Schaduw AI: heb jij controle over wat je medewerkers gebruiken?

Schaduw AI

Wat is schaduw AI en waarom is het een risico?

Schaduw AI ontstaat wanneer medewerkers AI-tools gebruiken zonder dat de organisatie daar zicht op heeft. Dit gebeurt vaak ongemerkt. Bijvoorbeeld wanneer iemand ChatGPT gebruikt om een tekst te schrijven, een document uploadt om samen te vatten of gegevens invoert om sneller iets te analyseren. Dat lijkt onschuldig en is meestal ook goed bedoeld. Medewerkers willen simpelweg efficiënter werken. Maar juist omdat dit buiten het zicht gebeurt, ontstaat er een risico.

Veel AI-tools werken via het internet en staan buiten jouw eigen IT-omgeving. Dat betekent dat informatie die je invoert, zoals teksten, documenten of gegevens, niet altijd binnen je organisatie blijft. Je weet niet precies waar die data wordt opgeslagen of wat ermee gebeurt. Daar zit het grootste risico. Medewerkers kunnen zonder het door te hebben gevoelige informatie delen, zoals klantgegevens, interne documenten of bedrijfsinformatie. En zodra die informatie buiten je eigen omgeving komt, ben je de controle kwijt.

Daarnaast speelt wetgeving zoals de AVG een belangrijke rol. Als organisatie ben je verantwoordelijk voor het beschermen van data. Maar als je niet weet welke tools worden gebruikt en hoe data wordt verwerkt, wordt het lastig om hieraan te voldoen. Schaduw AI is dus niet per se verkeerd, maar zonder duidelijke afspraken en inzicht kan het onveilig worden. Daarom is het belangrijk om hier als organisatie bewust mee om te gaan en duidelijke richtlijnen op te stellen.

Hoe gaat jouw organisatie om met AI-tools?

Een veelgemaakte fout is het simpelweg verbieden van AI-tools. In de praktijk werkt dit averechts: medewerkers blijven AI gebruiken, maar doen dit dan buiten zicht. Elke dag komen er ook nieuwe AI-tools online, dus het is lastig om hier een verbod op te voeren.

De oplossing ligt in het creëren van duidelijke kaders. Door inzicht te krijgen in welke tools worden gebruikt en richtlijnen op te stellen voor veilig gebruik, houd je controle zonder innovatie te blokkeren. Grip krijgen op AI begint met het opstellen van een duidelijk beleid. Hierin leg je vast welke tools zijn toegestaan, hoe data gebruikt mag worden en waar de risico’s liggen.  Meer weten over hoe je dit aanpakt? Lees dan: https://officebox.nl/bedrijfsbeleid-voor-veilig-gebruik-van-ai-tools/

Daarnaast is het belangrijk om medewerkers actief te trainen en bewust te maken van de gevolgen van onveilig AI-gebruik. Zo maak je van AI geen risico, maar juist een veilige en waardevolle toevoeging aan je organisatie.

Microsoft Copilot

Bij Officebox geloven we dat AI juist kansen biedt, mits je het veilig inzet. Daarom adviseren wij Microsoft Copilot. Copilot werkt volledig binnen jouw Microsoft 365 omgeving. Dat betekent dat data binnen je eigen tenant blijft en onder dezelfde beveiligings- en compliance-instellingen valt die je al gebruikt.

In plaats van losse, ongecontroleerde AI-tools, kies je hiermee voor een geïntegreerde en veilige oplossing die past binnen je IT-omgeving. Maar bij elke AI-tool geldt dat je zelf verantwoordelijk bent om de output te controleren.