Advocatenkantoren kiezen voor gemak van online ICT
De meeste kleine en middelgrote advocatenkantoren hebben geen vaste ICT-medewerker in huis. Zij voeren zaken als software-updates en het maken van back-ups zelf uit en hebben alle data op een eigen server staan. Omdat er daarnaast soms gebruik wordt gemaakt van een extern bureau voor technische ondersteuning, kunnen de kosten nogal eens oplopen. Mr. Kiers van Kiers Advocaten en Mr. Menkveld van advocatenkantoor Menkveld Maarssen wilden de ICT-kosten beter beheersen en zochten bovendien naar een veilige en flexibele oplossing. De overstap naar Werkplek Online van OfficeBox bleek een schot in de roos.
Kiers Advocaten uit Deventer, een kantoor met vijf advocaten gespecialiseerd in strafrecht, familierecht en vreemdelingenrecht, werkte voorheen op een tweetal eigen servers. De aanschaf van hardware en het maken van dagelijkse back-ups werd door de secretaresses zelf gedaan. Voor de technische ondersteuning had het kantoor een contract met een ICT-bedrijf. “Deze manier van werken was niet optimaal”, vertelt eigenaar en directeur Henk Kiers. “Door de geleidelijke groei van het kantoor stonden op verschillende pc’s verschillende versies van programma’s en was het netwerk niet erg stabiel. Bij updates ging het daarom vaak mis. Als het dan niet lukte of er iets vastliep moest iemand van het ICT-bedrijf bij ons langskomen om het op te lossen, maar dan ontstond daarna vaak weer een ander probleem. Dat had niet alleen invloed op onze dagelijkse werkzaamheden, maar zorgde er ook voor dat we geen greep hadden op de kosten.” Bij de zoektocht naar een andere oplossing speelde ook duurzaamheid een rol. “Het stroomverbruik was erg hoog, onder andere doordat alle pc’s continu aan moesten blijven staan in verband met het kunnen inbellen vanuit huis”, aldus Kiers.
Goede indruk
Kiers vergeleek verschillende opties: van traditionele ICT met een eigen server, tot een cloudoplossing en een aantal tussenvormen. Uiteindelijk bleek online ICT het best te passen bij zijn wensen en eisen en werd een aantal leveranciers uitgenodigd. OfficeBox was een van deze leveranciers. “OfficeBox maakte tijdens het gesprek een goede indruk,” zegt Kiers. “Het bedrijf is niet te klein maar ook niet te groot, waardoor ze goed te benaderen zijn en tegelijkertijd een uitstekende service kunnen bieden.” Een van de zaken waar Kiers duidelijkheid over wilde, was wat er zou gebeuren met de data als OfficeBox onverhoopt failliet zou gaan: “Ik wilde zeker weten dat ik te allen tijde bij de bedrijfsdata op de externe servers zou kunnen. OfficeBox heeft dit juridisch gezien goed geregeld, dus ik was snel overtuigd.”
Ontzorgd
Kiers Advocaten werkt met een aantal specifieke programma’s voor de advocatuur, zoals Legal Eagle en software voor het berekenen van alimentatie. Al deze programma’s en het volledige Microsoft Office-pakket worden op afstand beheerd door OfficeBox. Kiers: “Ik hoef niet meer na te denken over zaken als back-ups en virusscans. Ook blijven softwareupdates niet liggen omdat er even geen tijd voor is. Wij krijgen een melding van de softwareleverancier, die sturen wij door naar OfficeBox en het wordt vrijwel direct geregeld. Bovendien kan OfficeBox bijna alle software-gerelateerde problemen op afstand regelen.” De overgang naar OfficeBox verliep prima. “Het werd als een militaire operatie voorbereid en in het weekend uitgevoerd. De maandag daarop konden wij gewoon aan het werk.”
OfficeBox biedt een open platform waarbinnen de meeste programma’s kunnen draaien. Via een beveiligde VPN-verbinding wordt ingelogd op een extern bureaublad. Belangrijk voor de toegang naar de OfficeBox-omgeving is een goede internetverbinding. Omdat Kiers ervan verzekerd wilde zijn dat hij altijd kan inloggen, heeft hij via OfficeBox een extra back-up geregeld. “Wanneer de internetverbinding onverhoopt langere tijd uitvalt – iets dat hoogst zelden gebeurt en vaak een landelijk probleem is – kan ik op afstand binnen 1,5 uur een extra lijn laten opstarten.”
Gunstige prijsstelling
Ook Fred Menkveld, advocaat en eigenaar van eenmanskantoor Menkveld Maarssen, is zeer te spreken over de dienstverlening van OfficeBox. Hij had regelmatig te maken met verlies van data toen hij nog werkte met een traditionele server. “Het maken van back-ups was een kwetsbare en omslachtige procedure en het kwam dan ook vaak voor dat een back-up niet goed was gegaan”, licht hij toe. “Dus ging ik op zoek naar een veiligere oplossing.” Die vond Menkveld in OfficeBox. “Ze staan voor hun product en zijn zeer toegankelijk. Bovendien was de prijsstelling erg gunstig, zeker vergeleken met traditionele oplossingen. Juist voor kleine organisaties zoals mijn kantoor, waar alleen ik en mijn secretaresse een account hebben, is het fijn dat je weet waar je aan toe bent wat betreft ICT-kosten.”
Overal inloggen
De implementatie van OfficeBox verliep volgens Menkveld uitstekend. “Alles werd bij OfficeBox voorbereid en de daadwerkelijke overstap ingepland. Ik heb er eigenlijk niet veel van gemerkt. Daarnaast was de follow-up voortreffelijk geregeld.” Menkveld werkt op dit moment naar volle tevredenheid met Werkplek Online van OfficeBox. “Ik heb niet alleen geen omkijken meer naar back-ups, licenties, updates en virusscans, maar het geeft mij ook de flexibiliteit om vanaf elke locatie met een internetverbinding of via een smartphone al mijn dossiers te bekijken. Het komt bijvoorbeeld regelmatig voor dat ik thuis of op de rechtbank nog even een dossier wil lezen. Het is erg gemakkelijk dat ik nu niet meer heen en weer hoef te reizen met stapels papier of usb-sticks”, besluit Menkveld.
Klanten
Andere klanten in de Spotlight
Kan ik Office 365 gebruiken voor mijn vereniging?
Ja, je kunt Office 365 zeker gebruiken voor je vereniging. Microsoft biedt speciale licenties en programma’s specifiek voor verenigingen en non-profitorganisaties, vaak met aanzienlijke kortingen of zelfs donaties. Office 365 (nu ook bekend als Microsoft 365) bevat alle essentiële tools die verenigingen nodig hebben: e-mail, documentbeheer, samenwerkingstools en agenda’s. Met deze clouddienst kunnen bestuursleden, commissies en vrijwilligers eenvoudig samenwerken, zelfs op afstand. De oplossing is schaalbaar en groeit mee met de behoeften van je vereniging. Office 365 voor verenigingen is een complete online werkplek die alle Microsoft-tools bevat die je nodig hebt voor het dagelijks beheer van je organisatie. Het […]
Slimme tips om IT-kosten te besparen voor non-profits
Als IT-verantwoordelijke bij een non-profitorganisatie is het belangrijk om bewust met IT-kosten om te gaan, omdat elke euro die je bespaart direct kan bijdragen aan de missie van je organisatie. Door slimmer te investeren in IT kun je kosten verlagen en tegelijkertijd de efficiëntie en productiviteit verhogen. Dit betekent dat medewerkers beter en sneller kunnen werken met dezelfde middelen, waardoor je meer ruimte creëert om te investeren in projecten die echt impact maken. Ook helpt het om de organisatie flexibeler en veerkrachtiger te maken, zodat je beter kunt inspelen op onverwachte uitdagingen of veranderingen (nu of in de toekomst).
Daarnaast is het voorkomen van risico’s, zoals datalekken of cyberaanvallen, cruciaal. Een goede IT-beveiliging kan dure en schadelijke incidenten voorkomen, wat niet alleen kosten bespaart, maar ook de reputatie van je organisatie beschermt. Uiteindelijk draait het erom dat IT jou en je team ondersteunt in het bereiken van jullie doelen, zonder dat het onnodig veel middelen opslokt. Door bewust om te gaan met je IT-kosten, zorg je ervoor dat je organisatie sterker staat en je impact op de samenleving vergroot.
Hoe maakt Officebox het verschil voor Integratiewerk?
Integratiewerk, een organisatie in Amersfoort die migranten ondersteunt bij inburgering en participatie, werkt al meer dan vier jaar samen met Officebox voor hun ICT-voorzieningen. Met diensten zoals een online werkomgeving, telefonie, hardware-inkoop, internetverbinding en netwerkbeheer zorgt Officebox ervoor dat Integratiewerk soepel en efficiënt kan werken. Tahir Özgüc, die zich bezighoudt met facilitaire ondersteuning, waardeert vooral de betrouwbaarheid, bereikbaarheid en oplossingsgerichtheid van Officebox. “Ze denken mee en lossen problemen snel op,” zegt hij. De samenwerking biedt Integratiewerk de stabiliteit om zich volledig te richten op hun missie.