telefonie bindt je aan een fysieke werkplek. Voor accountants die steeds vaker hybride werken, is dit een groot voordeel.
Ook de functionaliteiten verschillen aanzienlijk. Teams combineert bellen met videovergaderen, chatten, bestandsdeling en samenwerking in één platform. Bij traditionele telefonie heb je aparte systemen nodig voor elk van deze functies, wat resulteert in hogere kosten en meer complexiteit.
Welke Teams Phone-licentie heeft mijn accountantskantoor nodig?
Voor de meeste accountantskantoren is Teams Phone Standard (€ 3,40 per maand) plus een Domestic Calling Plan (€ 2,40 per maand) de beste keuze, omdat dit alle basisfuncties biedt tegen de laagste kosten als je al Microsoft 365 Business Premium-licenties hebt.
Microsoft biedt drie hoofdopties voor Teams-telefonie:
- Teams Phone Standard: € 3,40/maand – alleen uitgaande gesprekken naar vaste nummers
- Teams Phone met Domestic Calling Plan: € 5,80/maand – inclusief 120 belminuten naar vaste en mobiele nummers
- Teams Phone met International Calling Plan: € 14,40/maand – inclusief internationale belminuten
Voor accountantskantoren die voornamelijk lokaal opereren, is het Domestic Calling Plan meestal voldoende. Werk je met veel internationale klanten? Dan kan het International Calling Plan kosteneffectiever zijn dan per minuut betalen.
Hoe bereken je de totale kosten van Teams-telefonie?
Bereken je totale Teams-telefoniekosten door de basislicentie (€ 3,40–€ 7,50 per gebruiker), het calling plan (€ 2,40–€ 11 per gebruiker), de geschatte belminuten naar mobiel (€ 0,012 per minuut) en eventuele extra nummers (€ 0,40 per nummer) bij elkaar op te tellen.
Hier is een praktisch rekenvoorbeeld voor een accountantskantoor met 8 medewerkers:
- Teams Phone Standard: 8 × € 3,40 = € 27,20 per maand
- Domestic Calling Plan: 8 × € 2,40 = € 19,20 per maand
- Extra belminuten (100 min/maand naar mobiel): 800 × € 0,012 = € 9,60 per maand
- Extra telefoonnummer voor receptie: € 0,40 per maand
Totaal: € 56,40 per maand of € 676,80 per jaar voor volledig geïntegreerde telefonie. Dit is aanzienlijk minder dan traditionele telefonie met vergelijkbare functionaliteiten.
Welke besparingen biedt Teams-bellen ten opzichte van traditionele telefonie?
Teams-telefonie bespaart accountantskantoren gemiddeld 30–50% op hun telefoonkosten door wegvallende kosten voor telefooncentrale-onderhoud (€ 50–€ 150 per maand), lagere belkosten en geen investeringen in nieuwe hardware bij uitbreiding.
De grootste besparingen ontstaan door:
- Geen hardware-investeringen: een traditionele telefooncentrale kost € 3.000–€ 8.000 in aanschaf, plus jaarlijks onderhoud
- Lagere belkosten: interne gesprekken tussen kantoren zijn gratis via Teams
- Minder beheerkosten: alles wordt centraal beheerd via Microsoft 365
- Flexibele uitbreiding: nieuwe medewerkers krijgen binnen enkele minuten een telefoonnummer
Voor een gemiddeld accountantskantoor met 10 medewerkers betekent dit een besparing van € 200–€ 400 per maand ten opzichte van een traditionele telefoonoplossing met vergelijkbare functionaliteiten.
Overweeg je de overstap naar Microsoft Teams-telefonie voor je accountantskantoor? Bij Officebox helpen we accountants- en administratiekantoren al meer dan 16 jaar met hun ICT-uitdagingen. We berekenen graag wat Teams-telefonie precies gaat kosten voor jouw specifieke situatie en begeleiden je bij een soepele overgang, zonder verstoring van je werkprocessen.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt de overgang van traditionele telefonie naar Teams-bellen?
De migratie naar Teams-telefonie duurt gemiddeld 2-4 weken, afhankelijk van de grootte van je kantoor en de complexiteit van je huidige telefonie-opstelling. De daadwerkelijke overstap gebeurt meestal in één weekend om werkonderbreking te minimaliseren. Wij zorgen ervoor dat alle telefoonnummers behouden blijven en dat medewerkers vooraf getraind worden.
Wat gebeurt er met mijn bestaande telefoonnummers bij de overstap?
Je bestaande telefoonnummers kunnen volledig behouden blijven via nummerportabiliteit. Dit proces regelen wij voor je en duurt meestal 1-2 weken. Er zijn geen extra kosten verbonden aan het overzetten van je huidige nummers naar Teams-telefonie, en klanten merken niets van de overgang.
Kan ik Teams-telefonie gebruiken als mijn internet tijdelijk uitvalt?
Bij internetuitval kun je nog steeds bellen via de Teams-app op je smartphone met mobiele data. Voor extra zekerheid adviseren we accountantskantoren om een backup internetverbinding te hebben of call forwarding in te stellen naar mobiele nummers. Teams biedt ook automatische failover-opties voor kritieke gesprekken.
Welke training hebben mijn medewerkers nodig voor Teams-telefonie?
De meeste medewerkers hebben slechts 30-60 minuten training nodig om Teams-telefonie onder de knie te krijgen. We bieden praktische workshops waarin we alle basisfuncties zoals bellen, doorverbinden, voicemail en integratie met Outlook behandelen. Voor receptionistes of telefonie-intensieve rollen plannen we uitgebreidere training van 2-3 uur.
Hoe zit het met de geluidskwaliteit van Teams-bellen vergeleken met traditionele telefonie?
Teams-telefonie biedt HD-geluidskwaliteit die vaak beter is dan traditionele telefonie, mits je een stabiele internetverbinding hebt (minimaal 100 kbps per gesprek). Voor optimale kwaliteit adviseren we gecertificeerde headsets of IP-telefoons. Bij een goede internetverbinding ervaren accountantskantoren zelfs betere geluidskwaliteit dan voorheen.
Kan ik mijn huidige IP-telefoons blijven gebruiken met Teams?
Veel moderne IP-telefoons zijn compatibel met Teams-telefonie, maar niet alle modellen. We controleren vooraf welke toestellen je kunt behouden en welke vervangen moeten worden. Gecertificeerde Teams-telefoons kosten tussen €80-€200 per toestel, maar bieden wel de beste integratie en functionaliteit.
Wat zijn de belangrijkste valkuilen bij de overstap naar Teams-telefonie?
De grootste valkuil is onderschatting van belkosten naar mobiele nummers - budget hier minimaal €10-15 per medewerker per maand voor in. Zorg ook voor voldoende internetbandbreedte (50 Mbps per 10 gebruikers) en train medewerkers vooraf. Vergeet niet om call flows en automatische beantwoording opnieuw in te stellen voor een professionele klantbeleving.