Handige Microsoft Outlook Tips

Microsoft Outlook

Verzonden mail terugroepen of vervangen

Verstuurde mails die nog niet geopend zijn bij de ontvanger kunnen teruggeroepen worden. Deze mogelijkheid bestaat al een poosje maar wij krijgen toch regelmatig de vraag hoe zo’n mail teruggeroepen kan worden. Deze mogelijkheid werkt alleen wanneer de geadresseerden dezelfde Microsoft Exchange of Microsoft 365 en in dezelfde organisatie gebruiken. Ga naar de map Verzonden Items en selecteer het verzonden bericht dat je wilt terugroepen. Klik vervolgens in het menu op bestand en ga naar info. Daar zie je de optie Bericht opnieuw verzenden en bericht intrekken.

• Het bericht intrekken zal het verzonden bericht verwijderen bij de geadresseerde
• Het bericht opnieuw verzenden geeft je de mogelijkheid om de inhoud van het bericht aan te passen. Selecteer tot slot het selectievakje om aan te geven of het intrekken van het bericht voor iedere gebruiker is gelukt of niet.

Bezorging van e-mailberichten uitstellen of plannen

Deze mogelijkheid bestaat ook al een poos maar kan erg handig zijn wanneer je bijvoorbeeld een emailbericht wilt versturen op een later tijdstip. Lees hieronder hoe je dat precies doet:

• Stel in Outlook je bericht samen en voer de namen van de geadresseerden in op de regel Aan:
• Ga vervolgens naar Opties en druk op Bezorging Uitstellen
• Voer een datum en tijd in wanneer het bericht verzonden, druk dan op sluiten en vervolgens op verzenden.
• Het bericht zal pas worden verzonden op de ingevoerde datum en tijd.

Items herstellen die verwijderd zijn

Het komt regelmatig voor dat er items worden verwijderd die eigenlijk niet verwijderd moesten worden. Uiteraard kun je deze verwijderde items herstellen vanuit de prullenbak, maar wat doe je als ze ook niet meer in de prullenbak zijn verwijderd? Door onderstaande stappen te volgen is het mogelijk om verwijderde items te herstellen:

• Ga in Microsoft Outlook naar verwijderde items (prullenbak)
• Selecteer vervolgens het tabblad Start en druk op Verwijderde Items Herstellen
• Het venster Verwijderde items herstellen zal openen.
• Selecteer de items die herstelt moeten worden, zet het selectiebolletje op Geselecteerde items herstellen en druk op OK

De herstelde items zullen in de map verwijderde Items (Prullenbak) terecht komen. Vanuit deze map kan het bericht verplaatst worden naar een andere map.

Afwezigheid assistent met handtekening

Gebruik je de standaard afwezigheid assistent van Microsoft Outlook wanneer je op vakantie gaat? Dan heb je waarschijnlijk ook opgemerkt dat de standaard handtekening niet wordt toegevoegd. Daarnaast zal een ontvanger slechts eenmalig de melding ontvangen dat je afwezig bent. Met behulp van server sjablonen is het mogelijk om een afwezigheidsbericht te sturen met je eigen handtekening die niet eenmalig wordt gestuurd, maar elke keer wanneer een mail wordt ontvangen. Lees hieronder hoe je dat doet:

• Open Outlook, ga naar het tabblad Start, en klik op regels en dan op regels en waarschuwingen beheren.
• Druk op nieuwe regel… en dan op regel toepassen op berichten die ik ontvang.
• Selecteer de opties: Alleen aan mij verzonden en Waar mijn naar in het van Aan staat
• De volgende regel moet zijn: de server moet antwoorden met een specifiek bericht
• Druk op: Een specifiek bericht en creëer je afwezigheid assistent met je eigen handtekening en onderwerp en laat het Aan-veld leeg
• Klik op: Opslaan en sluiten en op volgende.
• Kies een naam voor de regel en druk tot slot op Voltooien en op OK.

De afwezigheid assistent zal nu worden gestuurd met het sjabloon die je hebt aangemaakt. Wil je het sjabloon weer uitschakelen wanneer je terug bent van vakantie volg dan onderstaande stappen:

• Open Outlook, ga naar het tabblad Start, en klik op regels en dan op regels en waarschuwingen beheren.
• Haal het vinkje weg bij de regel die je hierboven hebt aangemaakt en druk op toepassen of op OK.