Bij het gebruik van Microsoft Copilot in Teams zijn diverse privacy-instellingen belangrijk. De essentiële instellingen omvatten gegevenstoegang (welke informatie Copilot mag gebruiken), informatiebarrières (om gevoelige gegevens te beschermen), persoonlijke vs. organisatie-instellingen, en opties om je interactiegeschiedenis te beheren. Door deze instellingen correct te configureren, kun je de voordelen van AI-assistentie benutten zonder je zorgen te maken over gegevensbescherming. Dit artikel helpt je om Copilot veilig te gebruiken binnen je Teams-omgeving.
Wat is Microsoft Copilot in Teams en hoe werkt het met je gegevens?
Microsoft Copilot in Teams is een AI-assistent die je helpt efficiënter te werken door automatisch content samen te vatten, vergaderingen te notuleren, actiepunten te identificeren en vragen over je werkdocumenten te beantwoorden. Copilot werkt door toegang te krijgen tot je Teams-gesprekken, vergaderingen, gedeelde bestanden en andere Microsoft 365-gegevens waartoe je toegang hebt.
De assistent gebruikt deze informatie om contextbewuste antwoorden te genereren die relevant zijn voor jouw vragen en behoeften. Hierbij maakt Copilot gebruik van large language models (LLMs) die in de Microsoft-cloud draaien, wat betekent dat je gegevens worden verwerkt binnen de bestaande beveiligings- en compliancestructuren van Microsoft 365.
Belangrijk om te weten is dat Copilot in Teams alleen toegang heeft tot gegevens waartoe jij zelf al toegang hebt. Het systeem respecteert bestaande rechtenstructuren en beveiligingsinstellingen binnen je organisatie. De AI kan bijvoorbeeld geen informatie ophalen uit Teams-kanalen waarvan je geen lid bent of uit documenten waartoe je geen leestoegang hebt.
Copilot slaat interacties tijdelijk op voor de duur van je sessie, maar gebruikt je gegevens niet voor trainingsdoeleinden van de AI-modellen. Microsoft heeft het systeem ontworpen met privacy by design als uitgangspunt, waarbij gegevensbescherming centraal staat in de architectuur.
Welke privacy-instellingen kun je aanpassen voor Copilot in Teams?
Voor Copilot in Teams kun je verschillende privacy-instellingen aanpassen om controle te houden over je gegevens. De belangrijkste instellingen vind je in het Teams Admin Center en binnen je persoonlijke Teams-instellingen. Je kunt bepalen welke gegevens Copilot mag verwerken, welke teams en kanalen toegankelijk zijn voor de AI, en hoe je persoonlijke interacties worden behandeld.
Om je privacy-instellingen te beheren, ga je naar je Teams-profiel en selecteer je ‘Instellingen’ > ‘Privacy’. Hier vind je specifieke opties voor Copilot, waaronder:
- Gegevensverzameling-instellingen: Bepaal welke gegevens Copilot mag gebruiken voor het genereren van antwoorden
- Interactiegeschiedenis: Beheer hoe lang je gesprekken met Copilot worden bewaard
- Contentfilters: Stel in welke soorten informatie Copilot niet mag verwerken
- Toestemming voor vergadergegevens: Bepaal of Copilot vergaderingen mag samenvatten of notuleren
IT-beheerders kunnen via het Microsoft 365 Admin Center ook organisatiebrede instellingen configureren. Zij kunnen Copilot volledig uitschakelen voor bepaalde groepen, toegang beperken tot specifieke functionaliteiten, of geavanceerde beveiligingsopties instellen die passen bij je organisatiebeleid.
Voor non-profitorganisaties is het belangrijk om deze instellingen zorgvuldig te configureren, vooral als je met gevoelige gegevens zoals donateursgegevens of vertrouwelijke projectinformatie werkt.
Hoe kun je voorkomen dat Copilot gevoelige informatie verwerkt?
Om te voorkomen dat Copilot gevoelige informatie verwerkt, kun je informatiebarrières instellen en gebruik maken van gegevensbeperkingsopties. Begin met het classificeren van gevoelige gegevens binnen je Microsoft 365-omgeving en stel vervolgens beperkingen in voor Copilot’s toegang tot deze informatie via het Teams Admin Center.
De meest effectieve methoden om gevoelige gegevens te beschermen zijn:
- Informatiebarrières configureren: Maak grenzen tussen teams of afdelingen waardoor Copilot geen informatie kan uitwisselen tussen deze groepen
- Gevoeligheidslabels toepassen: Markeer documenten en berichten met gevoeligheidslabels die Copilot instrueren deze informatie niet te verwerken
- Specifieke teams uitsluiten: Configureer Copilot zodat het geen toegang heeft tot teams met gevoelige projecten
- Private kanalen beveiligen: Zorg ervoor dat private kanalen extra bescherming krijgen binnen de Copilot-instellingen
Je kunt ook per gesprek bepalen of je Copilot wilt gebruiken. Bij het starten van een nieuwe vraag aan Copilot, kun je expliciet aangeven dat bepaalde informatie niet gebruikt mag worden in de antwoordgeneratie.
Voor gesprekken over gevoelige onderwerpen is het soms beter om Copilot tijdelijk uit te schakelen. Dit doe je eenvoudig door in Teams naar je profiel te gaan en ‘Copilot uitschakelen’ te selecteren voor die specifieke sessie.
Bedenk dat een goede balans belangrijk is: je wilt Copilot nuttig laten zijn door toegang te geven tot relevante informatie, maar tegelijkertijd gevoelige gegevens beschermen. Deze balans vind je door regelmatig je instellingen te evalueren en aan te passen aan de veranderende behoeften van je organisatie.
Wat zijn de verschillen tussen persoonlijke en organisatie-instellingen voor Copilot?
Persoonlijke en organisatie-instellingen voor Copilot in Teams verschillen in bereik, beheermogelijkheden en prioriteit. Persoonlijke instellingen gelden alleen voor jouw eigen Copilot-ervaring en kunnen door jou worden aangepast, terwijl organisatie-instellingen door IT-beheerders worden ingesteld en gelden voor alle gebruikers of specifieke groepen binnen de organisatie.
De belangrijkste verschillen zijn:
| Aspect | Persoonlijke instellingen | Organisatie-instellingen |
|---|---|---|
| Beheer door | Individuele gebruiker | IT-beheerders |
| Bereik | Alleen jouw Copilot-ervaring | Hele organisatie of specifieke groepen |
| Prioriteit | Worden overschreven door organisatiebeleid | Hebben voorrang op persoonlijke voorkeuren |
| Configuratiemogelijkheden | Beperkt tot eigen interacties en voorkeuren | Uitgebreid, inclusief compliance- en beveiligingsopties |
Als eindgebruiker kun je persoonlijke aspecten van Copilot beheren zoals je interactiegeschiedenis, standaardweergaven en persoonlijke voorkeuren. Deze instellingen vind je in je Teams-profiel onder ‘Instellingen’ > ‘Privacy’ > ‘Copilot’.
IT-beheerders daarentegen hebben toegang tot het Microsoft 365 Admin Center waar ze uitgebreide controle hebben over:
- Wie in de organisatie toegang heeft tot Copilot
- Welke functionaliteiten beschikbaar zijn
- Hoe gegevens worden verwerkt en bewaard
- Welke compliance- en beveiligingsmaatregelen worden toegepast
Organisatie-instellingen hebben altijd voorrang op persoonlijke voorkeuren. Als een IT-beheerder bijvoorbeeld heeft ingesteld dat Copilot geen toegang heeft tot bepaalde teams, kun je als gebruiker deze beperking niet opheffen, zelfs niet via je persoonlijke instellingen.
Voor effectief Copilot-gebruik in non-profitorganisaties is het belangrijk dat IT-beheerders en eindgebruikers samenwerken. Beheerders moeten duidelijk communiceren welke beperkingen zijn ingesteld en waarom, terwijl gebruikers feedback kunnen geven over welke Copilot-functionaliteiten hun werk het beste ondersteunen.
Hoe controleer je welke gegevens Copilot heeft gebruikt of opgeslagen?
Om te controleren welke gegevens Copilot heeft gebruikt of opgeslagen, kun je verschillende logboeken en rapportagetools raadplegen binnen Microsoft 365. De belangrijkste methode is het bekijken van je Copilot-interactiegeschiedenis, die toegankelijk is via de Teams-interface door naar je recente gesprekken met Copilot te gaan.
Voor een gedetailleerder overzicht van gegevensgebruik kun je:
- Het Microsoft Purview compliance portal raadplegen, waar auditlogboeken tonen welke informatie is verwerkt door Copilot
- De Copilot-activiteitenrapporten bekijken die beschikbaar zijn voor beheerders in het Microsoft 365 Admin Center
- De Teams-gebruiksrapporten controleren die specifieke Copilot-interacties kunnen filteren
Microsoft slaat Copilot-interacties tijdelijk op, maar bewaart ze niet permanent zonder je toestemming. Je kunt je interactiegeschiedenis op elk moment wissen door in Teams naar je Copilot-gesprekken te gaan en de optie ‘Geschiedenis wissen’ te selecteren.
Als je zorgen hebt over specifieke gegevens die mogelijk zijn verwerkt, kun je ook een gegevensonderzoek starten via het compliance center. Dit is vooral relevant voor situaties waarin mogelijk gevoelige informatie is gedeeld.
Voor organisaties die extra zekerheid willen over gegevensverwerking, biedt Microsoft de mogelijkheid om uitgebreide auditlogging in te schakelen. Deze functie houdt bij welke documenten en gegevens zijn gebruikt als context voor Copilot-antwoorden, zodat je volledige transparantie hebt over het gegevensgebruik.
Regelmatige controle van deze logboeken is een belangrijke praktijk voor verantwoord Copilot-gebruik, vooral voor organisaties die werken met gevoelige informatie of die moeten voldoen aan specifieke privacyregelgeving.
Conclusie
Het correct instellen van privacy-opties voor Microsoft Copilot in Teams is belangrijk voor elke organisatie die deze AI-assistent wil gebruiken. Door zorgvuldige configuratie van gegevenstoegang, informatiebarrières en persoonlijke voorkeuren kun je de voordelen van AI-ondersteuning benutten zonder concessies te doen aan gegevensbescherming.
Zorg voor een goede balans tussen functionaliteit en privacy door regelmatig je instellingen te evalueren, logboeken te controleren en organisatiebeleid aan te passen aan veranderende behoeften. Onthoud dat effectief Copilot-gebruik vraagt om samenwerking tussen IT-beheerders en eindgebruikers.
Bij officebox begrijpen we de uitdagingen die non-profitorganisaties ervaren bij het implementeren van nieuwe technologieën zoals Copilot. We helpen je graag bij het configureren van de juiste privacy-instellingen die passen bij jouw specifieke behoeften, zodat je met vertrouwen gebruik kunt maken van deze krachtige AI-tool. Ontdek onze ondersteuning voor veilige Teams-implementaties en laat je organisatie profiteren van moderne technologie zonder zorgen over gegevensbescherming.
Veelgestelde vragen
Hoe kan ik Copilot in Teams tijdelijk uitschakelen voor een gevoelig gesprek?
Om Copilot tijdelijk uit te schakelen voor een gevoelig gesprek, klik je op je profielafbeelding rechtsboven in Teams en selecteer je 'Instellingen' > 'Privacy'. Hier vind je de optie 'Copilot uitschakelen'. Je kunt dit ook per gesprek doen door bij de start van een nieuwe chat met Copilot op het menu-icoon te klikken en 'Sessie beëindigen' te selecteren. Voor vergaderingen kun je Copilot uitschakelen in de vergaderinstellingen voordat de vergadering begint.
Wat moet ik doen als Copilot toch toegang heeft gekregen tot gevoelige informatie?
Als Copilot onbedoeld toegang heeft gekregen tot gevoelige informatie, neem dan direct de volgende stappen: 1) Wis je interactiegeschiedenis via je Teams-profiel > 'Instellingen' > 'Privacy' > 'Copilot' > 'Geschiedenis wissen'; 2) Meld het incident aan je IT-afdeling of privacyfunctionaris; 3) Controleer en versterk de informatiebarrières en gevoeligheidslabels voor de betreffende documenten; 4) Laat een gegevensonderzoek uitvoeren via het Microsoft Purview compliance portal om te bepalen welke informatie precies is verwerkt.
Kan ik zien welke collega's toegang hebben tot mijn Copilot-interacties?
Je Copilot-interacties zijn standaard privé en alleen zichtbaar voor jou, tenzij je ze specifiek deelt in een Teams-kanaal of groepsgesprek. IT-beheerders met de juiste rechten kunnen echter interactielogboeken bekijken voor compliance-doeleinden, maar zien niet de volledige inhoud van je gesprekken. Via het Microsoft Purview compliance portal kun je zien welke beheerders toegang hebben tot auditlogboeken. Als je bezorgd bent over je privacy, bespreek dit dan met je IT-afdeling om te begrijpen welk beleid jouw organisatie hanteert.
Hoe train ik mijn team om Copilot veilig te gebruiken met het oog op privacy?
Om je team te trainen in veilig Copilot-gebruik, organiseer korte praktijkgerichte workshops waarin je demonstreert hoe ze privacy-instellingen kunnen configureren. Ontwikkel duidelijke richtlijnen over welke soorten informatie wel en niet met Copilot gedeeld mogen worden. Creëer een eenvoudige beslisboom die medewerkers helpt bepalen wanneer ze Copilot kunnen gebruiken. Moedig gebruikers aan om te beginnen met niet-gevoelige vragen om vertrouwd te raken met de mogelijkheden. Overweeg ook om 'Copilot-ambassadeurs' aan te wijzen die collega's kunnen helpen bij privacy-gerelateerde vragen.
Welke privacy-instellingen moet ik periodiek controleren voor optimale beveiliging?
Voor optimale beveiliging is het aan te raden om elke drie maanden de volgende instellingen te controleren: 1) Toegangsrechten voor Copilot tot verschillende teams en kanalen; 2) Informatiebarrières en of deze nog aansluiten bij de huidige teamstructuur; 3) Gevoeligheidslabels en of deze correct worden toegepast op nieuwe documenten; 4) Persoonlijke interactiegeschiedenis en deze indien nodig op te schonen; 5) Auditlogboeken via het compliance portal om ongebruikelijke patronen te identificeren. Na organisatorische veranderingen of bij nieuwe projecten is een extra controle aan te raden.
Kan ik Copilot zo instellen dat het alleen toegang heeft tot specifieke projecten of teams?
Ja, je kunt Copilot beperken tot specifieke projecten of teams. IT-beheerders kunnen dit configureren via het Microsoft 365 Admin Center onder 'Teams' > 'Teams-beheer' > 'Copilot-instellingen'. Hier kunnen ze toegangsbeleid creëren dat Copilot alleen toestaat voor bepaalde teams of Microsoft 365-groepen. Als gebruiker kun je ook per gesprek context beperken door bij het stellen van een vraag specifiek te vermelden op welk project of team je vraag betrekking heeft, bijvoorbeeld: 'Gebruik alleen informatie uit het marketing-team om deze vraag te beantwoorden'.
Hoe weet ik of mijn organisatie voldoet aan de AVG bij het gebruik van Copilot in Teams?
Om te controleren of je organisatie voldoet aan de AVG bij Copilot-gebruik, verifieer dat: 1) Er een gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) is met Microsoft; 2) Er een duidelijk privacybeleid is voor AI-gebruik dat medewerkers kennen; 3) Informatiebarrières correct zijn ingesteld om persoonsgegevens te beschermen; 4) Er procedures zijn voor het afhandelen van gegevensinbreuk; 5) Regelmatige audits worden uitgevoerd op Copilot-gebruik. Overweeg ook om een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uit te voeren specifiek voor Copilot-implementatie, vooral als je bijzondere persoonsgegevens verwerkt.