Microsoft Copilot kan inderdaad zoeken in jouw SharePoint-documenten, maar niet in alle bestanden. De AI-assistent heeft toegang tot documenten waarvoor je de juiste machtigingen hebt en werkt binnen de beveiligde Microsoft 365-omgeving. De zoekresultaten hangen af van factoren zoals bestandsformaten, documentorganisatie en jouw gebruikersrechten binnen SharePoint.
Wat is Microsoft Copilot en hoe werkt het met SharePoint?
Microsoft Copilot is een AI-assistent die geïntegreerd is in Microsoft 365-applicaties, waaronder SharePoint. Het maakt verbinding met jouw SharePoint-omgeving via de Microsoft Graph API en kan documenten doorzoeken, samenvatten en analyseren binnen de beveiligde cloud van Microsoft.
Copilot werkt met alle moderne SharePoint-versies, inclusief SharePoint Online en SharePoint Server 2019 of nieuwer. De verbinding komt tot stand via jouw Microsoft 365-account, waarbij de AI-assistent toegang krijgt tot dezelfde bestanden en sites als jij normaal zou kunnen bekijken.
Het grote voordeel is dat alle gegevens binnen de beveiligde Microsoft-omgeving blijven. Je informatie wordt niet gedeeld met externe partijen, wat Copilot een veilige keuze maakt voor zakelijk gebruik. De AI kan e-mails opstellen op basis van eerdere correspondentie, rapporten genereren en formules in Excel toepassen, allemaal op basis van de content in jouw SharePoint-documenten.
Kan Copilot daadwerkelijk alle SharePoint-documenten doorzoeken?
Nee, Copilot kan niet alle SharePoint-documenten doorzoeken. De reikwijdte hangt af van jouw gebruikersrechten, de documentlocatie en het bestandsformaat. Copilot heeft alleen toegang tot documenten waartoe je normaal gesproken ook toegang hebt via SharePoint.
De AI-assistent kan wel zoeken in de meeste gangbare bestandstypen, zoals Word-documenten, Excel-bestanden, PowerPoint-presentaties en pdf’s. Ook tekstbestanden en bepaalde afbeeldingen met tekst zijn toegankelijk. Zeer oude bestandsformaten, beschermde documenten of bestanden in privémappen van andere gebruikers blijven echter buiten bereik.
Belangrijk om te weten is dat Copilot werkt binnen de SharePoint-structuur zoals die is ingesteld. Bestanden die zijn opgeslagen in Microsoft Teams worden ook gevonden, omdat Teams op de achtergrond gebruikmaakt van SharePoint voor bestandsopslag. Dit betekent dat documenten in teamkanalen wel doorzoekbaar zijn via Copilot.
Welke rechten en machtigingen zijn nodig voor Copilot SharePoint-zoeken?
Voor Copilot SharePoint-zoeken heb je eerst een Microsoft 365-licentie nodig, gevolgd door een aparte Copilot-licentie per gebruiker. Deze wordt meestal voor een jaar afgenomen als toevoeging op jouw bestaande Microsoft 365 Business Basic- of Business Premium-licentie.
Qua gebruikersrechten geldt het principe dat Copilot alleen documenten kan vinden waartoe je al toegang hebt. Als je geen leesrechten hebt voor een bepaalde SharePoint-site of documentbibliotheek, dan kan Copilot daar ook niet zoeken. Dit zorgt ervoor dat de beveiligingsstructuur van jouw organisatie intact blijft.
De beheerder van jouw Microsoft 365-omgeving moet Copilot activeren voor jouw account. Ook kunnen er specifieke beveiligingsinstellingen zijn die de zoekfunctionaliteit beïnvloeden. Sommige organisaties beperken bijvoorbeeld de toegang tot bepaalde gevoelige documenttypen of locaties, wat direct doorwerkt in wat Copilot kan vinden.
Hoe zorg je ervoor dat Copilot jouw SharePoint-documenten optimaal kan vinden?
Goede documentorganisatie is de sleutel tot betere zoekresultaten met Copilot. Gebruik duidelijke bestandsnamen die de inhoud beschrijven en zorg voor consistente mapstructuren binnen jouw SharePoint-sites.
Metadata speelt een cruciale rol bij het vindbaar maken van documenten. Vul eigenschappen zoals auteur, onderwerp en trefwoorden in bij jouw bestanden. Dit helpt Copilot om relevante documenten sneller te identificeren en betere zoekresultaten te leveren.
Maak gebruik van SharePoint-functies zoals Teams-integratie om documenten logisch te organiseren. Plaats gerelateerde bestanden in dezelfde teamkanalen of documentbibliotheken. Ook het gebruik van consistente bestandsnaamconventies binnen jouw organisatie verbetert de zoekresultaten aanzienlijk.
Zorg ervoor dat documenten regelmatig worden bijgewerkt en verouderde bestanden worden gearchiveerd. Copilot geeft prioriteit aan recent gewijzigde en relevante content, dus een opgeruimde SharePoint-omgeving levert betere resultaten op.
Wat zijn de beperkingen van Copilot bij het zoeken in SharePoint?
Copilot heeft momenteel enkele technische beperkingen die je moet kennen. De AI-assistent kan alleen terugkoppeling geven in het Engels en niet in het Nederlands, wat betekent dat Nederlandse samenvattingen van documenten niet mogelijk zijn.
Er gelden ook groottebeperkingen voor bestanden. Zeer grote documenten of bestanden met complexe opmaak kunnen problemen opleveren bij de analyse. Ook zijn niet alle bestandsformaten ondersteund, zoals specifieke CAD-bestanden, oude databaseformaten of propriëtaire softwarebestanden.
De zoekresultaten zijn beperkt tot wat er daadwerkelijk in de tekst van documenten staat. Afbeeldingen zonder tekstuele beschrijving, handgeschreven notities in gescande documenten of content in video- en audiobestanden blijven grotendeels ontoegankelijk voor Copilot.
Ook is er een beperking in de diepte van zoeken. Copilot is vooral gericht op productiviteit en minder geschikt voor complexe, creatieve analyses van documentinhoud. Het werkt het beste bij directe vragen over specifieke informatie in bestanden.
Hoe gebruik je Copilot effectief voor SharePoint-zoekopdrachten?
Formuleer specifieke vragen in plaats van algemene zoektermen. Vraag bijvoorbeeld: “Wat zijn de belangrijkste punten uit het vergaderverslag van vorige week?” in plaats van alleen “vergaderverslag”. Dit helpt Copilot om gerichtere en relevantere resultaten te geven.
Gebruik contextuele informatie in je zoekopdrachten. Verwijs naar tijdsperiodes, projectnamen of specifieke teams om de zoekresultaten te verfijnen. Copilot kan dan beter bepalen welke documenten het meest relevant zijn voor jouw vraag.
Experimenteer met verschillende vraagformuleringen als je niet direct het gewenste resultaat krijgt. Copilot begrijpt natuurlijke taal, dus je kunt vragen stellen alsof je met een collega praat. Probeer zowel directe vragen als meer beschrijvende zoekopdrachten.
Maak gebruik van de integratie met andere Microsoft 365-tools. Je kunt Copilot vragen om informatie uit SharePoint-documenten te gebruiken voor het opstellen van e-mails in Outlook of het maken van presentaties in PowerPoint. Dit stroomlijnt je workflow en bespaart tijd bij het samenvoegen van informatie uit verschillende bronnen.
Microsoft Copilot biedt krachtige mogelijkheden voor het doorzoeken van SharePoint-documenten, maar werkt het beste binnen een goed georganiseerde en beveiligde Microsoft 365-omgeving. Wil je optimaal profiteren van deze AI-assistent? Officebox helpt je graag bij het inrichten van een complete Microsoft 365-oplossing met de juiste licenties en beveiligingsinstellingen. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over hoe Copilot jouw organisatie kan helpen efficiënter te werken.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het voordat Copilot nieuwe documenten in SharePoint kan vinden?
Nieuwe documenten zijn meestal binnen 15-30 minuten beschikbaar voor Copilot-zoekopdrachten, afhankelijk van de grootte en complexiteit van het bestand. Voor optimale resultaten kun je het beste even wachten nadat je een document hebt geüpload voordat je er via Copilot naar zoekt.
Wat gebeurt er als ik geen relevante resultaten krijg van Copilot in SharePoint?
Controleer eerst of je de juiste toegangsrechten hebt tot de documenten die je zoekt. Probeer daarna je zoekopdracht specifieker te maken door tijdsperiodes, projectnamen of exacte trefwoorden toe te voegen. Als dit niet helpt, kan het zijn dat de documenten een niet-ondersteund bestandsformaat hebben.
Kan Copilot ook zoeken in oude SharePoint-versies zoals SharePoint 2016?
Nee, Copilot werkt alleen met SharePoint Online en SharePoint Server 2019 of nieuwer. Voor oudere versies moet je eerst upgraden naar een ondersteunde versie om gebruik te kunnen maken van Copilot-functionaliteit.
Hoe voorkom ik dat Copilot toegang krijgt tot vertrouwelijke documenten?
Copilot respecteert automatisch alle bestaande SharePoint-beveiligingsinstellingen. Je kunt vertrouwelijke documenten extra beschermen door specifieke machtigingen in te stellen, bestanden te versleutelen of ze op te slaan in beveiligde documentbibliotheken met beperkte toegang.
Welke kosten zijn verbonden aan het gebruik van Copilot voor SharePoint-zoeken?
Je hebt een aparte Copilot-licentie nodig bovenop je bestaande Microsoft 365-licentie. Deze kost ongeveer €30 per gebruiker per maand en wordt meestal voor minimaal een jaar afgenomen. De exacte prijs kan variëren afhankelijk van je huidige licentiemodel.
Kan ik Copilot trainen om beter te zoeken in mijn specifieke documenten?
Copilot kan niet direct getraind worden, maar je kunt de zoekresultaten verbeteren door consistente metadata en bestandsnamen te gebruiken, documenten logisch te organiseren en relevante trefwoorden in documenteigenschappen toe te voegen. Dit helpt Copilot om patronen te herkennen en betere resultaten te leveren.