Uitvaartonderneming Smorenburg kan overal werken met OfficeBox

Uitvaartonderneming Smorenburg is een echt familiebedrijf, opgericht in 1938 door dhr. Smorenburg. In de jaren ’80 droeg hij de onderneming over aan zijn kinderen. Op dit moment staan Jos Otten, kleinzoon van dhr. Smorenburg, en zijn vrouw Lisette Otten-Tijmensen als derde generatie aan het roer. Met nog steeds dezelfde kernwaarden als toen: respect en vertrouwen gaan hand in hand met praktische en emotionele ondersteuning. Uitvaartbedrijf Smorenburg is dan ook een bekende en vertrouwde naam in de regio.

Waarom ‘in the cloud’

Met een vast team van medewerkers zorgt de organisatie voor een complete en optimale verzorging van begrafenissen en crematies. Smorenburg maakt gebruik van een uitvaartprogramma voor de dossiers en communicatie met onder andere gemeenten, crematoria en begraafplaatsen. Daarnaast ontwerpt en maakt de onderneming zelf alle rouwdrukwerk. “Als klein bedrijf hadden we, net zoals veel uitvaartondernemingen, een eenvoudig eigen netwerk met een server op kantoor”, vertelt Jos. “Dat werkte op zich prima, maar het was wel een kwetsbare omgeving. Dat bleek ook toen we te maken kregen met een crash. Gelukkig konden we de schade redelijk beperken, maar het heeft ons wel aan het denken gezet.”

Geen investeringen

Via een familielid die werkzaam is in de ICT hoorden Jos en Lisette van online werken met een private cloud van OfficeBox. “Het concept sprak ons direct enorm aan”, zegt Jos. “Online werken betekent in feite dat je je kantooromgeving helemaal ‘in the cloud’ laat beheren. Je hebt geen eigen server meer, maar krijgt ruimte op de servers van OfficeBox. Alle programma’s, documenten en gegevens zijn via een beveiligde VPN-verbinding op een extern bureaublad te bereiken. Doordat alles ‘buiten de deur’ beheerd wordt, zijn grote investeringen in bijvoorbeeld nieuwe servers of licenties dus niet meer nodig.” Extern beheerd betekent niet dat de data niet veilig is. OfficeBox maakt dagelijkse back-ups en slaat de data op in twee verschillende datacenters. “We zijn er dus van verzekerd dat onze klantgegevens goed zijn opgeslagen.”

Koppelingen

Voordat Jos en Lisette kozen voor OfficeBox vergeleken ze diverse offertes. “Maar zowel wat betreft prijsniveau als kwaliteit van de dienstverlening kwam OfficeBox als beste uit de bus”, aldus Jos. “Bij sommige aanbieders van vergelijkbare oplossingen blijkt dat je toch nog extra moet betalen voor bepaalde diensten, terwijl het vaste maandbedrag per gebruiker bij OfficeBox ook echt all-in is.” De cloud-leverancier biedt volgens Jos simpelweg een goede ICT-oplossing omdat alle huidige programma’s van de onderneming zonder problemen gekoppeld konden worden aan het online platform. “Er waren in eerste instantie wat problemen met de uitvaartsoftware en Adobe Pagemaker, dat wij gebruiken voor ons drukwerk. Dat had vooral te maken met het feit dat verschillende versies niet goed met  elkaar correspondeerden. Maar OfficeBox pakte dit direct aan en inmiddels werken alle programma’s uitstekend.”

Overal bereikbaar

Smorenburg werkt inmiddels al enkele jaren met OfficeBox. Jos noemt de grote flexibiliteit als een van de belangrijkste voordelen van de ICT-oplossing. “We kunnen dankzij het werken in de cloud overal werken. Een uitvaartondernemer moet altijd bereikbaar zijn en het is voor ons dus eenvoudig om even vanuit huis in te loggen en een specifiek dossier te bekijken.” Daarnaast hebben veel uitvaartmedewerkers tijdens reguliere werktijden te maken met ‘loze’ wachttijden.  Met een laptop en internetverbinding kan deze tijd voortaan nuttig besteed worden. Wanneer de medewerkers van Smorenburg klanten thuis bezoeken, worden de aantekeningen en formulieren nog schriftelijk ingevuld. “Maar in de nabije toekomst zullen we toch steeds meer overstappen naar digitaal werken en ook dan biedt een extern bureaublad uitkomst”, aldus Jos.

Gemak van uitbesteden

Kortom, werken met Werkplek Online betekent voor Jos en Lisette vooral onafhankelijkheid. “Wij hoeven ons geen zorgen meer te maken of alle back-ups wel goed geregeld zijn of welke licentie we moeten vernieuwen; alle verantwoordelijkheid ligt bij de specialisten van OfficeBox. Bij vragen of problemen kan ik direct de helpdesk inschakelen. En dat is prettig, want ik heb helemaal geen tijd om me dagelijks bezig te houden met ICT-zaken. Nu kunnen wij ons volledig richten
op onze eigen dienstverlening.”